RFQ: значение, съдържание и разлика с RFI и RFP

RFQ е абревиатура на английското request for quotation, което се превежда като искане за оферта или искане за котировка. Означава документа, често една страница или кратък формуляр, чрез който купувач разпитва един или няколко доставчика за цената, срока и производствените условия на артикул, чиито спецификации вече са установени. Според Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS), британския професионален институт, еталон за професиите в снабдяването, в процес на eSourcing искането за оферта се състои в изпращане до избраните доставчици на формуляри, изискващи всичките им цени и услуги; тази стъпка настъпва, след като спецификациите и документацията на нуждата вече са изготвени, на предходния етап на покана за оферти.

Думата „котировка“, в търговски смисъл, обозначава числово изразена цена, предложена от доставчик за определена услуга. Искане за оферта следователно не е искане на идеи, нито отворена консултация относно начина на удовлетворяване на нужда: то предполага, че купувачът вече знае какво иска да произведе и че търси единствено да сравни цени и условия на обща основа. Именно това отличава RFQ от другите две абревиатури, с които често се бърка, RFI и RFP, описани по-долу подробно.

RFQ струва само толкова, колкото уточнява. Доставчик, който получава неясно описание, остойностява въз основа на хипотези, които сам избира, обикновено в своя полза, или изпраща обратно въпрос за уточнение, което забавя отговора. Двама доставчици, всеки отговарящ по собствените си хипотези, не произвеждат сравними цени, дори двете числа да изглеждат близки на хартия.

Минималната основа покрива описанието на продукта и употребата му, измеримите спецификации, материал, размери, толеранси, финиши, предвидените количества, опаковката, инкотермса и страната на местоназначение, както и очаквания производствен срок. Всеки пропуснат елемент се превръща в избор, който доставчикът ще направи вместо вас, без да го каже.

RFI, request for information, искане за информация, служи за картографиране на пазар, преди да се знае точно какво да се купи: то разпитва потенциални доставчици за капацитета, сертификатите и препоръките им, без все още да иска твърда цена. RFP, request for proposal, искане за предложение, се използва, когато нуждата е поставена, но решението остава отворено: доставчикът трябва да предложи собствения си метод, график и средства, не само число. RFQ, от своя страна, предполага, че спецификациите вече са определени и иска само цена, срок и условия.

При сложна покупка класическата последователност минава от RFI към RFP, а после към RFQ, като всеки етап стеснява кръга на консултираните доставчици. За покупка на стандартен или повтарящ се промишлен продукт наблюдаваната практика в индустриалното снабдяване преминава директно към RFQ, щом техническото задание е написано, без официално RFI или RFP: това е най-честата ситуация за производствена поръчка в Китай.

Ефективно искане за оферта се събира на една страница и се чете като номериран документ, не като имейл, написан на поток от мисли. Номериран списък се възпроизвежда точка по точка в отговора на доставчика, което прави видими елементите, които той не е обработил. Ето обичайно възприемания ред:

По форма, работете от една-единствена датирана еталонна версия и изпращайте същата версия на всички консултирани доставчици. Различен инкотермс от доставчик на доставчик, или количество, което варира от изпращане на изпращане, прави крайното сравнение неизползваемо.

RFQ не е нито поръчка, нито ангажимент за покупка, а котировката, която предизвиква, не обвързва доставчика повече, преди да бъде приета от купувача. Във френското право офертата остава обикновено търговско предложение на професионалиста, докато клиентът не я приеме; самото приемане обаче представлява ангажимент за двете страни. Принципът е сравним за искане за оферта, отправено към доставчик в чужбина: нищо не задължава доставчика, който отговаря, да поддържа цената си безкрайно, и нищо не задължава купувача да поръча въз основа на обикновена получена котировка.

Поръчката се формализира на следващата стъпка, чрез проформа фактура, която възпроизвежда договорената цена, минималната поръчка, условията на плащане и срока. Смесването на RFQ с ангажимент, в едната или другата посока, е най-честият източник на недоразумения между купувач и доставчик, които установяват в хода на разговора, че не са говорили за един и същ документ.

Първата грешка се състои в изпращане на непълно искане, мислейки, че доставчикът сам ще зададе правилните въпроси: някои го правят, други остойностяват сходен продукт, без да го сигнализират, а разликата се открива едва в производството. Втората грешка е да се оставят хипотезите да варират от доставчик на доставчик, количество, инкотермс или опаковка, което прави сравнението безполезно, дори всички отговори да пристигнат.

Третата грешка засяга обема: изкуственото завишаване на обявеното количество за получаване на по-добра цена произвежда остойностяване, което никога няма да се реализира, а доставчик, свикнал с този тип искания, накрая го предвижда в маржовете си. Последната грешка, по-дискретна, се състои в непосочване на страната на местоназначение: приложимата регулаторна рамка, а следователно и някои разходи за привеждане в съответствие, зависят пряко от нея.

Sorva е брокерска и снабдителна къща, действаща между Европа и Китай. Нашият китайскоговорящ екип в Гуанджоу помага за оформянето на искане за оферта преди изпращането му, преглежда вече получени от фабрика котировки, за да провери какво реално остойностяват, и може да проведе пълно търсене на доставчици, когато RFQ трябва да се отправи към няколко проверени цеха, а не към един-единствен.

В повечето случаи не плащате хонорари: откривате досие, ние договаряме стоката за вас и вземаме комисиона върху стойността ѝ франко завод. Отворете досие с вашия продукт, дори под формата на чернова, и ще ви кажем как да структурирате искането, което да изпратите.