Teknisk produktdokumentation: hvad importøren skal opbevare

Den tekniske dokumentation er ikke en kommerciel formalitet. De europæiske harmoniseringstekster pålægger fabrikanten at samle og opbevare et dossier, der dokumenterer produktets overensstemmelse: det er den fælles ramme i afgørelse nr. 768/2008/EF, gentaget i hvert produktdirektiv, fra maskindirektivet 2006/42/EF til legetøjsdirektivet 2009/48/EF.

Dette dossier har kun værdi, hvis det kan fremvises. Forordning (EU) 2019/1020 om markedsovervågning pålægger, at en økonomisk aktør etableret i Unionen skal kunne svare myndighederne og forsyne dem med de dokumenter, der beviser overensstemmelsen, inden for en kort frist fastsat i teksten. Siden den 16. juli 2021 kan et omfattet produkt ikke bringes på det europæiske marked uden en kontaktbar aktør i Unionen.

Ved import er fabrikanten i Kina, og aktøren etableret i Unionen er dig. Den tekniske dokumentation bliver din sag: ikke at udarbejde den, men at opbevare den eller skaffe den på anmodning, uden forsinkelse.

Minimumsindholdet er fastsat af den fælles europæiske ramme: dossieret beskriver produktet og dets fremstilling, og derefter dokumenterer det overensstemmelsen. Hvert dokument opfylder en præcis funktion, og helheden skal forblive sammenhængende fra det ene dokument til det andet.

Et dossier, der er reduceret til et foto af produktet og et generisk certifikat, er ikke et dossier. Spørgsmålet til fabrikken er ikke »har I et certifikat?«, men »vis mig det fulde dossier for denne model«. Forskellen mellem de to svar afslører, om nogen reelt har arbejdet med overensstemmelsen.

Hovedreglen kan skrives i to linjer. Fabrikanten samler og opbevarer den tekniske dokumentation i ti år efter produktets markedsføring. Importøren opbevarer en kopi af EU-overensstemmelseserklæringen til rådighed for myndighederne, som hovedregel i ti år, og skal forsyne dem med de dokumenter, der beviser overensstemmelsen, når en myndighed kræver dem.

Regn ikke med en fabriks hukommelse tre år senere. Modeller udgår af kataloger, ansvarlige personer skifter, arkiver nulstilles. Opbevar dit eget eksemplar af hvert modtaget dokument, dateret og knyttet til ordren og produktversionen: proforma, faktura, erklæring, testrapporter, centrale korrespondancer.

Reglen skærpes, hvis du sætter produktet under dit eget mærke: du behandles da som fabrikanten, og det er dig, der skal opbevare det fulde tekniske dossier, ikke blot en kopi af erklæringen.

Manglerne gentager sig fra dossier til dossier. Første mangel: en generisk testrapport, udarbejdet for en produktfamilie, uden henvisning til den bestilte model. Dernæst kommer testen udført efter kinesiske GB-standarder, som intet dokumenterer for det europæiske marked, erklæringen der henviser til en tekst, der ikke stemmer med produktet, og det tekniske dossier der nægtes udleveret under påskud af fortrolighed.

Et hyppigt tilfælde forbliver den skjulte underleverance: du godkender en fabriks dossier, produktionen flyttes til et naboværksted, og dokumenterne svarer ikke længere til den afsendte vare. En kontrol før lastning på en reel prøve afslører dette skift.

Ingen af disse mangler kan rettes, efter containeren er ankommet. De håndteres før produktionen, skriftligt, i kravsættet og i købskontrakten.

Dossieret bestilles ligesom produktet. List de forventede dokumenter i kravsættet, med tidspunktet for deres aflevering, og gør det til en betalingsbetingelse. En dokumentaflevering, der går forud for restbetalingen, har mere værdi end et mundtligt løfte.

For et følsomt produkt, få dossieret gennemgået af et laboratorium eller en overensstemmelseskonsulent før lanceringen. Denne gennemgang koster en brøkdel af, hvad en tilbagetrækning fra markedet koster.

I tolden kan et produkt uden dokumentation blive suspenderet: myndighederne kræver supplerende dokumenter før overgangen til fri omsætning, og manglende svar forlænger blokeringen. Når produktet er på markedet, kan overvågningsmyndighederne kræve dokumentationen, gennemføre vurderinger, pålægge korrigerende foranstaltninger og offentliggøre en advarsel på Safety Gate, den europæiske portal for hurtig varsling, der er offentligt tilgængelig.

Sanktionerne fastsættes af hver medlemsstat: tilbagetrækning fra markedet, tilbagekaldelse, bøder. Hertil kommer de kommercielle omkostninger ved en tilbagekaldelse, returvarer, refusioner og en krisekommunikation, for øjnene af dine kunder.

Et fuldstændigt dossier garanterer ikke produktets overensstemmelse. Dets fravær dømmer derimod dit forsvar: uden dokumenter kan du intet dokumentere.

Sorva er en mægler- og sourcingvirksomhed med base i Guangzhou, med et kinesisktalende team på stedet. På den tekniske dokumentation griber vi ind før ordren: vores kinesisktalende team i Guangzhou kræver det fulde dossier på kinesisk fra fabrikken, kontrollerer at hver testrapport bærer den bestilte models reference, og at EU-overensstemmelseserklæringen henviser til de rette tekster, hvorefter vi gennemgår sammenhængen mellem dossieret, prøven og det reelle produkt. Hvis dokumenter mangler, får vi fabrikken til at gå til et anerkendt laboratorium før lanceringen, og vi afslutter med en kontrol før lastning for at bekræfte, at den afsendte vare svarer til dossieret.

I de fleste tilfælde betaler du intet honorar: du opretter en sag hos os, vi forhandler varen for dig, og vi tager en provision af værdien ab fabrik.