Technická dokumentace výrobku: co musí dovozce mít k dispozici

Technická dokumentace není obchodní formalitou. Evropské harmonizační předpisy ukládají výrobci povinnost shromáždit a uchovávat spis, který prokazuje shodu jeho výrobku: jde o společný rámec rozhodnutí č. 768/2008/ES, který přebírá každá produktová směrnice, od směrnice o strojních zařízeních 2006/42/ES po směrnici o hračkách 2009/48/ES.

Tento spis má smysl, jen pokud je předložitelný. Nařízení (EU) 2019/1020 o dozoru nad trhem ukládá, aby hospodářský subjekt usazený v Unii dokázal odpovědět úřadům a poskytnout jim dokumenty prokazující shodu, ve lhůtě stanovené předpisem. Od 16. července 2021 nelze bez dosažitelného subjektu v Unii uvést dotčený výrobek na evropský trh.

Při dovozu je výrobce v Číně a subjektem usazeným v Unii jste vy. Technická dokumentace se stává vaší záležitostí: nikoli ji sepsat, ale mít ji k dispozici nebo ji na požádání bez prodlení obstarat.

Minimální obsah stanovuje společný evropský rámec: spis popisuje výrobek a jeho výrobu a následně dokazuje jeho shodu. Každá součást plní přesnou funkci a celek musí zůstat konzistentní od jednoho dokumentu k druhému.

Spis, který se omezuje na fotografii výrobku a obecný certifikát, není spisem. Otázka, kterou je třeba položit továrně, nezní „máte certifikát?“, ale „ukažte mi kompletní spis pro tento model“. Rozdíl mezi oběma odpověďmi ukáže, zda na shodě skutečně někdo pracoval.

Obecné pravidlo se vejde do dvou vět. Výrobce shromažďuje a uchovává technickou dokumentaci po dobu deseti let od uvedení výrobku na trh. Dovozce uchovává kopii EU prohlášení o shodě k dispozici úřadům, obecně deset let, a musí na požádání úřadu dodat dokumenty prokazující shodu.

Nespoléhejte se na paměť továrny po třech letech. Modely mizí z katalogů, odpovědní pracovníci se mění, archivy se resetují. Uchovávejte si vlastní kopii každého obdrženého dokumentu, datovanou a přiřazenou k objednávce a k verzi výrobku: proforma, fakturu, prohlášení, zkušební protokoly, klíčovou korespondenci.

Pravidlo se zpřísňuje, pokud výrobek uvádíte pod vlastní značkou: pak jste posuzováni jako výrobce a jste to vy, kdo musí mít kompletní technický spis, ne pouhou kopii prohlášení.

Nedostatky se opakují z jednoho spisu do druhého. První nedostatek: obecný zkušební protokol, sepsaný pro celou rodinu výrobků, bez odkazu na objednaný model. Následuje zkouška provedená podle čínských norem GB, která pro evropský trh nic neprokazuje, prohlášení citující text neodpovídající výrobku a technický spis odmítnutý s odůvodněním, že je důvěrný.

Častým případem zůstává skrytá subdodávka: schválíte spis jedné továrny, výroba se přesune do sousední dílny a dokumenty už neodpovídají odeslanému zboží. Kontrola před naložením na skutečném vzorku toto přesunutí odhalí.

Žádný z těchto nedostatků se nedá napravit po příjezdu kontejneru. Řeší se před výrobou, písemně, v zadání a v kupní smlouvě.

Spis se objednává jako výrobek. Vypište očekávané dokumenty v zadání, s termínem jejich předání, a učiňte z toho platební podmínku. Předání dokumentů, které předchází doplatku, má vyšší hodnotu než ústní slib.

U citlivého výrobku nechte spis přečíst laboratoří nebo poradcem pro shodu ještě před zahájením výroby. Tato revize stojí zlomek toho, co stojí stažení výrobku z trhu.

Na celnici může být výrobek bez podkladů pozastaven: úřady požadují doplňující dokumenty před propuštěním do volného oběhu a chybějící odpověď blokaci prodlužuje. Jakmile je výrobek na trhu, mohou orgány dozoru nad trhem vyžadovat dokumentaci, provádět hodnocení, ukládat nápravná opatření a zveřejnit varování na portálu Safety Gate, evropském portálu rychlého varování, veřejně přístupném.

Sankce stanovuje každý členský stát: stažení z trhu, svolávací akce, pokuty. K tomu se přidávají obchodní náklady svolávací akce, vratek, náhrad a krizové komunikace, před očima vašich klientů.

Kompletní spis nezaručuje shodu výrobku. Jeho absence však odsuzuje vaši obhajobu: bez dokumentů nemůžete nic prokázat.

Sorva je makléřský a sourcingový dům se sídlem v Guangzhou a čínsky mluvícím týmem na místě. U technické dokumentace zasahujeme před objednávkou: náš čínsky mluvící tým v Guangzhou požaduje po továrně kompletní spis v čínštině, ověřuje, že každý zkušební protokol nese referenci objednaného modelu a že EU prohlášení o shodě cituje správné předpisy, a poté ověřujeme soulad mezi spisem, vzorkem a skutečným výrobkem. Pokud dokumenty chybí, dovedeme továrnu k uznávané laboratoři ještě před zahájením výroby a uzavíráme kontrolu před naložením, abychom potvrdili, že odeslané zboží odpovídá spisu.

Ve většině případů neplatíte žádné honoráře: otevřete zakázku s námi, my za vás vyjednáme zboží a bereme si provizi z hodnoty ze závodu.