Produkta tehniskā dokumentācija: kas importētājam jāglabā

Tehniskā dokumentācija nav komerciāla formalitāte. Eiropas saskaņošanas tiesību akti liek ražotājam savākt un glabāt lietu, kas pierāda produkta atbilstību: tas ir Lēmuma Nr. 768/2008/EK kopīgais ietvars, ko pārņem katra produktu direktīva, no Mašīnu direktīvas 2006/42/EK līdz Rotaļlietu direktīvai 2009/48/EK.

Šai lietai ir vērtība tikai tad, ja to var uzrādīt. Regula (ES) 2019/1020 par tirgus uzraudzību prasa, lai Savienībā reģistrēts uzņēmējs spētu atbildēt iestādēm un tām sniegt dokumentus, kas pierāda atbilstību, tiesību aktā noteiktā īsā termiņā. Kopš 2021. gada 16. jūlija, bez sasniedzama uzņēmēja Savienībā, uz to attiecināms produkts nevar tikt laists Eiropas tirgū.

Importa gadījumā ražotājs atrodas Ķīnā, un Savienībā reģistrētais uzņēmējs esat jūs. Tehniskā dokumentācija kļūst par jūsu lietu: nevis to sarakstīt, bet gan to glabāt vai iegūt pēc pieprasījuma, bez kavēšanās.

Minimālo saturu nosaka Eiropas kopīgais ietvars: lieta apraksta produktu un tā ražošanu, tad pierāda tā atbilstību. Katrs dokuments pilda precīzu funkciju, un kopumam jāpaliek saskaņotam no viena dokumenta uz otru.

Lieta, kas aprobežojas ar produkta fotogrāfiju un vispārīgu sertifikātu, nav lieta. Jautājums, kas jāuzdod rūpnīcai, nav vai jums ir sertifikāts, bet gan parādiet man šī modeļa pilno lietu. Atšķirība starp abām atbildēm atklāj, vai kāds patiešām ir strādājis pie atbilstības.

Vispārīgais noteikums ietilpst divās rindiņās. Ražotājs savāc un glabā tehnisko dokumentāciju desmit gadus pēc produkta laišanas tirgū. Importētājs saglabā ES atbilstības deklarācijas kopiju iestāžu rīcībā, vispārīgi desmit gadus, un tam jāsniedz atbilstību pierādoši dokumenti, kad iestāde tos pieprasa.

Nepaļaujieties uz rūpnīcas atmiņu pēc trim gadiem. Modeļi izzūd no katalogiem, atbildīgie mainās, arhīvi tiek atiestatīti. Glabājiet savu katra saņemtā dokumenta eksemplāru, datētu un piesaistītu pasūtījumam un produkta versijai: proforma, rēķinu, deklarāciju, testēšanas pārskatus, svarīgo saraksti.

Noteikums kļūst stingrāks, ja produktu laižat ar savu paša zīmolu: tad jūs tiekat uzskatīts par ražotāju, un tieši jums jāglabā pilnīga tehniskā lieta, nevis tikai deklarācijas kopija.

Trūkumi atkārtojas no vienas lietas uz otru. Pirmais trūkums: vispārīgs testēšanas pārskats, sarakstīts produktu grupai, bez atsauces uz pasūtīto modeli. Tad seko tests, kas veikts pēc Ķīnas GB standartiem, kas neko nepierāda Eiropas tirgum, deklarācija, kas min ar produktu nesaskanošu tiesību aktu, un tehniskā lieta, kas noraidīta ar aizbildinājumu, ka tā esot konfidenciāla.

Bieži sastopams gadījums ir slēpta apakšuzņēmuma darbība: jūs apstiprināt vienas rūpnīcas lietu, ražošana dodas uz kaimiņu darbnīcu, un dokumenti vairs neatbilst nosūtītajai precei. Pārbaude pirms iekraušanas uz reāla parauga pamana šo pāreju.

Nevienu no šiem trūkumiem nevar izlabot pēc konteinera ierašanās. Tie jārisina pirms ražošanas, rakstiski, tehniskajā specifikācijā un pirkuma līgumā.

Lieta tiek pasūtīta tāpat kā produkts. Tehniskajā specifikācijā uzskaitiet gaidāmos dokumentus, kopā ar to nodošanas brīdi, un padariet to par apmaksas nosacījumu. Dokumentu nodošana, kas notiek pirms atlikuma, ir vērtīgāka par mutisku solījumu.

Jutīgam produktam lieciet lietu pārlasīt laboratorijai vai atbilstības konsultantam pirms palaišanas. Šī pārlasīšana izmaksā tikai daļu no tā, ko izmaksā izņemšana no tirgus.

Muitā produktu bez apliecinošiem dokumentiem var apturēt: iestādes pieprasa papildu dokumentus pirms laišanas brīvā apgrozībā, un atbildes trūkums pagarina bloķējumu. Kad produkts jau ir tirgū, uzraudzības iestādes var pieprasīt dokumentāciju, veikt novērtējumus, noteikt korektīvus pasākumus un publicēt brīdinājumu Safety Gate, publiski pieejamā Eiropas ātrās brīdināšanas portālā.

Sankcijas nosaka katra dalībvalsts: izņemšana no tirgus, atsaukšana, naudas sodi. Tam pievienojas atsaukšanas komerciālās izmaksas, atgriešana, atmaksas un krīzes komunikācija, jūsu klientu acu priekšā.

Pilnīga lieta negarantē produkta atbilstību. Taču tās trūkums nolemj jūsu aizstāvību: bez dokumentiem jūs neko nevarat pierādīt.

Sorva ir starpniecības un iepirkumu nams ar bāzi Guangzhou pilsētā un ķīniski runājošu komandu vietā. Attiecībā uz tehnisko dokumentāciju mēs iesaistāmies pirms pasūtījuma: mūsu ķīniski runājošā komanda Guangzhou pilsētā pieprasa rūpnīcai pilnu lietu ķīniešu valodā, pārbauda, ka katrs testēšanas pārskats satur pasūtītā modeļa references numuru un ka ES atbilstības deklarācija min pareizos tiesību aktus, tad mēs pārlasām lietas, parauga un reālā produkta saskaņotību. Ja kādi dokumenti trūkst, mēs virzām rūpnīcu pie atzītas laboratorijas pirms palaišanas, un noslēdzam ar pārbaudi pirms iekraušanas, lai apstiprinātu, ka nosūtītā prece atbilst lietai.

Vairumā gadījumu jūs nemaksājat honorāru: jūs atverat lietu kopā ar mums, mēs jūsu vārdā risinām sarunas par preci un ņemam komisijas maksu no cenas rūpnīcas vārtos.