Niet-conforme goederen: wat te doen met een Chinese leverancier

Een geschil wordt zelden gewonnen op de toon van de discussie, wel op het bewijs. Fotografeer bij het openen van de dozen pallets, markeringen en defecten, en film het openen in één doorlopende beweging. Verzamel de proforma, de bestelbon, de validatie-uitwisselingen en vooral het referentiemonster, dat als maatstaf zal dienen doorheen de hele onderhandeling. Een in de eerste dagen gedateerde vaststelling is moeilijk te betwisten; een weken later gereconstrueerde vaststelling bijna nooit.

Kwantificeer vervolgens. Tel de defecte stuks en verdeel de defecten in twee families: grote defecten, die het product onverkoopbaar of gevaarlijk maken, en kleine defecten, die verkoop mogelijk laten. Een grotendeels defecte partij wordt niet onderhandeld zoals een partij waar slechts een fractie van de stuks bij betrokken is. Deze schriftelijke telling is wat de fabriek serieus zal nemen, en wat een inspectiebureau zal vragen om ter plaatse tussenbeide te komen.

Herlees eerst de proforma en het aankoopcontract: kwaliteitsclausules, gevalideerd monster, boetes, klachtenprocedure, toepasselijk recht, arbitrageclausule. Veel proforma's zwijgen over deze punten, en daar komt het aanvullend recht om de hoek kijken. Het CISG, het Verdrag der Verenigde Naties inzake internationale koopovereenkomsten betreffende roerende zaken, geldt standaard tussen een Franse en een Chinese onderneming, aangezien beide staten het hebben geratificeerd.

Twee bepalingen structureren het geschil. Artikel 38 legt op de goederen te onderzoeken binnen een zo kort mogelijke termijn. Artikel 39 legt op de verkoper te waarschuwen voor elke non-conformiteit binnen een redelijke termijn, hoogstens twee jaar na de levering van de goederen; na dit plafond verliest de koper het recht zich erop te beroepen. In de praktijk is de bruikbare termijn veel korter: een klacht ingediend in de dagen na ontvangst heeft effect, een late klacht wordt geconfronteerd met een verwijzing naar behandeling, vervoer of gebruik dat alles zou kunnen verklaren.

De eerste hefboom is het saldo. Zolang de goederen niet volledig zijn betaald, verloopt de onderhandeling op voet van gelijkheid: een fabriek die op haar saldo wacht, gaat gemakkelijker in gesprek dan een al betaalde fabriek. Dit is de reden waarom ervaren kopers in twee tijden betalen, een aanbetaling bij de bestelling en dan een saldo dat wordt vrijgegeven na een inspectie vóór het laden. Een volledige betaling vóór vertrek verandert het geschil daarna in een smekende stap.

De tweede hefboom is het toekomstige volume. Een fabriek die op uw volgende bestellingen hoopt, maakt een rendabiliteitsberekening, geen principekwestie. Korting op de factuur, sortering of herstelling van defecte stuks, gedeeltelijke herproductie, terugname van de partij in de volgende bestelling: deze uitkomsten zijn vaak haalbaar, soms gecombineerd. Voer de discussie schriftelijk, gestaafd met de telling, en in het Chinees om het filter van de verkoper die op zijn eigen manier vertaalt te omzeilen.

Laat uw gesprekspartner ten slotte een eervolle uitweg: een klacht gebracht als een aanklacht sluit de discussie, dezelfde klacht gepresenteerd als een op te lossen probleem voor de volgende bestelling ontgrendelt een korting.

De eerste formele stap kost niets: de schriftelijke ingebrekestelling. Herinnering aan de feiten, verwijzing naar het contract en het monster, precieze vraag, antwoordtermijn, bijlagen. Ze bereidt alles voor wat volgt en toont dat het dossier serieus wordt gevolgd. Als de fabriek doof blijft, hangt het contentieuze traject af van de arbitrageclausule: veel Chinese contracten voorzien arbitrage in China, bijvoorbeeld voor de CIETAC, andere in Hongkong voor de HKIAC.

Het beslissende punt is de tenuitvoerlegging. Een in China of Hongkong gewezen arbitrale uitspraak circuleert beter dan een buitenlands vonnis: Frankrijk en China zijn partij bij het Verdrag van New York van 1958, dat de erkenning van arbitrale uitspraken vergemakkelijkt. Een door een Franse rechtbank gewezen vonnis blijft daarentegen moeilijk uit te voeren in China. Vergelijk vóór het starten van een procedure dus de kost van het contentieux met de werkelijk terugvorderbare waarde: bij veel kwaliteitsgeschillen blijft onderhandeling ondersteund door gedocumenteerde druk de realistische weg.

De meeste conformiteitsgeschillen worden opgelost vóór het vertrek van de container, wanneer een partij weigeren de fabriek geld kost en u nog niet. Een ondertekend referentiemonster, een precies lastenboek, een controle vóór het laden op een AQL-steekproefplan, met een drempel van ongeveer 2,5 voor grote defecten bij consumentenproducten: dit drietal detecteert de gebrekkige partij terwijl die nog in de fabriek staat. Vóór het laden hebt u de macht om te weigeren; na aankomst rest alleen nog onderhandeling.

De betalingsstructuur doet de rest: een redelijke aanbetaling bij de bestelling, een saldo dat wordt vrijgegeven na een geslaagde inspectie, nooit volledige betaling vóór vertrek. Open en inspecteer bij ontvangst de eerste dozen terwijl de klacht nog ontvankelijk is, en bewaar alle uitwisselingen. Een naarmate de tijd verstrijkt gedocumenteerd dossier wordt veel beter behandeld dan een achteraf gereconstrueerd dossier.

Een conformiteitsgeschil verloopt beter op bekend terrein. Ons makelaars- en sourcinghuis beschikt over een Chineessprekend team in Guangzhou, dat de klacht in het Chinees indient bij de kwaliteitsverantwoordelijke en de bedrijfsleider van de fabriek, met de foto's, de telling van de defecten en het referentiemonster. Wij spreken zelf geen Chinees, en precies daarom bestaat dit team. Het beoordeelt ter plaatse wat onderhandelbaar is, verkrijgt kortingen en herproducties, en controleert dan de vervangende partij vóór ze de werkplaats verlaat.

In de meeste gevallen betaalt u geen honorarium: u opent een dossier, wij onderhandelen de goederen voor u en nemen een commissie op de waarde af fabriek. Deze logica geldt ook stroomopwaarts, met een verificatie van de leverancier vóór de bestelling en een controle vóór het laden vóór het saldo, zodat de volgende partij conform aankomt.