RFQ: significado, contenido y diferencia con RFI y RFP

RFQ es la abreviatura del inglés request for quotation, que se traduce como solicitud de cotización o solicitud de presupuesto. Designa el documento, a menudo una página o un formulario breve, mediante el cual un comprador pregunta a uno o varios proveedores por el precio, el plazo y las condiciones de producción de un artículo cuyas especificaciones ya están fijadas. Según el Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS), el instituto profesional británico de referencia para las profesiones de compras, en un proceso de eSourcing, la solicitud de cotización consiste en enviar a los proveedores seleccionados formularios que piden el conjunto de sus precios y prestaciones; esta etapa llega una vez que las especificaciones y la documentación de la necesidad ya se han redactado, en la etapa anterior de licitación.

La palabra cotización, en sentido comercial, designa un precio cifrado propuesto por un proveedor para una prestación definida. Una solicitud de cotización no es, por tanto, una petición de ideas ni una consulta abierta sobre la manera de responder a una necesidad: supone que el comprador ya sabe qué quiere producir, y que busca únicamente comparar precios y condiciones sobre una base común. Esto es lo que distingue al RFQ de las otras dos siglas con las que a menudo se confunde, RFI y RFP, detalladas más adelante.

Un RFQ solo vale por lo que precisa. Un proveedor que recibe una descripción vaga cotiza sobre hipótesis que elige él mismo, en general a su favor, o devuelve una pregunta de aclaración que retrasa la respuesta. Dos proveedores que responden cada uno sobre sus propias hipótesis no producen precios comparables, aunque las dos cifras parezcan cercanas sobre el papel.

El mínimo indispensable cubre la descripción del producto y su uso, las especificaciones medibles, material, dimensiones, tolerancias, acabados, las cantidades previstas, el embalaje, el incoterm y el país de destino, así como el plazo de producción esperado. Cada elemento que se deja de lado se convierte en una decisión que el proveedor tomará en su lugar, sin decirlo.

Un RFI, request for information, solicitud de información, sirve para cartografiar un mercado antes de saber con precisión qué comprar: pregunta a proveedores potenciales por sus capacidades, sus certificaciones, sus referencias, sin pedir todavía un precio firme. Un RFP, request for proposal, solicitud de propuesta, se usa cuando la necesidad está planteada pero la solución sigue abierta: el proveedor debe proponer su propio método, su calendario y sus medios, no solo una cifra. El RFQ, por su parte, supone que las especificaciones ya están fijadas y solo pide un precio, un plazo y unas condiciones.

En una compra compleja, la secuencia clásica va del RFI al RFP y después al RFQ, y cada etapa reduce el campo de proveedores consultados. Para una compra de producto manufacturado estándar o repetido, la práctica observada en el sourcing industrial salta directamente al RFQ en cuanto el pliego de condiciones está escrito, sin pasar por un RFI o un RFP formales: es la situación más frecuente para un pedido de producción en China.

Una solicitud de presupuesto eficaz cabe en una página y se lee como un documento numerado, no como un correo redactado sobre la marcha. Una lista numerada se retoma punto por punto en la respuesta del proveedor, lo que hace visibles los elementos que no ha tratado. Este es el orden habitualmente utilizado:

En cuanto a la forma, trabaje a partir de una versión de referencia única, fechada, y envíe la misma versión a todos los proveedores consultados. Un incoterm distinto de un proveedor a otro, o una cantidad que varía de un envío a otro, hace que la comparación final resulte inutilizable.

Un RFQ no es ni un pedido ni un compromiso de compra, y la cotización que provoca no compromete más al proveedor antes de su aceptación por el comprador. En el derecho francés, un presupuesto sigue siendo una simple propuesta comercial del profesional mientras el cliente no lo haya aceptado; la aceptación, en cambio, sí compromete a ambas partes. El principio es comparable para una solicitud de presupuesto dirigida a un proveedor en el extranjero: nada obliga al proveedor que responde a mantener su precio indefinidamente, y nada obliga al comprador a pedir sobre la base de una simple cotización recibida.

El pedido se formaliza en la etapa siguiente, en una factura proforma que recoge el precio negociado, el mínimo de pedido, las condiciones de pago y el plazo. Confundir el RFQ con un compromiso, en un sentido o en otro, es la fuente más frecuente de malentendidos entre un comprador y un proveedor que descubren durante la conversación que no estaban hablando del mismo documento.

El primer error consiste en enviar una solicitud incompleta pensando que el proveedor hará las preguntas correctas por sí mismo: algunos lo hacen, otros cotizan un producto parecido sin señalarlo, y la diferencia solo se descubre en producción. El segundo error es hacer variar las hipótesis de un proveedor a otro, cantidad, incoterm o embalaje, lo que deja la comparación sin valor aunque lleguen todas las respuestas.

El tercer error afecta al volumen: inflar artificialmente la cantidad anunciada para obtener un mejor precio produce una cotización que nunca se materializará, y un proveedor acostumbrado a este tipo de solicitud acaba anticipándolo en sus márgenes. El último error, más discreto, consiste en no precisar el país de destino: el marco normativo aplicable, y por tanto ciertos costes de puesta en conformidad, dependen directamente de él.

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