产品技术文件:进口商必须持有的内容

技术文件不是一项商业性的手续。欧盟的协调立法要求制造商编制并保存一份能够证明其产品合规性的文件:这是第768/2008/EC号决定所确立的共同框架,并被各项产品指令沿用,从2006/42/EC号机械指令到2009/48/EC号玩具指令均是如此。

这份文件只有在能够被出示时才有意义。关于市场监督的(EU)2019/1020号法规要求,一家设立在欧盟境内的经营者必须能够回应当局的要求,并在法规规定的短期限内提供证明合规性的文件。自2021年7月16日起,若在欧盟境内找不到可联系的经营者,受该法规约束的产品就不能投放欧盟市场。

在进口场景中,制造商在中国,而设立在欧盟境内的经营者就是您。技术文件因此成了您需要负责的事:不是要您来撰写,而是要您持有,或者在被要求时能够立即取得。

最低限度的内容由欧盟共同框架规定:文件应描述产品及其制造过程,并证明其合规性。每一份材料都承担着特定的作用,整套文件之间必须相互一致。

一份只有产品照片和一张通用证书的资料,算不上一份技术文件。应该向工厂提出的问题不是「你们有证书吗?」,而是「请给我看这个型号的完整文件」。这两种提问得到的回答之间的差距,能够揭示是否真的有人认真做过合规工作。

总的规则可以用两句话概括。制造商编制并保存技术文件,自产品投放市场之日起保存十年。进口商则保存一份欧盟符合性声明的副本,以备当局查阅,一般也是十年,并须在当局提出要求时提供证明合规性的文件。

不要指望三年后工厂还能记起当初的情况。型号会从产品目录中下架,负责人会更换,档案也可能被清空。请自行保存收到的每一份文件,注明日期,并与相应的订单和产品版本对应起来:形式发票、发票、声明、检测报告、关键往来记录。

如果您把产品贴上自己的品牌,规则会更加严格:此时您将被视同制造商,必须持有完整的技术文件,而不仅仅是一份声明副本。

同样的问题在不同文件中反复出现。第一个问题:检测报告是针对某一类产品统一撰写的通用报告,没有对应到所订购的具体型号。接下来是依据中国GB标准进行的检测,这对欧盟市场没有任何证明力;声明中引用的法规与产品本身不符;以及以「涉及机密」为由拒绝提供技术文件。

一种常见情况是隐性转包:您核准了某家工厂的文件,但实际生产却转到了旁边的一家车间,文件与实际发货的产品就此对不上号。针对实际样品进行的装柜前验货,能够发现这种转换。

这些问题没有一个能在集装箱到货之后才补救。它们都应在生产之前,通过书面方式,在技术要求文件和采购合同中加以处理。

文件也应像产品一样被明确下单要求。请在技术要求文件中列出所需的文件清单及其提交时间节点,并将其设为付款条件之一。在支付尾款之前提交文件,比一句口头承诺更有价值。

对于敏感产品,请在正式投产前,请实验室或合规顾问对文件进行审阅。这项审阅的费用,只是产品被下架所需付出代价的一小部分。

在海关环节,缺少证明文件的产品可能被暂停放行:当局会在放行前要求补充文件,若迟迟不作答复,扣留时间就会延长。产品一旦进入市场,市场监管机构可以要求出示文件,开展评估,采取整改措施,并在面向公众的欧盟快速预警门户Safety Gate上发布预警。

具体制裁措施由各成员国自行规定:下架、召回、罚款。除此之外,还要承担召回带来的商业成本,包括退货、退款,以及要在客户面前进行的危机公关。

一份完整的文件并不能保证产品本身合规。但文件的缺失,却足以让您的申辩站不住脚:没有文件,您就无法证明任何事情。

Sorva 是一家总部设在广州的采购经纪与寻源机构,在当地设有中文团队。在技术文件方面,我们在下单之前就介入:广州的中文团队会以中文向工厂索取完整的文件,核实每份检测报告是否对应所订购的型号,核实欧盟符合性声明是否引用了正确的法规,再核对文件、样品与实际产品之间是否一致。如有文件缺失,我们会在投产前推动工厂联系认可的实验室完成检测,并通过装柜前验货来确认发货产品与文件相符。

在大多数情况下,您无需支付服务费:您与我们开立一个项目,由我们为您与工厂议价,我们从出厂价中收取一笔佣金。