Documentación técnica del producto: lo que el importador debe conservar

La documentación técnica no es un trámite comercial. Los textos europeos de armonización obligan al fabricante a reunir y conservar un expediente que demuestre la conformidad de su producto: es el marco común de la Decisión n.º 768/2008/CE, recogido por cada directiva de producto, desde la Directiva de máquinas 2006/42/CE hasta la Directiva de juguetes 2009/48/CE.

Este expediente solo tiene interés si es presentable. El Reglamento (UE) 2019/1020 sobre vigilancia del mercado exige que un operador económico establecido en la Unión pueda responder a las autoridades y facilitarles los documentos que demuestran la conformidad, en un plazo breve fijado por el texto. Desde el 16 de julio de 2021, sin un operador localizable en la Unión, un producto cubierto no puede introducirse en el mercado europeo.

En la importación, el fabricante está en China y el operador establecido en la Unión es usted. La documentación técnica se convierte en asunto suyo: no redactarla, sino conservarla u obtenerla a petición, sin demora.

El contenido mínimo lo fija el marco común europeo: el expediente describe el producto y su fabricación, y luego demuestra su conformidad. Cada pieza cumple una función precisa, y el conjunto debe mantenerse coherente de un documento a otro.

Un expediente que se reduce a una foto del producto y a un certificado genérico no es un expediente. La pregunta que hay que hacer a la fábrica no es «¿tiene un certificado?» sino «muéstreme el expediente completo de este modelo». La diferencia entre las dos respuestas revela si alguien ha trabajado realmente la conformidad.

La regla general cabe en dos líneas. El fabricante reúne y conserva la documentación técnica durante diez años tras la introducción del producto en el mercado. El importador conserva una copia de la declaración UE de conformidad a disposición de las autoridades, diez años como regla general, y debe facilitar los documentos que demuestran la conformidad cuando una autoridad los solicite.

No cuente con la memoria de una fábrica tres años después. Los modelos salen de los catálogos, los responsables cambian, los archivos se reinician. Conserve su propio ejemplar de cada documento recibido, fechado y vinculado al pedido y a la versión del producto: proforma, factura, declaración, informes de ensayo, intercambios clave.

La regla se endurece si usted comercializa el producto bajo su propia marca: entonces se le trata como al fabricante, y es usted quien debe conservar el expediente técnico completo, no solo una copia de la declaración.

Los defectos se repiten de un expediente a otro. Primer defecto: un informe de ensayo genérico, redactado para una familia de productos, sin referencia al modelo pedido. Después vienen el ensayo realizado según normas chinas GB, que no demuestra nada para el mercado europeo, la declaración que cita un texto incoherente con el producto, y el expediente técnico denegado con el pretexto de que sería confidencial.

Un caso frecuente sigue siendo la subcontratación oculta: usted valida el expediente de una fábrica, la producción pasa a un taller vecino, y los documentos ya no corresponden a la mercancía expedida. Un control antes de la carga sobre una muestra real detecta este cambio.

Ninguno de estos defectos se corrige tras la llegada del contenedor. Se tratan antes de la producción, por escrito, en el pliego de condiciones y en el contrato de compra.

El expediente se pide como el producto. Enumere los documentos esperados en el pliego de condiciones, con el momento de su entrega, y conviértalo en una condición de pago. Una entrega de documentos anterior al saldo tiene más valor que una promesa verbal.

Para un producto sensible, haga revisar el expediente por un laboratorio o un asesor de conformidad antes del lanzamiento. Esta revisión cuesta una fracción de lo que cuesta una retirada del mercado.

En aduana, un producto sin justificantes puede quedar suspendido: las autoridades piden documentos complementarios antes del despacho a libre práctica, y la falta de respuesta prolonga el bloqueo. Una vez el producto en el mercado, las autoridades de vigilancia pueden exigir la documentación, realizar evaluaciones, imponer medidas correctoras y publicar una alerta en Safety Gate, el portal europeo de alerta rápida, de acceso público.

Las sanciones las fija cada Estado miembro: retirada del mercado, recuperación, multas. A ello se suman los costes comerciales de una recuperación, devoluciones, reembolsos y una comunicación de crisis, ante los ojos de sus clientes.

Un expediente completo no garantiza la conformidad del producto. Su ausencia, en cambio, condena su defensa: sin documentos, no puede demostrar nada.

Sorva es una casa de corretaje y sourcing con sede en Guangzhou, con un equipo sinohablante sobre el terreno. En materia de documentación técnica, intervenimos antes del pedido: nuestro equipo sinohablante en Guangzhou reclama a la fábrica el expediente completo en chino, verifica que cada informe de ensayo lleva la referencia del modelo pedido y que la declaración UE de conformidad cita los textos correctos, y luego revisamos la coherencia entre el expediente, la muestra y el producto real. Si faltan documentos, hacemos avanzar a la fábrica hacia un laboratorio reconocido antes del lanzamiento, y cerramos el control antes de la carga para confirmar que la mercancía expedida corresponde al expediente.

En la mayoría de los casos, usted no paga honorarios: abre un expediente con nosotros, nosotros negociamos la mercancía por usted y cobramos una comisión sobre el valor salida de fábrica.