Cosmetica uit China importeren in de EU: CPNP en verantwoordelijke persoon

Verordening (EG) nr. 1223/2009 van 30 november 2009 betreffende cosmetische producten is de enige tekst die de vervaardiging, de veiligheidsbeoordeling en de etikettering reguleert van elk cosmetisch product dat op de markt van de Europese Unie wordt aangeboden, waarvan de meest recente geconsolideerde versie dateert van 1 september 2025. Zij is op dezelfde manier van toepassing op een product vervaardigd in een lidstaat en op een product vervaardigd in China en vervolgens geïmporteerd: de oorsprong verandert niets aan de verplichtingen, zij voegt alleen een stap toe, het aanwijzen van een in de Unie gevestigde vertegenwoordiger.

Het aangegeven doel van de tekst is een hoog niveau van bescherming van de menselijke gezondheid. Een Chinese fabrikant die al op zijn thuismarkt verkoopt, beschikt niet standaard over deze documenten: zij worden specifiek voor de Europese Unie opgebouwd, product per product.

De verantwoordelijke persoon is de in de Europese Unie gevestigde entiteit die tegenover de autoriteiten instaat voor de conformiteit van een cosmeticaproduct met verordening 1223/2009. Zonder haar mag een buiten de Unie vervaardigd cosmeticaproduct wettelijk niet op de Europese markt worden gebracht, ongeacht de werkelijke kwaliteit van het product.

Deze functie kan worden vervuld door de fabrikant zelf als hij een entiteit in de EU heeft, door de importeur, door een schriftelijk door de fabrikant buiten de EU aangewezen gemachtigde, of door een distributeur die het product onder zijn eigen naam of merk verkoopt. De overeenkomst die de verantwoordelijke persoon aanwijst, moet schriftelijk zijn en worden bewaard; zij maakt deel uit van de stukken die de autoriteiten bij een controle kunnen opvragen.

Een Chinese fabriek vervult deze functie niet vanuit China: zij is niet in de Unie gevestigd. Het is dus aan de Europese importeur, of aan een door hem aangewezen gemachtigde, om deze rol op zich te nemen vóór de eerste verkoop.

De CPNP-melding is de verplichte elektronische indiening, via het Europese Cosmetic Product Notification Portal, van de gegevens van een cosmeticaproduct vóór het eerste op de markt van de Unie aanbieden. Artikel 13 van verordening 1223/2009 bepaalt wat de verantwoordelijke persoon daarin moet invullen: categorie van het product, naam en adres van de verantwoordelijke persoon, land van oorsprong bij invoer, lidstaat waar het product als eerste op de markt wordt gebracht, contactgegevens voor noodgevallen, aanwezigheid van nanomaterialen, aanwezigheid van als kankerverwekkend, mutageen of giftig voor de voortplanting geclassificeerde stoffen.

Een vaak verkeerd begrepen punt werkt in het voordeel van de koper: één enkele CPNP-melding dekt de gehele markt van de Europese Unie, zonder aanvullende nationale melding per land. De logica verandert echter zodra hetzelfde product van merk of handelsnaam verandert: een distributeur die een al gemeld cosmeticaproduct onder een merk overneemt, maar het hernoemt of er zijn eigen merk op plakt, wordt op zijn beurt beschouwd als een verantwoordelijke persoon en moet zijn eigen melding uitvoeren, los van die van de oorspronkelijke fabrikant of importeur.

De melding gebeurt vóór het op de markt brengen, nooit erna: een product verkocht zonder CPNP-melding is in overtreding vanaf de eerste verkochte eenheid.

Het productinformatiedossier, of PIF, is het geheel van documenten dat de verantwoordelijke persoon voor elk cosmeticaproduct moet samenstellen en tien jaar na het op de markt brengen van de laatste vervaardigde partij ter beschikking van de autoriteiten moet houden. Het bundelt de beschrijving van het product, zijn kwalitatieve en kwantitatieve formule, de vervaardigingsmethoden, het bewijs van het geclaimde effect, en vooral het veiligheidsrapport voor het cosmetisch product, vaak aangeduid met de Engelse afkorting CPSR.

Het CPSR bestaat uit twee afzonderlijke delen. Deel A verzamelt de ruwe gegevens: kwalitatieve en kwantitatieve samenstelling, fysisch-chemische eigenschappen en stabiliteit, microbiologische kwaliteit, onzuiverheden en sporen, informatie over het verpakkingsmateriaal. Deel B is de eigenlijke beoordeling, de risicobeoordeling op basis van deze gegevens, opgesteld en ondertekend door een gekwalificeerde veiligheidsbeoordelaar.

Deze kwalificatie wordt niet aan het oordeel van de importeur overgelaten: artikel 10 van verordening 1223/2009 eist een diploma of universitaire opleiding in farmacie, toxicologie, geneeskunde of een vergelijkbare discipline, of een door een lidstaat als gelijkwaardig erkende opleiding.

Artikel 19 van verordening 1223/2009 stelt de lijst vast van vermeldingen die op de recipiënt en op de verpakking van een cosmeticaproduct moeten staan, in onuitwisbare, goed leesbare en zichtbare tekens. Deze vermeldingen zijn niet onderhandelbaar met de fabriek: zij gelden ongeacht het land van vervaardiging.

De nominale inhoud wordt op het moment van verpakking opgegeven in gewicht of volume, behalve voor producten van minder dan 5 gram of 5 milliliter, gratis monsters en eenmalige doses. De houdbaarheidsdatum is verplicht zolang de houdbaarheid niet meer dan dertig maanden bedraagt, in de vorm maand en jaar of dag, maand en jaar, voorafgegaan door het in bijlage VII bedoelde symbool of de bijbehorende vermelding. Boven dertig maanden wordt zij vervangen door het symbool periode na opening, een geopend potje, met een duur in maanden of jaren.

De ingrediëntenlijst, voorafgegaan door de term INGREDIENTS, wordt weergegeven in dalende volgorde van gewicht; onder 1 procent concentratie is de volgorde vrij. De namen moeten de nomenclatuur van de COSING-databank volgen, en een nanomateriaal wordt aangeduid met de toevoeging [nano] achter zijn naam.

Een bestaande formule van een Chinese fabriek overnemen om onder eigen merk te verkopen, private label, blijft een gangbare weg om een cosmeticalijn te lanceren zonder een volledige formule te ontwikkelen. De algemene logica van dit model wordt beschreven in ons artikel over private label; aan de cosmeticakant stuit dit op een specifieke beperking van verordening 1223/2009: van merk of handelsnaam veranderen maakt van u een volwaardige verantwoordelijke persoon, met uw eigen CPNP-melding en uw eigen PIF, zelfs als de formule en de fabrikant identiek blijven aan die van een product dat elders in de Unie al wordt verkocht.

Deze regel heeft een directe gevolg voor de planning: de melding van een concurrent die hetzelfde product onder een ander merk verkoopt, ontslaat u van niets. Elk merk draagt zijn eigen verantwoordelijkheid, tenzij een expliciete overeenkomst met de houder van een bestaande melding om ernaar te verwijzen.

De verpakking verdient afzonderlijke aandacht: naast de etikettering voorzien door de cosmeticaverordening, brengt het op de markt brengen van een verpakking afzonderlijke verplichtingen met zich mee inzake uitgebreide producentenverantwoordelijkheid, specifiek per lidstaat, die bij verordening 1223/2009 komen zonder deze te vervangen.

Sorva is een handels- en sourcingkantoor actief tussen Europa en China. Ons Chineessprekend team in Guangzhou identificeert en controleert de cosmeticafabrieken die de technische documentatie kunnen leveren die nodig is voor uw dossier, formule, verpakkingsmaterialen, vervaardigingsprocessen, terwijl ons studiebureau de studie naar wettelijke conformiteit en het technisch productdossier kadert die het PIF van uw verantwoordelijke persoon voeden.

In de meeste gevallen betaalt u geen honorarium op het leveranciersonderzoek: u opent een dossier bij ons, wij onderhandelen de goederen voor u en nemen een commissie op de waarde af fabriek. De studie naar wettelijke conformiteit en het technisch productdossier worden afzonderlijk gefactureerd, vóór de productie, om uw melding veilig te stellen voordat de order wordt aangegaan.