Teknisk produktdokumentation: vad importören måste inneha

Den tekniska dokumentationen är ingen kommersiell formalitet. De europeiska harmoniseringstexterna kräver att tillverkaren sammanställer och bevarar en dokumentation som visar produktens överensstämmelse: det är den gemensamma ramen i beslut nr 768/2008/EG, som återkommer i varje produktdirektiv, från maskindirektivet 2006/42/EG till leksaksdirektivet 2009/48/EG.

Denna dokumentation har bara ett värde om den kan visas upp. Förordning (EU) 2019/1020 om marknadskontroll kräver att en ekonomisk aktör etablerad inom unionen kan svara myndigheterna och tillhandahålla de dokument som visar överensstämmelsen, inom en kort tidsfrist fastställd av texten. Sedan den 16 juli 2021 kan en produkt som omfattas inte släppas ut på den europeiska marknaden utan en nåbar aktör inom unionen.

Vid import befinner sig tillverkaren i Kina och den etablerade aktören inom unionen är du. Den tekniska dokumentationen blir din angelägenhet: inte att skriva den, utan att inneha den eller kunna få tag på den på begäran, utan dröjsmål.

Minimiinnehållet fastställs av den gemensamma europeiska ramen: dokumentationen beskriver produkten och dess tillverkning, och visar sedan dess överensstämmelse. Varje del fyller en precis funktion, och helheten måste förbli sammanhängande mellan de olika dokumenten.

En dokumentation som bara består av ett foto av produkten och ett generiskt certifikat är ingen dokumentation. Frågan att ställa till fabriken är inte har ni ett certifikat, utan visa mig den fullständiga dokumentationen för denna modell. Skillnaden mellan de två svaren avslöjar om någon verkligen har arbetat med överensstämmelsen.

Huvudregeln ryms på två rader. Tillverkaren sammanställer och bevarar den tekniska dokumentationen i tio år efter att produkten släppts ut på marknaden. Importören håller en kopia av EU-försäkran om överensstämmelse tillgänglig för myndigheterna, i tio år som allmän regel, och måste tillhandahålla de dokument som visar överensstämmelsen när en myndighet begär dem.

Lita inte på en fabriks minne tre år senare. Modeller försvinner ur kataloger, ansvariga byts ut, arkiv nollställs. Spara ditt eget exemplar av varje mottaget dokument, daterat och kopplat till beställningen och produktversionen: proforma, faktura, deklaration, testrapporter, viktig korrespondens.

Regeln skärps om du säljer produkten under ditt eget varumärke: du behandlas då som tillverkare, och det är du som måste inneha den fullständiga tekniska dokumentationen, inte bara en kopia av deklarationen.

Bristerna återkommer från en dokumentation till en annan. Första bristen: en generisk testrapport, skriven för en produktfamilj, utan referens till den beställda modellen. Sedan kommer testet utfört enligt kinesiska GB-standarder, som inte bevisar något för den europeiska marknaden, deklarationen som hänvisar till en text som inte stämmer med produkten, och den tekniska dokumentationen som nekas med motiveringen att den skulle vara konfidentiell.

Ett vanligt fall är den dolda underleveransen: du godkänner en fabriks dokumentation, produktionen går sedan till en grannverkstad, och dokumenten stämmer inte längre med den levererade varan. En förlastningskontroll på ett verkligt prov avslöjar denna avvikelse.

Ingen av dessa brister rättas till efter att containern anlänt. De hanteras innan produktionen, skriftligt, i kravspecifikationen och inköpsavtalet.

Dokumentationen beställs på samma sätt som produkten. Lista de förväntade dokumenten i kravspecifikationen, med tidpunkten för deras överlämnande, och gör det till ett betalningsvillkor. En dokumentöverlämning som föregår restbetalningen har större värde än ett muntligt löfte.

För en känslig produkt, låt ett laboratorium eller en konformitetsrådgivare granska dokumentationen innan lanseringen. Denna granskning kostar en bråkdel av vad ett tillbakadragande från marknaden kostar.

I tullen kan en produkt utan underlag stoppas: myndigheterna begär kompletterande dokument innan övergången till fri omsättning, och uteblivet svar förlänger spärren. När produkten väl är på marknaden kan tillsynsmyndigheterna kräva dokumentationen, genomföra utvärderingar, ålägga korrigerande åtgärder och publicera en varning på Safety Gate, EU:s offentligt tillgängliga system för snabb varning.

Sanktionerna fastställs av varje medlemsstat: tillbakadragande från marknaden, återkallelse, böter. Till detta läggs de kommersiella kostnaderna för en återkallelse, returer, återbetalningar och en krishantering, inför dina kunders ögon.

En fullständig dokumentation garanterar inte produktens överensstämmelse. Dess frånvaro dömer däremot ditt försvar: utan dokument kan du inte bevisa någonting.

Sorva är en mäklar- och sourcingfirma baserad i Guangzhou, med ett kinesisktalande team på plats. På den tekniska dokumentationen agerar vi innan beställningen: vårt kinesisktalande team i Guangzhou begär den fullständiga dokumentationen på kinesiska från fabriken, kontrollerar att varje testrapport bär referensen för den beställda modellen och att EU-försäkran om överensstämmelse hänvisar till rätt texter, och vi granskar därefter samstämmigheten mellan dokumentationen, provet och den verkliga produkten. Om delar saknas för vi fabriken mot ett erkänt laboratorium innan lanseringen, och vi slutför förlastningskontrollen för att bekräfta att den levererade varan stämmer med dokumentationen.

I de flesta fall betalar du inga arvoden: du öppnar ett ärende hos oss, vi förhandlar fram varan åt dig och vi tar en provision på värdet vid fabriksport.