Documentația tehnică a produsului: ce trebuie să dețină importatorul

Documentația tehnică nu este o formalitate comercială. Textele europene de armonizare impun fabricantului să reunească și să păstreze un dosar care demonstrează conformitatea produsului său: acesta este cadrul comun al deciziei nr. 768/2008/CE, preluat de fiecare directivă de produs, de la directiva mașini 2006/42/CE la directiva jucării 2009/48/CE.

Acest dosar are valoare doar dacă poate fi prezentat. Regulamentul (UE) 2019/1020 privind supravegherea pieței impune ca un operator economic stabilit în Uniune să poată răspunde autorităților și să le furnizeze documentele care demonstrează conformitatea, într-un termen scurt fixat de text. Din 16 iulie 2021, fără un operator accesibil în Uniune, un produs acoperit nu poate fi introdus pe piața europeană.

La import, fabricantul este în China, iar operatorul stabilit în Uniune sunteți dumneavoastră. Documentația tehnică devine treaba dumneavoastră: nu să o redactați, ci să o dețineți sau să o obțineți la cerere, fără întârziere.

Conținutul minim este fixat de cadrul comun european: dosarul descrie produsul și fabricația sa, apoi demonstrează conformitatea acestuia. Fiecare piesă îndeplinește o funcție precisă, iar ansamblul trebuie să rămână coerent de la un document la altul.

Un dosar care se reduce la o fotografie a produsului și la un certificat generic nu este un dosar. Întrebarea de pus fabricii nu este « aveți un certificat? » ci « arătați-mi dosarul complet pentru acest model? ». Diferența dintre cele două răspunsuri arată dacă cineva a lucrat cu adevărat la conformitate.

Regula generală încape în două linii. Fabricantul reunește și păstrează documentația tehnică timp de zece ani după punerea pe piață a produsului. Importatorul păstrează o copie a declarației UE de conformitate la dispoziția autorităților, zece ani ca regulă generală, și trebuie să furnizeze documentele care demonstrează conformitatea când o autoritate le cere.

Nu contați pe memoria unei fabrici la trei ani distanță. Modelele ies din cataloage, responsabilii se schimbă, arhivele se resetează. Păstrați propriul exemplar al fiecărui document primit, datat și atașat comenzii și versiunii produsului: proformă, factură, declarație, rapoarte de testare, schimburi cheie.

Regula se înăsprește dacă puneți produsul sub propria dumneavoastră marcă: sunteți atunci tratat ca fabricant, iar dumneavoastră sunteți cel care trebuie să dețină dosarul tehnic complet, nu doar o copie a declarației.

Defectele se repetă de la un dosar la altul. Primul defect: un raport de testare generic, redactat pentru o familie de produse, fără referire la modelul comandat. Urmează apoi testul realizat conform normelor chineze GB, care nu demonstrează nimic pentru piața europeană, declarația care citează un text incoerent cu produsul, și dosarul tehnic refuzat pe motiv că ar fi confidențial.

Un caz frecvent rămâne subcontractarea ascunsă: validați dosarul unei fabrici, producția pleacă într-un atelier vecin, iar documentele nu mai corespund mărfii expediate. Un control înainte de încărcare pe mostră reală depistează această schimbare.

Niciunul dintre aceste defecte nu se corectează după sosirea containerului. Ele se tratează înainte de producție, în scris, în caietul de sarcini și în contractul de achiziție.

Dosarul se comandă la fel ca produsul. Listați documentele așteptate în caietul de sarcini, cu momentul remiterii lor, și faceți din aceasta o condiție de plată. O remitere de documente care precedă restul de plată are mai multă valoare decât o promisiune verbală.

Pentru un produs sensibil, cereți recitirea dosarului de către un laborator sau un consultant în conformitate înainte de lansare. Această recitire costă o fracțiune din ce costă o retragere de pe piață.

În vamă, un produs fără justificative poate fi suspendat: autoritățile cer documente suplimentare înainte de punerea în liberă circulație, iar absența răspunsului prelungește blocajul. Odată produsul pe piață, autoritățile de supraveghere pot cere documentația, pot efectua evaluări, pot impune măsuri corective și pot publica o alertă pe Safety Gate, portalul european de alertă rapidă, cu acces public.

Sancțiunile sunt stabilite de fiecare stat membru: retragere de pe piață, rechemare, amenzi. Se adaugă costurile comerciale ale unei rechemări, returnări, rambursări și o comunicare de criză, sub ochii clienților dumneavoastră.

Un dosar complet nu garantează conformitatea produsului. Absența lui, în schimb, vă condamnă apărarea: fără documente, nu puteți demonstra nimic.

Sorva este o casă de brokeraj și sourcing cu sediul în Guangzhou, cu o echipă sinofonă la fața locului. Pentru documentația tehnică, intervenim înainte de comandă: echipa noastră sinofonă din Guangzhou reclamă fabricii dosarul complet în chineză, verifică dacă fiecare raport de testare poartă referința modelului comandat și dacă declarația UE de conformitate citează textele corecte, apoi recitim coerența dintre dosar, mostră și produsul real. Dacă lipsesc piese, îndreptăm fabrica spre un laborator recunoscut înainte de lansare, și încheiem controlul înainte de încărcare pentru a confirma că marfa expediată corespunde dosarului.

În majoritatea cazurilor, nu plătiți onorarii: deschideți un dosar cu noi, noi negociem marfa pentru dumneavoastră și percepem un comision din valoarea franco fabrică.