Termék műszaki dokumentációja: amit az importőrnek birtokolnia kell

A műszaki dokumentáció nem kereskedelmi formalitás. Az uniós harmonizációs jogszabályok arra kötelezik a gyártót, hogy összeállítson és megőrizzen egy dossziét, amely bizonyítja a terméke megfelelőségét: ez a 768/2008/EK határozat közös kerete, amelyet minden termékirányelv átvesz, a 2006/42/EK gépirányelvtől a 2009/48/EK játékirányelvig.

Ez a dosszié csak akkor ér valamit, ha bemutatható. A piacfelügyeletről szóló (EU) 2019/1020 rendelet előírja, hogy egy az Unióban letelepedett gazdasági szereplőnek válaszolnia kell a hatóságoknak, és a rendelet által meghatározott rövid határidőn belül be kell mutatnia a megfelelőséget bizonyító dokumentumokat. 2021. július 16. óta az Unióban elérhető gazdasági szereplő nélkül egy érintett termék nem hozható forgalomba az európai piacon.

Importnál a gyártó Kínában van, és az Unióban letelepedett gazdasági szereplő Ön. A műszaki dokumentáció így az Ön ügyévé válik: nem azt kell megírnia, hanem birtokolnia vagy kérésre haladéktalanul beszereznie.

A minimális tartalmat a közös európai keret határozza meg: a dosszié leírja a terméket és annak gyártását, majd bizonyítja a megfelelőségét. Minden dokumentum pontos funkciót tölt be, és az egésznek dokumentumról dokumentumra konzisztensnek kell maradnia.

Egy dosszié, amely egy termékfotóra és egy általános tanúsítványra korlátozódik, nem dosszié. A gyárnak feltett kérdés nem az, hogy „van tanúsítványuk?”, hanem az, hogy „mutassa meg a teljes dossziét erre a modellre?”. A két válasz közötti eltérés árulja el, hogy valaki valóban dolgozott-e a megfelelőségen.

Az általános szabály két sorba fér. A gyártó összeállítja és megőrzi a műszaki dokumentációt a termék forgalomba hozatalától számított tíz évig. Az importőr megőrzi az EU-megfelelőségi nyilatkozat egy példányát a hatóságok rendelkezésére, általános szabályként tíz évig, és be kell nyújtania a megfelelőséget bizonyító dokumentumokat, ha egy hatóság kéri.

Ne számítson egy gyár emlékezetére három év távlatából. A modellek kikerülnek a katalógusokból, a felelősök változnak, az archívumok újraindulnak. Őrizze meg minden kapott dokumentum saját példányát, dátumozva és a rendeléshez, valamint a termék verziójához kapcsolva: proforma, számla, nyilatkozat, vizsgálati jegyzőkönyvek, kulcsfontosságú levelezés.

A szabály szigorodik, ha a terméket a saját márkája alatt hozza forgalomba: ekkor Önt gyártóként kezelik, és Önnek kell birtokolnia a teljes műszaki dossziét, nem csak a nyilatkozat egy példányát.

A hibák dossziéról dossziéra ismétlődnek. Első hiba: egy termékcsaládra írt, a megrendelt modellre való hivatkozás nélküli általános vizsgálati jegyzőkönyv. Ezt követi a kínai GB szabványok szerint végzett vizsgálat, amely semmit nem bizonyít az európai piacra, a termékkel összeegyeztethetetlen jogszabályra hivatkozó nyilatkozat, és a bizalmasnak nyilvánított, ezért megtagadott műszaki dosszié.

Egy gyakori eset a rejtett alvállalkozás: Ön jóváhagyja egy gyár dossziéját, a gyártás egy szomszédos üzembe kerül, és a dokumentumok már nem felelnek meg a leszállított árunak. Egy valós mintán végzett rakodás előtti ellenőrzés felismeri ezt az átcsúszást.

Ezen hibák egyikét sem lehet a konténer megérkezése után orvosolni. A gyártás előtt, írásban kell kezelni őket, a specifikációban és a vásárlási szerződésben.

A dossziét ugyanúgy kell megrendelni, mint a terméket. Sorolja fel a specifikációban az elvárt dokumentumokat, az átadásuk időpontjával, és tegye ezt fizetési feltétellé. Egy az egyenleg kifizetése előtti dokumentumátadás többet ér egy szóbeli ígéretnél.

Egy érzékeny termék esetén ellenőriztesse a dossziét egy laboratóriummal vagy egy megfelelőségi tanácsadóval az indítás előtt. Ez az ellenőrzés töredékébe kerül annak, amibe egy piaci kivonás kerülne.

A vámon egy igazolások nélküli terméket felfüggeszthetnek: a hatóságok kiegészítő dokumentumokat kérnek a szabad forgalomba bocsátás előtt, és a válasz hiánya meghosszabbítja a fennakadást. Miután a termék piacra került, a piacfelügyeleti hatóságok kérhetik a dokumentációt, értékeléseket végezhetnek, korrekciós intézkedéseket írhatnak elő, és riasztást tehetnek közzé a Safety Gate-en, az európai gyorsriasztási portálon, amely nyilvánosan hozzáférhető.

A szankciókat minden tagállam maga állapítja meg: piaci kivonás, visszahívás, bírságok. Ehhez adódnak egy visszahívás kereskedelmi költségei, a visszaküldések, a visszatérítések és egy válságkommunikáció, az Ön ügyfeleinek szeme láttára.

Egy teljes dosszié nem garantálja a termék megfelelőségét. Hiánya viszont ellehetetleníti a védekezését: dokumentumok nélkül semmit nem tud bizonyítani.

A Sorva egy Guangzhouban székelő közvetítő és beszerzési iroda, helyben kínaiul beszélő csapattal. A műszaki dokumentáció terén a rendelés előtt lépünk közbe: kínaiul beszélő guangzhoui csapatunk kínai nyelven bekéri a teljes dossziét a gyártól, ellenőrzi, hogy minden vizsgálati jegyzőkönyv a megrendelt modell referenciáját viseli-e, és hogy az EU-megfelelőségi nyilatkozat a helyes jogszabályokra hivatkozik-e, majd ellenőrizzük a dosszié, a minta és a valós termék közötti összhangot. Ha dokumentumok hiányoznak, elindítjuk a gyárat egy elismert laboratórium felé az indítás előtt, és lezárjuk a rakodás előtti ellenőrzést, hogy megerősítsük, a kiszállított áru megfelel a dossziénak.

Az esetek többségében nem fizet díjat: megnyit velünk egy dossziét, mi tárgyalunk Önnek az áruról, és jutalékot számítunk fel a gyári átvételi érték alapján.