Technische Produktdokumentation: was der Importeur besitzen muss

Die technische Dokumentation ist keine geschäftliche Formalität. Die europäischen Harmonisierungstexte verpflichten den Hersteller, ein Dossier zusammenzustellen und aufzubewahren, das die Konformität seines Produkts nachweist: Das ist der gemeinsame Rahmen des Beschlusses Nr. 768/2008/EG, übernommen von jeder Produktrichtlinie, von der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG bis zur Spielzeugrichtlinie 2009/48/EG.

Dieses Dossier hat nur Wert, wenn es vorlegbar ist. Die Verordnung (EU) 2019/1020 über die Marktüberwachung verpflichtet einen in der Union niedergelassenen Wirtschaftsakteur, den Behörden zu antworten und ihnen die Dokumente zu liefern, die die Konformität nachweisen, innerhalb einer im Text festgelegten kurzen Frist. Seit dem 16. Juli 2021 darf ein erfasstes Produkt ohne erreichbaren Akteur in der Union nicht mehr auf dem europäischen Markt in Verkehr gebracht werden.

Bei der Einfuhr befindet sich der Hersteller in China, und der in der Union niedergelassene Akteur sind Sie. Die technische Dokumentation wird zu Ihrer Angelegenheit: nicht sie zu verfassen, sondern sie zu besitzen oder sie auf Anfrage unverzüglich zu beschaffen.

Der Mindestinhalt ist durch den gemeinsamen europäischen Rahmen festgelegt: Das Dossier beschreibt das Produkt und seine Herstellung und weist dann dessen Konformität nach. Jedes Element erfüllt eine genaue Funktion, und das Ganze muss von einem Dokument zum anderen kohärent bleiben.

Ein Dossier, das sich auf ein Foto des Produkts und ein generisches Zertifikat beschränkt, ist kein Dossier. Die an die Fabrik zu stellende Frage lautet nicht „Haben Sie ein Zertifikat?“, sondern „Zeigen Sie mir das vollständige Dossier für dieses Modell.“ Der Unterschied zwischen den beiden Antworten zeigt, ob tatsächlich jemand an der Konformität gearbeitet hat.

Die allgemeine Regel passt in zwei Zeilen. Der Hersteller stellt die technische Dokumentation zusammen und bewahrt sie zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen des Produkts auf. Der Importeur hält eine Kopie der EU-Konformitätserklärung für die Behörden bereit, in der Regel zehn Jahre, und muss die die Konformität nachweisenden Dokumente liefern, wenn eine Behörde sie anfordert.

Verlassen Sie sich nicht auf das Gedächtnis einer Fabrik nach drei Jahren. Modelle verschwinden aus Katalogen, Zuständige wechseln, Archive werden zurückgesetzt. Bewahren Sie ein eigenes Exemplar jedes erhaltenen Dokuments auf, datiert und mit Bestellung und Produktversion verknüpft: Proforma, Rechnung, Erklärung, Prüfberichte, wichtige Korrespondenz.

Die Regel verschärft sich, wenn Sie das Produkt unter Ihrer eigenen Marke anbieten: Sie werden dann wie der Hersteller behandelt, und Sie sind es, der das vollständige technische Dossier besitzen muss, nicht nur eine Kopie der Erklärung.

Die Mängel wiederholen sich von Dossier zu Dossier. Erster Mangel: ein generischer Prüfbericht, verfasst für eine Produktfamilie, ohne Bezug zum bestellten Modell. Dann folgen die nach chinesischen GB-Normen durchgeführte Prüfung, die für den europäischen Markt nichts beweist, die Erklärung, die einen mit dem Produkt inkohärenten Text nennt, und das mit der Begründung der Vertraulichkeit verweigerte technische Dossier.

Ein häufiger Fall bleibt die verdeckte Untervergabe: Sie geben das Dossier einer Fabrik frei, die Produktion läuft in einer benachbarten Werkstatt, und die Dokumente entsprechen nicht mehr der versendeten Ware. Eine Vorverschiffungskontrolle an einer echten Probe deckt diesen Wechsel auf.

Keiner dieser Mängel lässt sich nach Ankunft des Containers korrigieren. Sie werden vor der Produktion behandelt, schriftlich, im Lastenheft und im Kaufvertrag.

Das Dossier wird wie das Produkt bestellt. Listen Sie die erwarteten Dokumente im Lastenheft auf, mit dem Zeitpunkt ihrer Übergabe, und machen Sie sie zu einer Zahlungsbedingung. Eine der Restzahlung vorausgehende Dokumentenübergabe hat mehr Wert als ein mündliches Versprechen.

Lassen Sie bei einem sensiblen Produkt das Dossier vor dem Start von einem Labor oder einem Konformitätsberater gegenprüfen. Diese Gegenprüfung kostet einen Bruchteil dessen, was ein Rückruf vom Markt kostet.

Beim Zoll kann ein Produkt ohne Nachweise ausgesetzt werden: Die Behörden verlangen zusätzliche Dokumente vor der Überführung in den freien Verkehr, und das Ausbleiben einer Antwort verlängert die Blockade. Ist das Produkt erst auf dem Markt, können die Marktüberwachungsbehörden die Dokumentation verlangen, Bewertungen durchführen, Korrekturmaßnahmen anordnen und eine öffentlich zugängliche Warnung auf Safety Gate veröffentlichen, dem europäischen Schnellwarnportal.

Die Sanktionen werden von jedem Mitgliedstaat festgelegt: Rücknahme vom Markt, Rückruf, Bußgelder. Hinzu kommen die geschäftlichen Kosten eines Rückrufs, Retouren, Rückerstattungen und eine Krisenkommunikation vor den Augen Ihrer Kunden.

Ein vollständiges Dossier garantiert nicht die Konformität des Produkts. Sein Fehlen aber besiegelt Ihre Verteidigung: Ohne Dokumente können Sie nichts nachweisen.

Sorva ist eine Maklerei und Sourcing-Gesellschaft mit Sitz in Guangzhou und einem chinesischsprachigen Team vor Ort. Bei der technischen Dokumentation greifen wir vor der Bestellung ein: Unser chinesischsprachiges Team in Guangzhou fordert von der Fabrik das vollständige Dossier auf Chinesisch an, prüft, dass jeder Prüfbericht die Referenz des bestellten Modells trägt und dass die EU-Konformitätserklärung die richtigen Texte nennt, und wir überprüfen dann die Kohärenz zwischen Dossier, Muster und tatsächlichem Produkt. Fehlen Unterlagen, bringen wir die Fabrik vor dem Start zu einem anerkannten Labor, und wir schließen mit einer Vorverschiffungskontrolle ab, um zu bestätigen, dass die versendete Ware dem Dossier entspricht.

In den meisten Fällen zahlen Sie kein Honorar: Sie eröffnen mit uns ein Dossier, wir verhandeln die Ware für Sie und erheben eine Provision auf den Ab-Werk-Wert.