Техническа документация на продукта: какво трябва да притежава вносителят

Техническата документация не е търговска формалност. Европейските хармонизиращи текстове задължават производителя да събере и съхранява досие, доказващо съответствието на неговия продукт: това е общата рамка на Решение № 768/2008/ЕО, възприета от всяка продуктова директива, от Директивата за машините 2006/42/ЕО до Директивата за играчките 2009/48/ЕО.

Това досие има смисъл само ако може да бъде представено. Регламент (ЕС) 2019/1020 за надзора на пазара задължава икономически оператор, установен в Съюза, да може да отговори на властите и да им предостави документите, доказващи съответствието, в кратък срок, определен от текста. От 16 юли 2021 г., без достижим оператор в Съюза, продукт, попадащ в обхвата, не може да бъде пуснат на европейския пазар.

При внос производителят е в Китай, а установеният в Съюза оператор сте вие. Техническата документация става ваша грижа: не да я съставите, а да я притежавате или да я получите при поискване, без забавяне.

Минималното съдържание е определено от общата европейска рамка: досието описва продукта и неговото производство, а след това доказва съответствието му. Всеки документ изпълнява точна функция и цялото трябва да остане съгласувано от документ до документ.

Досие, което се свежда до снимка на продукта и общ сертификат, не е досие. Въпросът, който трябва да се зададе на фабриката, не е „имате ли сертификат?“, а „покажете ми пълното досие за този модел“. Разликата между двата отговора разкрива дали някой реално е работил по съответствието.

Общото правило се събира в два реда. Производителят събира и съхранява техническата документация в продължение на десет години след пускането на продукта на пазара. Вносителят пази копие от ЕС декларацията за съответствие на разположение на властите, обикновено десет години, и трябва да предостави документите, доказващи съответствието, когато орган ги поиска.

Не разчитайте на паметта на фабрика три години по-късно. Моделите излизат от каталозите, отговорниците се сменят, архивите се нулират. Съхранявайте собствен екземпляр от всеки получен документ, датиран и обвързан с поръчката и версията на продукта: проформа, фактура, декларация, протоколи от изпитвания, ключова кореспонденция.

Правилото се затяга, ако поставите продукта под собствена марка: тогава се третирате като производител и именно вие трябва да притежавате пълното техническо досие, а не само копие от декларацията.

Пропуските се повтарят от досие на досие. Първи пропуск: общ протокол от изпитване, съставен за категория продукти, без позоваване на поръчания модел. След това идват изпитването, проведено по китайски стандарти GB, което не доказва нищо за европейския пазар, декларацията, цитираща текст, несъгласуван с продукта, и техническото досие, отказано с мотива, че уж е поверително.

Чест случай остава скритото подизпълнение: одобрявате досието на дадена фабрика, производството тръгва в съседно ателие и документите вече не съответстват на изпратената стока. Контрол преди товарене върху реална мостра засича тази подмяна.

Нито един от тези пропуски не се коригира след пристигането на контейнера. Те се решават преди производството, писмено, в техническото задание и в договора за покупка.

Досието се поръчва подобно на продукта. Изброете очакваните документи в техническото задание, с момента на тяхното предаване, и ги превърнете в условие за плащане. Предаване на документи, което предхожда остатъка, има по-голяма стойност от устно обещание.

За чувствителен продукт дайте досието за преглед от лаборатория или консултант по съответствие преди старта. Този преглед струва частица от цената на изтегляне от пазара.

На митницата продукт без доказателства може да бъде спрян: властите изискват допълнителни документи преди допускането за свободно обращение, а липсата на отговор удължава блокирането. След като продуктът е на пазара, надзорните органи могат да изискат документацията, да проведат оценки, да наложат коригиращи мерки и да публикуват сигнал в Safety Gate, европейския портал за бързо предупреждение, с публичен достъп.

Санкциите се определят от всяка държава членка: изтегляне от пазара, обратно изкупуване, глоби. Към тях се добавят търговските разходи на обратно изкупуване, връщания, възстановявания и кризисна комуникация, пред очите на вашите клиенти.

Пълното досие не гарантира съответствието на продукта. Неговата липса обаче обрича на провал вашата защита: без документи не можете да докажете нищо.

Sorva е брокерска и снабдителна къща със седалище в Гуанджоу, с китайскоговорящ екип на място. По отношение на техническата документация ние се намесваме преди поръчката: нашият китайскоговорящ екип в Гуанджоу изисква от фабриката пълното досие на китайски, проверява дали всеки протокол от изпитване носи означението на поръчания модел и дали ЕС декларацията за съответствие цитира правилните текстове, след което ние преглеждаме съгласуваността между досието, мострата и реалния продукт. Ако липсват документи, насочваме фабриката към призната лаборатория преди старта и завършваме с контрол преди товарене, за да потвърдим, че изпратената стока съответства на досието.

В повечето случаи не плащате хонорари: откривате досие при нас, ние договаряме стоката за вас и вземаме комисиона върху стойността франко завод.