Technische productdocumentatie: wat de importeur moet bezitten

De technische documentatie is geen commerciële formaliteit. De Europese harmonisatieteksten verplichten de fabrikant om een dossier samen te stellen en te bewaren dat de conformiteit van zijn product aantoont: dit is het gemeenschappelijk kader van besluit nr. 768/2008/EG, overgenomen door elke productrichtlijn, van de machinerichtlijn 2006/42/EG tot de speelgoedrichtlijn 2009/48/EG.

Dit dossier heeft alleen waarde als het voorlegbaar is. Verordening (EU) 2019/1020 over markttoezicht verplicht dat een in de Unie gevestigde marktdeelnemer aan de autoriteiten kan antwoorden en hun de documenten kan bezorgen die de conformiteit aantonen, binnen een door de tekst vastgelegde korte termijn. Sinds 16 juli 2021 mag een gedekt product niet meer op de Europese markt worden gebracht zonder een bereikbare marktdeelnemer in de Unie.

Bij invoer bevindt de fabrikant zich in China en bent u de in de Unie gevestigde marktdeelnemer. De technische documentatie wordt uw zaak: niet om ze op te stellen, maar om ze te bezitten of op verzoek onmiddellijk te verkrijgen.

De minimuminhoud is vastgelegd door het gemeenschappelijk Europees kader: het dossier beschrijft het product en de vervaardiging ervan, en toont vervolgens de conformiteit ervan aan. Elk onderdeel vervult een precieze functie, en het geheel moet coherent blijven van het ene document naar het andere.

Een dossier dat zich beperkt tot een foto van het product en een generiek certificaat, is geen dossier. De vraag aan de fabriek is niet 'heeft u een certificaat?' maar 'toon mij het volledige dossier voor dit model'. Het verschil tussen de twee antwoorden onthult of iemand daadwerkelijk aan de conformiteit heeft gewerkt.

De algemene regel past in twee zinnen. De fabrikant stelt de technische documentatie samen en bewaart ze gedurende tien jaar na het op de markt brengen van het product. De importeur houdt een kopie van de EU-conformiteitsverklaring ter beschikking van de autoriteiten, doorgaans tien jaar, en moet de documenten die de conformiteit aantonen leveren wanneer een autoriteit erom vraagt.

Reken niet op het geheugen van een fabriek na drie jaar. Modellen verdwijnen uit de catalogi, verantwoordelijken veranderen, archieven worden gereset. Bewaar uw eigen exemplaar van elk ontvangen document, gedateerd en gekoppeld aan de bestelling en de productversie: proforma, factuur, verklaring, testrapporten, sleuteluitwisselingen.

De regel wordt strenger als u het product onder uw eigen merk plaatst: u wordt dan behandeld als de fabrikant, en u bent degene die het volledige technische dossier moet bezitten, niet enkel een kopie van de verklaring.

De gebreken herhalen zich van dossier tot dossier. Eerste gebrek: een generiek testrapport, opgesteld voor een productfamilie, zonder verwijzing naar het bestelde model. Vervolgens komen de test uitgevoerd volgens Chinese GB-normen, die niets aantoont voor de Europese markt, de verklaring die een tekst vermeldt die niet strookt met het product, en het technisch dossier dat wordt geweigerd met als reden dat het vertrouwelijk zou zijn.

Een veelvoorkomend geval blijft de verborgen onderaanneming: u valideert het dossier van een fabriek, de productie verhuist naar een naburig atelier, en de documenten komen niet meer overeen met de verzonden goederen. Een controle vóór verscheping op een echt monster spoort deze verschuiving op.

Geen van deze gebreken is te corrigeren na de aankomst van de container. Ze worden behandeld vóór de productie, schriftelijk, in het lastenboek en in het aankoopcontract.

Het dossier wordt besteld zoals het product. Lijst de verwachte documenten op in het lastenboek, met het moment van overhandiging, en maak er een betalingsvoorwaarde van. Een overhandiging van documenten die aan het saldo voorafgaat, heeft meer waarde dan een mondelinge belofte.

Laat voor een gevoelig product het dossier vóór de lancering nalezen door een laboratorium of een conformiteitsadviseur. Deze nalezing kost een fractie van wat een terugroeping van de markt kost.

Bij de douane kan een product zonder bewijsstukken worden opgeschort: de autoriteiten vragen aanvullende documenten vóór het in het vrije verkeer brengen, en het uitblijven van een antwoord verlengt de blokkade. Eens het product op de markt is, kunnen de toezichthoudende autoriteiten de documentatie eisen, evaluaties uitvoeren, corrigerende maatregelen opleggen en een waarschuwing publiceren op Safety Gate, het Europese portaal voor snelle waarschuwingen, publiek toegankelijk.

De sancties worden door elke lidstaat vastgelegd: terugroeping van de markt, terugroepactie, boetes. Daar komen de commerciële kosten van een terugroepactie bij, retouren, terugbetalingen en een crisiscommunicatie, onder de ogen van uw klanten.

Een volledig dossier garandeert niet de conformiteit van het product. De afwezigheid ervan verzwakt echter uw verdediging: zonder documenten kunt u niets aantonen.

Sorva is een makelaars- en sourcinghuis gevestigd in Guangzhou, met een Chineessprekend team ter plaatse. Voor de technische documentatie treden we op vóór de bestelling: ons Chineessprekende team in Guangzhou vraagt de fabriek het volledige dossier in het Chinees op, controleert of elk testrapport de referentie van het bestelde model draagt en of de EU-conformiteitsverklaring de juiste teksten vermeldt, en we lezen vervolgens de coherentie na tussen het dossier, het monster en het werkelijke product. Als er documenten ontbreken, sturen we de fabriek vóór de lancering naar een erkend laboratorium, en sluiten we de controle vóór verscheping af om te bevestigen dat de verzonden goederen overeenkomen met het dossier.

In de meeste gevallen betaalt u geen honorarium: u opent een dossier bij ons, wij onderhandelen de goederen voor u en nemen een commissie op de waarde af fabriek.