Documentazione tecnica prodotto: cosa deve detenere l'importatore

La documentazione tecnica non è una formalità commerciale. I testi europei di armonizzazione impongono al fabbricante di riunire e conservare un fascicolo che dimostri la conformità del suo prodotto: è il quadro comune della decisione n. 768/2008/CE, ripreso da ogni direttiva di prodotto, dalla direttiva macchine 2006/42/CE alla direttiva giocattoli 2009/48/CE.

Questo fascicolo ha interesse solo se è presentabile. Il regolamento (UE) 2019/1020 sulla vigilanza del mercato impone che un operatore economico stabilito nell'Unione possa rispondere alle autorità e fornire loro i documenti che dimostrano la conformità, entro un termine breve fissato dal testo. Dal 16 luglio 2021, senza un operatore raggiungibile nell'Unione, un prodotto coperto non può essere immesso sul mercato europeo.

All'importazione, il fabbricante si trova in Cina e l'operatore stabilito nell'Unione siete voi. La documentazione tecnica diventa affare vostro: non redigerla, ma detenerla oppure ottenerla su richiesta, senza ritardo.

Il contenuto minimo è fissato dal quadro comune europeo: il fascicolo descrive il prodotto e la sua fabbricazione, poi ne dimostra la conformità. Ogni documento assolve una funzione precisa, e l'insieme deve restare coerente da un documento all'altro.

Un fascicolo che si riduce a una foto del prodotto e a un certificato generico non è un fascicolo. La domanda da porre alla fabbrica non è « avete un certificato? » ma « mostratemi il fascicolo completo per questo modello ». Lo scarto tra le due risposte rivela se qualcuno ha realmente lavorato sulla conformità.

La regola generale sta in due righe. Il fabbricante riunisce e conserva la documentazione tecnica per dieci anni dopo l'immissione sul mercato del prodotto. L'importatore conserva una copia della dichiarazione UE di conformità a disposizione delle autorità, dieci anni come regola generale, e deve fornire i documenti che dimostrano la conformità quando un'autorità li richiede.

Non contate sulla memoria di una fabbrica a distanza di tre anni. I modelli escono dai cataloghi, i responsabili cambiano, gli archivi si azzerano. Conservate una vostra copia di ogni documento ricevuto, datata e collegata all'ordine e alla versione del prodotto: proforma, fattura, dichiarazione, rapporti di prova, scambi chiave.

La regola si inasprisce se ponete il prodotto sotto il vostro proprio marchio: siete allora trattati come il fabbricante, e siete voi a dover detenere il fascicolo tecnico completo, non solo una copia della dichiarazione.

I difetti si ripetono da un fascicolo all'altro. Primo difetto: un rapporto di prova generico, redatto per una famiglia di prodotti, senza riferimento al modello ordinato. Seguono la prova condotta secondo norme cinesi GB, che non dimostra nulla per il mercato europeo, la dichiarazione che cita un testo incoerente con il prodotto, e il fascicolo tecnico rifiutato con la motivazione che sarebbe riservato.

Un caso frequente resta il subappalto nascosto: convalidate il fascicolo di una fabbrica, la produzione parte in un laboratorio vicino, e i documenti non corrispondono più alla merce spedita. Un controllo prima del carico su campione reale individua questo scarto.

Nessuno di questi difetti si corregge dopo l'arrivo del container. Si affrontano prima della produzione, per iscritto, nel capitolato e nel contratto d'acquisto.

Il fascicolo si ordina come il prodotto. Elencate i documenti attesi nel capitolato, con il momento della loro consegna, e fatene una condizione di pagamento. Una consegna di documenti che precede il saldo ha più valore di una promessa verbale.

Per un prodotto sensibile, fate rileggere il fascicolo da un laboratorio o da un consulente in conformità prima del lancio. Questa rilettura costa una frazione di ciò che costa un ritiro dal mercato.

In dogana, un prodotto privo di giustificativi può essere sospeso: le autorità chiedono documenti complementari prima dell'immissione in libera pratica, e l'assenza di risposta prolunga il blocco. Una volta il prodotto sul mercato, le autorità di vigilanza possono esigere la documentazione, condurre valutazioni, imporre misure correttive e pubblicare un allarme su Safety Gate, il portale europeo di allarme rapido, ad accesso pubblico.

Le sanzioni sono fissate da ciascuno Stato membro: ritiro dal mercato, richiamo, ammende. Si aggiungono i costi commerciali di un richiamo, resi, rimborsi e una comunicazione di crisi, sotto gli occhi dei vostri clienti.

Un fascicolo completo non garantisce la conformità del prodotto. La sua assenza, invece, condanna la vostra difesa: senza documenti, non potete dimostrare nulla.

Sorva è una casa di intermediazione e sourcing con sede a Guangzhou, con un team sinofono sul posto. Sulla documentazione tecnica, interveniamo prima dell'ordine: il nostro team sinofono a Guangzhou richiede alla fabbrica il fascicolo completo in cinese, verifica che ogni rapporto di prova porti il riferimento del modello ordinato e che la dichiarazione UE di conformità citi i testi giusti, poi rileggiamo la coerenza tra il fascicolo, il campione e il prodotto reale. Se mancano dei documenti, facciamo avanzare la fabbrica verso un laboratorio riconosciuto prima del lancio, e chiudiamo il controllo prima del carico per confermare che la merce spedita corrisponda al fascicolo.

Nella maggior parte dei casi non pagate onorari: aprite un dossier con noi, noi negoziamo la merce per voi e prendiamo una commissione sul valore franco fabbrica.