Τεχνικός φάκελος προϊόντος: τι πρέπει να κατέχει ο εισαγωγέας

Ο τεχνικός φάκελος δεν είναι εμπορική διατύπωση. Τα ευρωπαϊκά κείμενα εναρμόνισης επιβάλλουν στον κατασκευαστή να συγκεντρώσει και να τηρήσει έναν φάκελο που αποδεικνύει τη συμμόρφωση του προϊόντος του: αυτό είναι το κοινό πλαίσιο της απόφασης αριθ. 768/2008/ΕΚ, το οποίο επαναλαμβάνεται σε κάθε οδηγία προϊόντος, από την οδηγία για τα μηχανήματα 2006/42/ΕΚ έως την οδηγία για τα παιχνίδια 2009/48/ΕΚ.

Αυτός ο φάκελος έχει αξία μόνο αν μπορεί να επιδειχθεί. Ο κανονισμός (ΕΕ) 2019/1020 για την εποπτεία της αγοράς επιβάλλει σε έναν οικονομικό φορέα εγκατεστημένο στην Ένωση να μπορεί να απαντά στις αρχές και να τους παρέχει τα έγγραφα που αποδεικνύουν τη συμμόρφωση, εντός σύντομης προθεσμίας που ορίζει το κείμενο. Από τις 16 Ιουλίου 2021, χωρίς προσβάσιμο φορέα στην Ένωση, ένα καλυπτόμενο προϊόν δεν μπορεί να διατεθεί στην ευρωπαϊκή αγορά.

Στην εισαγωγή, ο κατασκευαστής βρίσκεται στην Κίνα και ο φορέας εγκατεστημένος στην Ένωση είστε εσείς. Ο τεχνικός φάκελος γίνεται δική σας υπόθεση: όχι να τον συντάξετε, αλλά να τον κατέχετε ή να τον αποκτήσετε κατόπιν αιτήματος, χωρίς καθυστέρηση.

Το ελάχιστο περιεχόμενο καθορίζεται από το κοινό ευρωπαϊκό πλαίσιο: ο φάκελος περιγράφει το προϊόν και την κατασκευή του, και έπειτα αποδεικνύει τη συμμόρφωσή του. Κάθε στοιχείο εκπληρώνει συγκεκριμένη λειτουργία, και το σύνολο πρέπει να παραμένει συνεπές από έγγραφο σε έγγραφο.

Ένας φάκελος που περιορίζεται σε μια φωτογραφία του προϊόντος και ένα γενικό πιστοποιητικό δεν είναι φάκελος. Η ερώτηση προς το εργοστάσιο δεν είναι «έχετε πιστοποιητικό;» αλλά «δείξτε μου τον πλήρη φάκελο για αυτό το μοντέλο». Η απόσταση ανάμεσα στις δύο απαντήσεις αποκαλύπτει αν κάποιος πράγματι επεξεργάστηκε τη συμμόρφωση.

Ο γενικός κανόνας χωράει σε δύο γραμμές. Ο κατασκευαστής συγκεντρώνει και τηρεί τον τεχνικό φάκελο για δέκα χρόνια μετά τη διάθεση του προϊόντος στην αγορά. Ο εισαγωγέας κρατά αντίγραφο της δήλωσης συμμόρφωσης ΕΕ στη διάθεση των αρχών, δέκα χρόνια κατά κανόνα, και πρέπει να παρέχει τα έγγραφα που αποδεικνύουν τη συμμόρφωση όταν μια αρχή τα ζητήσει.

Μη βασίζεστε στη μνήμη ενός εργοστασίου τρία χρόνια αργότερα. Τα μοντέλα βγαίνουν από τους καταλόγους, οι υπεύθυνοι αλλάζουν, τα αρχεία μηδενίζονται. Κρατήστε το δικό σας αντίτυπο κάθε εγγράφου που λάβατε, χρονολογημένο και συνδεδεμένο με την παραγγελία και την έκδοση του προϊόντος: προφόρμα, τιμολόγιο, δήλωση, εκθέσεις δοκιμών, βασικές ανταλλαγές.

Ο κανόνας γίνεται αυστηρότερος αν τοποθετείτε το προϊόν κάτω από το δικό σας σήμα: τότε αντιμετωπίζεστε ως ο κατασκευαστής, και εσείς πρέπει να κατέχετε τον πλήρη τεχνικό φάκελο, όχι μόνο αντίγραφο της δήλωσης.

Τα ελαττώματα επαναλαμβάνονται από φάκελο σε φάκελο. Πρώτο ελάττωμα: μια γενική έκθεση δοκιμών, συνταγμένη για μια οικογένεια προϊόντων, χωρίς αναφορά στο παραγγελθέν μοντέλο. Έπειτα έρχονται η δοκιμή που διεξήχθη σύμφωνα με κινεζικά πρότυπα GB, η οποία δεν αποδεικνύει τίποτα για την ευρωπαϊκή αγορά, η δήλωση που αναφέρει ένα κείμενο ασυνεπές με το προϊόν, και ο τεχνικός φάκελος που αρνούνται να δώσουν με το επιχείρημα ότι είναι εμπιστευτικός.

Μια συχνή περίπτωση παραμένει η κρυφή υπεργολαβία: εγκρίνετε τον φάκελο ενός εργοστασίου, η παραγωγή μεταφέρεται σε ένα γειτονικό εργαστήριο, και τα έγγραφα δεν αντιστοιχούν πια στο εμπόρευμα που αποστέλλεται. Ένας έλεγχος πριν τη φόρτωση πάνω σε πραγματικό δείγμα εντοπίζει αυτή τη μετατόπιση.

Κανένα από αυτά τα ελαττώματα δεν διορθώνεται μετά την άφιξη του εμπορευματοκιβωτίου. Αντιμετωπίζονται πριν την παραγωγή, γραπτώς, στις προδιαγραφές και στη σύμβαση αγοράς.

Ο φάκελος παραγγέλνεται όπως το προϊόν. Καταγράψτε τα αναμενόμενα έγγραφα στις προδιαγραφές, με τη στιγμή παράδοσής τους, και κάντε το όρο πληρωμής. Μια παράδοση εγγράφων που προηγείται του υπολοίπου έχει μεγαλύτερη αξία από μια προφορική υπόσχεση.

Για ένα ευαίσθητο προϊόν, δώστε τον φάκελο για επανέλεγχο σε εργαστήριο ή σύμβουλο συμμόρφωσης πριν την έναρξη. Αυτός ο επανέλεγχος κοστίζει ένα κλάσμα αυτού που κοστίζει μια απόσυρση από την αγορά.

Στο τελωνείο, ένα προϊόν χωρίς δικαιολογητικά μπορεί να ανασταλεί: οι αρχές ζητούν συμπληρωματικά έγγραφα πριν τη θέση σε ελεύθερη κυκλοφορία, και η απουσία απάντησης παρατείνει το μπλοκάρισμα. Μόλις το προϊόν βρεθεί στην αγορά, οι αρχές εποπτείας μπορούν να απαιτήσουν την τεκμηρίωση, να διεξάγουν αξιολογήσεις, να επιβάλουν διορθωτικά μέτρα και να δημοσιεύσουν ειδοποίηση στο Safety Gate, την ευρωπαϊκή πύλη ταχείας ειδοποίησης, με δημόσια πρόσβαση.

Οι κυρώσεις καθορίζονται από κάθε κράτος μέλος: απόσυρση από την αγορά, ανάκληση, πρόστιμα. Προστίθενται τα εμπορικά κόστη μιας ανάκλησης, επιστροφών, επιστροφών χρημάτων και μιας επικοινωνίας κρίσης, μπροστά στα μάτια των πελατών σας.

Ένας πλήρης φάκελος δεν εγγυάται τη συμμόρφωση του προϊόντος. Η απουσία του, όμως, καταδικάζει την υπεράσπισή σας: χωρίς έγγραφα, δεν μπορείτε να αποδείξετε τίποτα.

Η Sorva είναι οίκος διαμεσολάβησης και προμηθειών με έδρα το Guangzhou, με κινεζόφωνη ομάδα επιτόπου. Στον τεχνικό φάκελο, παρεμβαίνουμε πριν την παραγγελία: η κινεζόφωνη ομάδα μας στο Guangzhou ζητά από το εργοστάσιο τον πλήρη φάκελο στα κινεζικά, ελέγχει ότι κάθε έκθεση δοκιμών φέρει την αναφορά του παραγγελθέντος μοντέλου και ότι η δήλωση συμμόρφωσης ΕΕ αναφέρει τα σωστά κείμενα, και έπειτα ελέγχουμε τη συνέπεια ανάμεσα στον φάκελο, το δείγμα και το πραγματικό προϊόν. Αν λείπουν στοιχεία, καθοδηγούμε το εργοστάσιο προς αναγνωρισμένο εργαστήριο πριν την έναρξη, και ολοκληρώνουμε τον έλεγχο πριν τη φόρτωση για να επιβεβαιώσουμε ότι το εμπόρευμα που αποστέλλεται αντιστοιχεί στον φάκελο.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, δεν πληρώνετε αμοιβές: ανοίγετε έναν φάκελο μαζί μας, εμείς διαπραγματευόμαστε το εμπόρευμα για εσάς και λαμβάνουμε προμήθεια επί της αξίας εκ του εργοστασίου.