Teknisk produktdokumentasjon: hva importøren må ha

Den tekniske dokumentasjonen er ikke en kommersiell formalitet. De europeiske harmoniseringstekstene pålegger produsenten å samle og oppbevare en mappe som viser produktets samsvar: dette er det felles rammeverket i beslutning nr. 768/2008/EF, gjentatt i hvert produktdirektiv, fra maskindirektivet 2006/42/EF til lekedirektivet 2009/48/EF.

Denne mappen har bare verdi hvis den kan fremvises. Forordning (EU) 2019/1020 om markedstilsyn krever at en økonomisk aktør etablert i unionen kan svare myndighetene og gi dem dokumentene som viser samsvar, innen en kort frist fastsatt av teksten. Siden 16. juli 2021 kan et omfattet produkt ikke settes på det europeiske markedet uten en tilgjengelig aktør i unionen.

Ved import er produsenten i Kina, og aktøren etablert i unionen, det er deg. Den tekniske dokumentasjonen blir dermed din sak: ikke å utarbeide den, men å ha den eller skaffe den ved forespørsel, uten opphold.

Minimumsinnholdet er fastsatt av det felles europeiske rammeverket: mappen beskriver produktet og fremstillingen, og viser deretter samsvaret. Hver del fyller en presis funksjon, og helheten må forbli konsistent fra ett dokument til et annet.

En mappe som reduseres til et bilde av produktet og et generisk sertifikat, er ikke en mappe. Spørsmålet man bør stille fabrikken, er ikke «har dere et sertifikat?» men «vis meg den fullstendige mappen for denne modellen». Forskjellen mellom de to svarene avslører om noen faktisk har arbeidet med samsvaret.

Hovedregelen har plass på to linjer. Produsenten samler og oppbevarer den tekniske dokumentasjonen i ti år etter at produktet er satt på markedet. Importøren beholder en kopi av EU-samsvarserklæringen tilgjengelig for myndighetene, som hovedregel i ti år, og må fremlegge dokumentene som viser samsvar når en myndighet ber om det.

Ikke stol på en fabrikks hukommelse tre år senere. Modeller forsvinner fra kataloger, ansvarlige personer skifter, arkiver nullstilles. Behold ditt eget eksemplar av hvert mottatt dokument, datert og knyttet til bestillingen og produktversjonen: proforma, faktura, erklæring, testrapporter, sentrale korrespondanser.

Regelen skjerpes hvis du selger produktet under ditt eget merke: du behandles da som produsenten, og det er du som må ha den fullstendige tekniske mappen, ikke bare en kopi av erklæringen.

Manglene gjentar seg fra mappe til mappe. Første mangel: en generisk testrapport, skrevet for en produktfamilie, uten referanse til den bestilte modellen. Deretter kommer testen utført etter kinesiske GB-standarder, som ikke beviser noe for det europeiske markedet, erklæringen som viser til en tekst som ikke stemmer med produktet, og den tekniske mappen som nektes utlevert under påskudd av at den er konfidensiell.

Et vanlig tilfelle er den skjulte underleveransen: du godkjenner mappen til en fabrikk, produksjonen går til et nærliggende verksted, og dokumentene samsvarer ikke lenger med den forsendte varen. En kontroll før lasting på en reell prøve avdekker dette skiftet.

Ingen av disse manglene kan rettes etter at containeren har ankommet. De håndteres før produksjonen, skriftlig, i kravspesifikasjonen og i kjøpskontrakten.

Mappen bestilles som produktet. List opp de forventede dokumentene i kravspesifikasjonen, med tidspunktet for utlevering, og gjør det til et betalingsvilkår. En dokumentutlevering som kommer før restbeløpet, har mer verdi enn et muntlig løfte.

For et sensitivt produkt, få mappen gjennomgått av et laboratorium eller en samsvarsrådgiver før lansering. Denne gjennomgangen koster en brøkdel av det en tilbaketrekking fra markedet ville koste.

I tollen kan et produkt uten dokumentasjon bli stanset: myndighetene ber om tilleggsdokumenter før frigivelse til fritt forbruk, og manglende svar forlenger stansen. Når produktet først er på markedet, kan tilsynsmyndighetene kreve dokumentasjonen, gjennomføre vurderinger, pålegge korrigerende tiltak og publisere et varsel på Safety Gate, EUs offentlig tilgjengelige portal for hurtigvarsling.

Sanksjonene fastsettes av hver medlemsstat: tilbaketrekking fra markedet, tilbakekalling, bøter. I tillegg kommer de kommersielle kostnadene ved en tilbakekalling, returer, refusjoner og krisekommunikasjon, foran øynene på kundene dine.

En fullstendig mappe garanterer ikke produktets samsvar. Fraværet av den derimot dømmer forsvaret ditt: uten dokumenter kan du ikke bevise noe.

Sorva er et megler- og sourcinghus basert i Guangzhou, med et kinesisktalende team på stedet. På den tekniske dokumentasjonen griper vi inn før bestillingen: vårt kinesisktalende team i Guangzhou krever den fullstendige mappen fra fabrikken på kinesisk, sjekker at hver testrapport bærer referansen til den bestilte modellen og at EU-samsvarserklæringen viser til de riktige tekstene, og vi gjennomgår deretter samsvaret mellom mappen, prøven og det reelle produktet. Hvis noe mangler, får vi fabrikken til å gå videre til et anerkjent laboratorium før lansering, og vi runder av med kontroll før lasting for å bekrefte at den forsendte varen samsvarer med mappen.

I de fleste tilfeller betaler du ikke honorar: du åpner en sak med oss, vi forhandler varen for deg, og vi tar en provisjon på fabrikkverdien.