Ürün teknik dosyası: ithalatçının elinde bulundurması gerekenler

Teknik dosya ticari bir formalite değildir. Avrupa uyumlaştırma metinleri, üreticiye ürününün uygunluğunu kanıtlayan bir dosyayı bir araya getirme ve saklama zorunluluğu getirir: bu, makine direktifi 2006/42/AT'den oyuncak direktifi 2009/48/AT'ye kadar her ürün direktifinin benimsediği 768/2008/AT sayılı kararın ortak çerçevesidir.

Bu dosyanın bir anlamı ancak ibraz edilebilir olduğunda vardır. Piyasa gözetimi hakkındaki (AB) 2019/1020 sayılı tüzük, Birlik'te yerleşik bir ekonomik operatörün, metnin belirlediği kısa bir süre içinde makamlara yanıt verip uygunluğu kanıtlayan belgeleri sunabilmesini şart koşar. 16 Temmuz 2021'den beri, Birlik'te ulaşılabilir bir operatör olmadan kapsam dahilindeki bir ürün Avrupa pazarına sürülemez.

İthalatta üretici Çin'dedir ve Birlik'te yerleşik operatör sizsinizdir. Teknik dosya bu yüzden sizin işiniz haline gelir: onu yazmak değil, elinizde bulundurmak veya talep üzerine gecikmeden temin etmek.

Asgari içerik ortak Avrupa çerçevesiyle belirlenir: dosya ürünü ve üretimini tanımlar, ardından uygunluğunu kanıtlar. Her belge belirli bir işlevi yerine getirir ve bütünün belgeden belgeye tutarlı kalması gerekir.

Bir ürün fotoğrafı ve genel bir sertifikaya indirgenen bir dosya, dosya değildir. Fabrikaya sorulması gereken soru "bir sertifikanız var mı?" değil, "bu model için tam dosyayı bana gösterin" olmalıdır. İki yanıt arasındaki fark, birinin uygunluk üzerinde gerçekten çalışıp çalışmadığını ortaya koyar.

Genel kural iki cümleye sığar. Üretici, teknik dosyayı ürünün piyasaya sürülmesinden sonra on yıl boyunca bir araya getirir ve saklar. İthalatçı, AB uygunluk beyanının bir kopyasını genel kural olarak on yıl boyunca makamların erişimine hazır tutar ve bir makam istediğinde uygunluğu kanıtlayan belgeleri sunmak zorundadır.

Üç yıl sonrasında bir fabrikanın hafızasına güvenmeyin. Modeller kataloglardan çıkar, sorumlular değişir, arşivler sıfırlanır. Alınan her belgenin, siparişe ve ürün sürümüne bağlanmış, tarihli kendi nüshanızı saklayın: proforma, fatura, beyan, test raporları, kilit yazışmalar.

Ürünü kendi markanız altında piyasaya sürerseniz kural sertleşir: bu durumda üretici olarak kabul edilirsiniz ve yalnızca beyanın bir kopyasını değil, tam teknik dosyayı elinizde bulundurmanız gereken siz olursunuz.

Kusurlar dosyadan dosyaya tekrarlanır. İlk kusur: sipariş edilen modele atıfta bulunmadan bir ürün ailesi için yazılmış genel bir test raporu. Ardından Avrupa pazarı için hiçbir şey kanıtlamayan Çin GB standartlarına göre yapılan test, ürünle tutarsız bir metne atıfta bulunan beyan ve gizli olduğu gerekçesiyle reddedilen teknik dosya gelir.

Sık görülen bir durum ise gizli taşeronluktur: bir fabrikanın dosyasını onaylarsınız, üretim komşu bir atölyeye kayar ve belgeler artık gönderilen malla örtüşmez. Gerçek bir numune üzerinde yapılan yükleme öncesi bir kontrol, bu kaymayı tespit eder.

Bu kusurların hiçbiri konteynerin varışından sonra düzeltilemez. Bunlar üretimden önce, yazılı olarak, teknik şartnamede ve satın alma sözleşmesinde ele alınır.

Dosya, ürün gibi sipariş edilir. Beklenen belgeleri teslim edilme zamanlarıyla birlikte teknik şartnamede listeleyin ve bunu bir ödeme koşulu haline getirin. Bakiyeden önce yapılan bir belge teslimi, sözlü bir vaadden daha değerlidir.

Hassas bir ürün için, lansmandan önce dosyayı bir laboratuvara veya bir uygunluk danışmanına inceletin. Bu inceleme, bir piyasadan geri çekmenin maliyetinin çok küçük bir kısmına mal olur.

Gümrükte, kanıtlayıcı belgesi olmayan bir ürün askıya alınabilir: makamlar serbest dolaşıma girişten önce ek belgeler talep eder ve yanıt verilmemesi blokajı uzatır. Ürün piyasaya sürüldükten sonra ise gözetim makamları dosyayı isteyebilir, değerlendirmeler yapabilir, düzeltici önlemler dayatabilir ve halka açık bir portal olan Avrupa hızlı uyarı portalı Safety Gate'te bir uyarı yayımlayabilir.

Yaptırımlar her üye devlet tarafından belirlenir: piyasadan çekme, geri çağırma, para cezaları. Buna bir geri çağırmanın, iadelerin, geri ödemelerin ve müşterilerinizin gözü önünde yürütülen bir kriz iletişiminin ticari maliyetleri de eklenir.

Eksiksiz bir dosya, ürünün uygunluğunu garanti etmez. Ancak dosyanın yokluğu savunmanızı çökertir: belge olmadan hiçbir şey kanıtlayamazsınız.

Sorva, Guangzhou'da yerinde Çince konuşan bir ekiple faaliyet gösteren bir komisyonculuk ve tedarik şirketidir. Teknik dosya konusunda siparişten önce devreye gireriz: Guangzhou'daki Çince konuşan ekibimiz fabrikadan tam dosyayı Çince olarak talep eder, her test raporunun sipariş edilen modelin referansını taşıdığını ve AB uygunluk beyanının doğru metinlere atıfta bulunduğunu kontrol eder, ardından dosya, numune ve gerçek ürün arasındaki tutarlılığı yeniden inceleriz. Eksik belge varsa, lansmandan önce fabrikayı tanınan bir laboratuvara yönlendiririz ve gönderilen malın dosyayla örtüştüğünü doğrulamak için yükleme öncesi kontrolü tamamlarız.

Çoğu durumda herhangi bir ücret ödemezsiniz: bizimle bir dosya açarsınız, malı sizin için pazarlığını yaparız ve fabrika çıkış kıymeti üzerinden bir komisyon alırız.