Documentação técnica do produto: o que o importador deve possuir

A documentação técnica não é uma formalidade comercial. Os textos europeus de harmonização impõem ao fabricante reunir e conservar um dossiê que demonstre a conformidade do seu produto: é o quadro comum da decisão n.º 768/2008/CE, retomado por cada diretiva de produto, da diretiva máquinas 2006/42/CE à diretiva brinquedos 2009/48/CE.

Este dossiê só tem interesse se for apresentável. O regulamento (UE) 2019/1020 sobre a fiscalização do mercado impõe que um operador económico estabelecido na União possa responder às autoridades e fornecer-lhes os documentos que demonstram a conformidade, num prazo curto fixado pelo texto. Desde 16 de julho de 2021, sem operador contactável na União, um produto abrangido não pode ser colocado no mercado europeu.

Na importação, o fabricante está na China e o operador estabelecido na União é você. A documentação técnica torna-se da sua responsabilidade: não redigi-la, mas possuí-la ou obtê-la a pedido, sem demora.

O conteúdo mínimo é fixado pelo quadro comum europeu: o dossiê descreve o produto e o seu fabrico, e depois demonstra a sua conformidade. Cada peça cumpre uma função precisa, e o conjunto deve manter-se coerente de um documento para outro.

Um dossiê que se resume a uma foto do produto e a um certificado genérico não é um dossiê. A pergunta a fazer à fábrica não é «tem um certificado?» mas «mostre-me o dossiê completo para este modelo». A diferença entre as duas respostas revela se alguém trabalhou realmente a conformidade.

A regra geral cabe em duas linhas. O fabricante reúne e conserva a documentação técnica durante dez anos após a colocação do produto no mercado. O importador guarda uma cópia da declaração UE de conformidade à disposição das autoridades, dez anos em regra geral, e deve fornecer os documentos que demonstram a conformidade quando uma autoridade os pedir.

Não conte com a memória de uma fábrica passados três anos. Os modelos saem dos catálogos, os responsáveis mudam, os arquivos reiniciam-se. Conserve o seu próprio exemplar de cada documento recebido, datado e associado à encomenda e à versão do produto: proforma, fatura, declaração, relatórios de ensaios, trocas-chave.

A regra torna-se mais rigorosa se colocar o produto sob a sua própria marca: é então tratado como o fabricante, e é você quem deve possuir o dossiê técnico completo, não apenas uma cópia da declaração.

Os defeitos repetem-se de um dossiê para outro. Primeiro defeito: um relatório de ensaio genérico, redigido para uma família de produtos, sem referência ao modelo encomendado. Depois vêm o ensaio realizado segundo normas chinesas GB, que não demonstra nada para o mercado europeu, a declaração que cita um texto incoerente com o produto, e o dossiê técnico recusado com o pretexto de ser confidencial.

Um caso frequente continua a ser a subcontratação escondida: valida o dossiê de uma fábrica, a produção parte para uma oficina vizinha, e os documentos deixam de corresponder à mercadoria expedida. Um controlo antes do carregamento sobre amostra real deteta esta mudança.

Nenhum destes defeitos se corrige depois da chegada do contentor. Tratam-se antes da produção, por escrito, no caderno de encargos e no contrato de compra.

O dossiê encomenda-se como o produto. Liste os documentos esperados no caderno de encargos, com o momento da sua entrega, e faça disso uma condição de pagamento. Uma entrega de documentos que precede o saldo tem mais valor do que uma promessa verbal.

Para um produto sensível, faça reler o dossiê por um laboratório ou um consultor de conformidade antes do lançamento. Esta releitura custa uma fração do que custa uma retirada do mercado.

Na alfândega, um produto sem justificativos pode ser suspenso: as autoridades pedem documentos complementares antes da introdução em livre prática, e a falta de resposta prolonga o bloqueio. Uma vez o produto no mercado, as autoridades de fiscalização podem exigir a documentação, realizar avaliações, impor medidas corretivas e publicar um alerta no Safety Gate, o portal europeu de alerta rápido, de acesso público.

As sanções são fixadas por cada Estado-Membro: retirada do mercado, recolha, coimas. Acrescem os custos comerciais de uma recolha, devoluções, reembolsos e uma comunicação de crise, sob os olhos dos seus clientes.

Um dossiê completo não garante a conformidade do produto. A sua ausência, essa sim, condena a sua defesa: sem documentos, não pode demonstrar nada.

A Sorva é uma casa de corretagem e sourcing sediada em Guangzhou, com uma equipa sinófona no local. Sobre a documentação técnica, intervimos antes da encomenda: a nossa equipa sinófona em Guangzhou exige à fábrica o dossiê completo em chinês, verifica que cada relatório de ensaio traz a referência do modelo encomendado e que a declaração UE de conformidade cita os textos corretos, e depois verificamos a coerência entre o dossiê, a amostra e o produto real. Se faltarem peças, fazemos avançar a fábrica até um laboratório reconhecido antes do lançamento, e fechamos o controlo antes do carregamento para confirmar que a mercadoria expedida corresponde ao dossiê.

Na maioria dos casos, não paga honorários: abre um dossiê connosco, negociamos a mercadoria por si e cobramos uma comissão sobre o valor à saída de fábrica.