Dokumentacja techniczna produktu: co musi posiadać importer

Dokumentacja techniczna nie jest formalnością handlową. Europejskie przepisy harmonizacyjne nakładają na producenta obowiązek zgromadzenia i przechowywania dokumentacji dowodzącej zgodności jego produktu: to wspólne ramy decyzji nr 768/2008/WE, przejęte przez każdą dyrektywę produktową, od dyrektywy maszynowej 2006/42/WE po dyrektywę zabawkową 2009/48/WE.

Ta dokumentacja ma znaczenie tylko wtedy, gdy można ją przedstawić. Rozporządzenie (UE) 2019/1020 w sprawie nadzoru rynku nakłada na podmiot gospodarczy mający siedzibę w Unii obowiązek udzielenia odpowiedzi władzom i dostarczenia dokumentów dowodzących zgodności, w krótkim terminie ustalonym przez ten akt. Od 16 lipca 2021 roku, bez dostępnego podmiotu w Unii, objęty regulacją produkt nie może zostać wprowadzony na rynek europejski.

Przy imporcie producent znajduje się w Chinach, a podmiotem mającym siedzibę w Unii są Państwo. Dokumentacja techniczna staje się Państwa sprawą: nie chodzi o jej sporządzenie, lecz o jej posiadanie lub uzyskanie na żądanie, bez zwłoki.

Minimalna zawartość jest ustalona przez wspólne ramy europejskie: dokumentacja opisuje produkt i jego wytwarzanie, a następnie dowodzi jego zgodności. Każdy element pełni określoną funkcję, a całość musi być spójna między dokumentami.

Dokumentacja ograniczona do zdjęcia produktu i ogólnego certyfikatu nie jest dokumentacją. Pytanie do zadania fabryce brzmi nie „czy mają Państwo certyfikat?”, lecz „proszę pokazać mi pełną dokumentację dla tego modelu”. Różnica między tymi dwiema odpowiedziami pokazuje, czy ktoś rzeczywiście zajął się zgodnością.

Ogólna zasada mieści się w dwóch zdaniach. Producent gromadzi i przechowuje dokumentację techniczną przez dziesięć lat od wprowadzenia produktu na rynek. Importer przechowuje kopię deklaracji zgodności UE do dyspozycji władz, co do zasady przez dziesięć lat, i musi dostarczyć dokumenty dowodzące zgodności, gdy zażąda tego organ władzy.

Nie liczcie na pamięć fabryki po trzech latach. Modele znikają z katalogów, osoby odpowiedzialne się zmieniają, archiwa są zerowane. Przechowujcie własny egzemplarz każdego otrzymanego dokumentu, opatrzony datą i powiązany z zamówieniem oraz wersją produktu: proformę, fakturę, deklarację, sprawozdania z badań, kluczową korespondencję.

Zasada zaostrza się, jeśli umieszczają Państwo produkt pod własną marką: są wówczas traktowani jak producent, i to Państwo muszą posiadać pełną dokumentację techniczną, nie tylko kopię deklaracji.

Wady powtarzają się z dokumentacji na dokumentację. Pierwsza wada: ogólne sprawozdanie z badań, sporządzone dla całej rodziny produktów, bez odniesienia do zamówionego modelu. Następnie pojawiają się badanie przeprowadzone według chińskich norm GB, które niczego nie dowodzi na rynku europejskim, deklaracja przywołująca przepis niespójny z produktem, oraz dokumentacja techniczna, której udostępnienia odmawia się pod pretekstem poufności.

Częstym przypadkiem pozostaje ukryte podzlecenie: zatwierdzają Państwo dokumentację jednej fabryki, a produkcja trafia do sąsiedniego warsztatu, przez co dokumenty przestają odpowiadać wysłanemu towarowi. Kontrola przed załadunkiem na rzeczywistej próbce wykrywa tę zamianę.

Żadna z tych wad nie da się skorygować po przyjeździe kontenera. Rozwiązuje się je przed produkcją, na piśmie, w zapytaniu ofertowym i w umowie zakupu.

Dokumentację zamawia się tak jak produkt. Wypiszcie oczekiwane dokumenty w zapytaniu ofertowym, wraz z terminem ich przekazania, i uczyńcie z tego warunek płatności. Przekazanie dokumentów poprzedzające zapłatę salda ma większą wartość niż ustna obietnica.

Dla produktu wrażliwego zlećcie sprawdzenie dokumentacji laboratorium lub doradcy ds. zgodności przed rozpoczęciem sprzedaży. Ta weryfikacja kosztuje ułamek tego, co kosztuje wycofanie z rynku.

Na granicy produkt bez uzasadniających dokumentów może zostać zawieszony: władze żądają dodatkowych dokumentów przed dopuszczeniem do obrotu, a brak odpowiedzi przedłuża blokadę. Gdy produkt trafi już na rynek, organy nadzoru rynku mogą zażądać dokumentacji, przeprowadzić oceny, nałożyć środki naprawcze i opublikować alert w systemie Safety Gate, europejskim publicznie dostępnym portalu wczesnego ostrzegania.

Sankcje ustala każde państwo członkowskie: wycofanie z rynku, akcja przypominająca, kary pieniężne. Dochodzą do tego koszty handlowe akcji przypominającej, zwrotów, refundacji i komunikacji kryzysowej, na oczach Państwa klientów.

Kompletna dokumentacja nie gwarantuje zgodności produktu. Jej brak natomiast przekreśla Państwa obronę: bez dokumentów niczego nie mogą Państwo udowodnić.

Sorva to dom brokerski i sourcingowy z siedzibą w Guangzhou, z chińskojęzycznym zespołem na miejscu. W zakresie dokumentacji technicznej działamy przed zamówieniem: nasz chińskojęzyczny zespół w Guangzhou żąda od fabryki pełnej dokumentacji po chińsku, sprawdza, czy każde sprawozdanie z badań nosi referencję zamówionego modelu i czy deklaracja zgodności UE przywołuje właściwe przepisy, a następnie weryfikujemy spójność między dokumentacją, próbką a rzeczywistym produktem. Jeśli brakuje dokumentów, kierujemy fabrykę do uznanego laboratorium jeszcze przed rozpoczęciem sprzedaży, i zamykamy proces kontrolą przed załadunkiem, by potwierdzić, że wysłany towar odpowiada dokumentacji.

W większości przypadków nie płacą Państwo honorarium: otwierają Państwo z nami dossier, my negocjujemy towar w Państwa imieniu i pobieramy prowizję od wartości loco fabryka.