Importeren uit China: het volledige traject, van idee tot levering

Importeren is niet alleen een bestelling plaatsen op een website. U koopt goederen bij een verre fabriek, organiseert het transport ervan, en doet vervolgens aangifte bij de douane in de Europese Unie. U bent de verantwoordelijke importeur: conformiteit van het product, douanerechten, btw bij invoer. De afstand en de taal vormen het grootste risico. Een twijfel die vooraf niet wordt uitgesproken, wordt een vastgesteld gebrek bij het uitpakken, wanneer het te laat is om te onderhandelen.

Het traject blijft hetzelfde, ongeacht het product: de behoefte afbakenen, een leverancier vinden en controleren, een staal goedkeuren, de bestelling beveiligen, de productie opvolgen, controleren voor het laden, vervoeren en inklaren. Elke stap vermindert een specifiek risico. Deze gids doorloopt ze in volgorde, met de controlepunten die tellen voor een eerste operatie.

Alles begint met een geschreven, precieze beschrijving. Functie, afmetingen, materialen, afwerkingen, verpakking, markering: elk vaag kenmerk laat de fabriek een vrijheid die ze zal gebruiken. Identificeer in Europa eerst de toepasselijke verplichtingen. De CE-markering geldt slechts voor bepaalde productfamilies, en de regelgeving over de algemene productveiligheid vereist duidelijke informatie over het product en de verkoper. Deze punten worden beslecht voor het eerste contact, niet na de productie.

Platformen zoals Alibaba, 1688 of Made-in-China verzamelen tienduizenden verkopers, en de Canton Fair in Guangzhou laat toe fabrieken persoonlijk te ontmoeten. Onderscheid de fabriek, die produceert, van de handelsonderneming, die aankoopt en doorverkoopt: beide hebben hun nut, maar u moet weten met wie u spreekt. Controleer het registratienummer van de Chinese onderneming en de samenhang tussen adres, activiteitensector en aangeboden producten.

De controle stopt niet bij de documenten. Een fabriek die zonder aarzelen een bezoek of audit aanvaardt, geeft een eerste betrouwbaar signaal. Omgekeerd vraagt een leverancier die elke controle weigert, om betaling op een persoonlijke rekening vraagt of een prijs duidelijk onder de markt hanteert, om onmiddellijke voorzichtigheid. Ons Chineessprekende team in Guangzhou voert deze controles ter plaatse uit: register, adres, productielijnen, referenties van Europese klanten wanneer de fabriek die meedeelt.

Eis voor elke productie een staal en bewaar het als referentie: dit zal doorslaggevend zijn bij een geschil. De bestelling wordt geformaliseerd in een proformafactuur die het product, de hoeveelheden, de eenheidsprijs, de betalingsvoorwaarden en de incoterm vermeldt. Een schriftelijke, zelfs eenvoudige koopovereenkomst voegt een nuttig kader toe: bijgevoegd bestek, termijnen, boetes, beheer van gebreken.

Wat betaling betreft, is het gangbare gebruik bij Chinese fabrieken een voorschot bij bestelling, en het saldo voor verzending. Absolute regel: betaal altijd op de bedrijfsrekening van de onderneming, op haar exacte naam, nooit op een persoonlijke rekening. Weiger ook wijzigingen van bankgegevens die onderweg per e-mail worden ontvangen: deze vorm van fraude komt vaak voor in sourcing.

Zodra het voorschot is betaald, start de productie, vaak na goedkeuring van een pre-seriestaal. De termijnen hangen af van het product en de belasting van de fabriek, en ze schuiven gemakkelijk op: een week vertraging bij de start komt volledig terug bij de aankomst. Volg de productie op via gedateerde mijlpalen in plaats van beloftes: start van de productie, halverwege de productie, afwerking, verpakking.

De controle voor het laden is de laatste poort voor de goederen de fabriek verlaten. Een inspectie volgens de norm ISO 2859-1, die de bemonsteringsplannen en de AQL-niveaus vastlegt, toetst een willekeurig getrokken staal aan de lijst van aanvaardbare gebreken. Het verslag gaat ook over de hoeveelheden, de verpakking en de markeringen. Een controle tijdens de productie laat nog correctie toe; een te late controle laat alleen nog weigering toe.

Drie modaliteiten delen het grootste deel van de stromen. Zeevracht blijft het goedkoopst voor volumes, met termijnen van meerdere weken naar Europa. De trein China-Europa is sneller dan de zee. Luchtvracht is voorbehouden aan dringende of lichte zendingen. De gekozen incoterm bepaalt wie het transport organiseert en vanaf wanneer het risico bij u ligt: EXW, FOB en DDP zijn het meest gangbaar. Een expediteur neemt het vervoer en de documenten voor zijn rekening.

Bij aankomst vallen de goederen onder een douaneregime dat wordt geregeld door het douanewetboek van de Unie, vastgelegd in verordening (EU) nr. 952/2013. U hebt een EORI-nummer nodig, de douanecode van het product, die de rechten bepaalt, en een gedocumenteerde douanewaarde. De btw bij invoer wordt teruggevorderd of verlegd volgens de regels van uw land. De basisdocumenten: handelsfactuur, paklijst, vervoersdocument.

Sorva is een makelaars- en sourcinghuis actief tussen Europa en China, met een Chineessprekend team in Guangzhou dat de taal van de fabrieken spreekt en zich ter plaatse verplaatst. Bij een eerste import bakenen wij het bestek af, zoeken en controleren wij de leveranciers, onderhandelen wij de prijzen en voorwaarden, volgen wij de productie op en laten wij de goederen controleren voor het laden. U werkt met één vaste contactpersoon; het Chinees en de fabriekscultuur dragen is ons werk, niet het uwe.

In de meeste gevallen betaalt u geen honorarium: u opent een dossier, wij onderhandelen de goederen voor u en nemen een commissie op volume, berekend op de gerealiseerde aankopen. Ons belang volgt het uwe: een goed gevoerd eerste dossier wordt een langetermijnrelatie. Open een dossier met uw productidee: wij vertellen u eerlijk of het importeerbaar is, onder welke voorwaarden en binnen welke termijnen.