Machines en industriële apparatuur uit China importeren: de gids

Een partij eindproducten met een gebrek wordt opgelost door sortering, terugname of herproductie. Bij een machine ligt dat anders. Ze is duur, wordt per stuk besteld, en een fabricagefout kan uw productielijn wekenlang stilleggen. Het werkelijke belang gaat ver boven de aankoopprijs uit.

Een machine maakt bovendien deel uit van uw productiesysteem. Ze moet samenwerken met uw bestaande apparatuur, voldoen aan uw veiligheidsregels op de werkvloer en worden aangesloten op uw elektrische en soms pneumatische netwerken. Ten slotte gaat ze lang mee: slijtageonderdelen, updates van de besturing en technische documentatie blijven u jarenlang begeleiden.

In de Europese Unie vallen machines onder machineverordening 2023/1230, die richtlijn 2006/42/EG vervangt. Ze wordt van toepassing in januari 2027; tot die datum blijft de richtlijn de referentie. In beide gevallen geldt hetzelfde principe: een machine die op de EU-markt wordt gebracht, draagt de CE markering en gaat vergezeld van een conformiteitsverklaring die door de fabrikant is ondertekend.

De conformiteitsverklaring is een juridisch document: ze vermeldt de toegepaste normen, identificeert de fabrikant en legt hem verantwoordelijkheid op. Importeert u een machine zonder geldige verklaring, dan bent u degene die verantwoording aflegt aan de markttoezichtautoriteiten. Afhankelijk van de apparatuur kunnen andere teksten van toepassing zijn: druk (2014/68/EU), laagspanning (2014/35/EU), elektromagnetische compatibiliteit (2014/30/EU). Een conformiteitsonderzoek vooraf voorkomt onaangename verrassingen.

Veelgemaakte fout: een machine kopen die is ontworpen voor de Chinese markt, om bij de installatie te ontdekken dat ze niet aansluit op uw omgeving. De driefasenspanning verschilt (380 V gebruikelijk in China, 400 V in continentaal Europa, in beide gevallen een frequentie van 50 Hz), de veiligheidsregels op de werkvloer variëren, en uw grondstoffen komen niet altijd overeen met de fabrieksinstellingen.

De oplossing ligt in een schriftelijk bestek, dat vóór de offerte aan de fabrikant wordt overhandigd. Het vermeldt de op locatie beschikbare spanning en vermogen, de afmetingen van de te verwerken onderdelen, de beoogde doorvoer, de interface met uw apparatuur en de veiligheidseisen (afschermingen, noodstops). Veel fabrieken bieden aan een technicus te sturen voor de ingebruikname: onderhandel over wie de vlucht, het hotel en het visum betaalt, en houd rekening met de doorlooptijd voor het visum, die in weken wordt gerekend.

Ooit valt een machine uit. Op dat moment telt vooral de beschikbaarheid van onderdelen. Vraag vóór de bestelling de lijst met aanbevolen slijtageonderdelen voor het eerste jaar op, met referenties en prijzen. Vraag ook welke kritieke componenten van internationale merken zijn (besturing, frequentieregelaars, sensoren, pneumatiek): in dat geval blijven de onderdelen verkrijgbaar bij lokale distributeurs, wat de afhankelijkheid van de Chinese fabriek vermindert.

Onderhandel vervolgens over een set kritieke onderdelen die met de machine wordt meegeleverd: de meerkost blijft laag ten opzichte van de prijs van de apparatuur, en kan weken stilstand voorkomen. Eis ook de volledige documentatie in het koopcontract: elektrische schema's, onderhoudshandleidingen, genummerde onderdelenlijst. Leveranciers wijzigen hun assortiment en verdwijnen soms; deze documentatie is uw duurzame bescherming.

De garantie op een Chinese machine wordt onderhandeld, niet ondergaan. De voorgestelde termijnen liggen vaak rond de twaalf maanden, maar de precieze invulling telt meer dan de duur: wie stelt de diagnose, wie verzendt het onderdeel, wie betaalt het transport, wie stuurt een technicus, binnen welke termijn. Een slecht omschreven garantie van twaalf maanden is minder waard dan een kortere garantie met duidelijke schriftelijke afspraken.

Wees ook op uw hoede voor een fabrikant die de inspectie voor verlading weigert of zo snel mogelijk wil verzenden: bij dure apparatuur is dat een alarmsignaal. Uw troef blijft de gefaseerde betaling. Houd een saldo achter tot de geslaagde ingebruikname op uw locatie, met meetbare criteria die in het contract zijn vastgelegd: behaalde doorvoer, uitvalpercentage, duur van de continutest.

Een machine vertrekt vaak gedemonteerd, in een container met stutwerk, als stukgoed, of met een uitzondering als ze de standaardafmetingen overschrijdt. De exportverpakking moet bestand zijn tegen zeetransport: vocht, schokken, corrosie, bevestiging op de sponning. Eis een gedocumenteerd demontageschema en gemarkeerde hijspunten. Aan de douanezijde bepaalt de HS-code de rechten, wordt de waarde aangegeven op basis van de betaalde prijs, en moet de importeur over een EORI-nummer beschikken.

Teken bij ontvangst niets voordat u de staat van de zending hebt gecontroleerd en de inhoud hebt vergeleken met de factuur en het demontageschema. Transportschade die pas na afgetekende vrachtbrief wordt gemeld, is heel moeilijk nog door de verzekering te laten dekken. Maak systematisch foto's, vóór en tijdens het uitpakken.

Sorva is een makelaars- en sourcinghuis gevestigd in Guangzhou. Ons Chineessprekende team identificeert de machinefabrikanten die passen bij uw bestek, bezoekt de fabrieken, controleert referenties en woont productietests bij vóór enige verbintenis. Wij spreken zelf nooit Chinees: ons lokale team behandelt zaken met de fabriek in haar eigen taal, wat misverstanden over specificaties, termijnen en garantieclausules voorkomt.

In de meeste gevallen betaalt u geen honorarium: u opent een dossier, wij onderhandelen de machine voor u en wij nemen een commissie op de waarde af fabriek. Deze commissie varieert naargelang het volume. Voor apparatuur organiseren wij ook de inspectie voor verlading, de controle van de conformiteitsdocumentatie en de opvolging van de ingebruikname.