RFQ:含义、内容以及与RFI、RFP的区别

RFQ是英文request for quotation的缩写,译为询价单或询价请求。它指的是一份文件,通常只有一页或是一份简短表格,买方借此向一家或多家供应商询问规格已经确定的某件产品的价格、交期和生产条件。据英国采购与供应专业机构CIPS(Chartered Institute of Procurement and Supply)介绍,在电子寻源流程中,询价是指向选定的供应商发送表格,要求提供其全部价格和服务条件;这一步骤是在需求规格和文档已在上一阶段的招标环节完成撰写之后才进行的。

商业意义上的"报价"一词,指供应商针对已确定的服务给出的具体价格。因此,询价单并不是征求创意,也不是就如何满足某项需求进行开放式咨询:它意味着买方已经清楚自己要生产什么,只是想在统一基础上比较价格和条件。这正是RFQ与另外两个常被混淆的缩写RFI和RFP的区别所在,详见下文。

一份RFQ的价值,完全取决于它写得有多具体。收到含糊描述的供应商,会按照自己选定的假设来报价,通常是有利于自己的假设,或者反过来提出澄清问题,从而拖延回复。两家供应商各自按自己的假设作答,即便两个数字看起来相近,也不构成可比较的报价。

最基本的内容应涵盖:产品描述及其用途,材质、尺寸、公差、表面处理等可衡量的规格,预计的数量,包装、贸易术语和目的地国家,以及预期的生产周期。任何被遗漏的要素,都会变成一个供应商替您做出、却不会告诉您的选择。

RFI(request for information,信息征询)用于在尚未确定具体要采购什么之前,先摸清市场情况:它向潜在供应商询问其产能、认证资质、过往案例,但尚不涉及正式报价。RFP(request for proposal,方案征询)用于需求已经明确、但解决方案仍开放的情况:供应商需要提出自己的方法、时间表和资源,而不仅仅是一个数字。RFQ则默认规格已经确定,只需要一个价格、一个交期和相应条件。

在复杂采购中,常见的顺序是从RFI到RFP再到RFQ,每一步都会进一步缩小被咨询供应商的范围。而对于标准化或重复性的制成品采购,工业寻源的实际做法是,一旦需求书写好就直接跳到RFQ阶段,不再走正式的RFI或RFP环节:这正是在中国下生产订单最常见的情形。

一份有效的询价单应控制在一页之内,并以带编号的条目形式呈现,而不是像随手写的邮件那样。带编号的清单便于供应商在回复中逐条对应,从而清楚看出他没有回应哪些内容。以下是常见的编排顺序:

在形式上,请从一份注明日期的唯一参考版本出发,并把同一版本发给所有被咨询的供应商。如果不同供应商拿到的贸易术语不一样,或者不同发货批次的数量各不相同,最终的比较就会失去意义。

RFQ既不是订单,也不构成采购承诺,由此引发的报价在买方接受之前,同样不会对供应商产生更多约束。根据法国法律,报价单在客户接受之前,始终只是专业经营者提出的一份普通商业建议;而一旦接受,便对双方产生约束力。对于发给海外供应商的询价单而言,原理是类似的:供应商回复的价格,并不要求其无限期维持;而买方也没有义务仅凭一份收到的报价就下单。

订单是在下一阶段正式确定的,通常体现在一份形式发票上,其中重申已协商的价格、最小起订量、付款条件和交期。把RFQ与承诺混为一谈,无论是哪一方产生这种误解,都是买方与供应商在讨论过程中才发现彼此说的不是同一份文件的最常见原因。

第一个常见错误,是发出一份不完整的询价单,以为供应商会主动问出正确的问题:有些供应商确实会这样做,但另一些则会在不告知的情况下,按照相近的产品来报价,直到进入生产阶段才发现差异。第二个错误是让不同供应商依据的假设各不相同,数量、贸易术语或包装因供应商而异,即便所有回复都收到了,比较也毫无意义。

第三个错误与数量有关:人为夸大所声明的数量以换取更好的价格,得到的报价永远不会真正兑现,而习惯了这类询价方式的供应商,最终会把这一点提前算进自己的利润空间。最后一个更隐蔽的错误,是没有说明目的地国家:适用的法规框架,进而某些合规成本,都直接取决于这一信息。

Sorva 是一家活跃于欧洲与中国之间的贸易与寻源公司。我们广州的中文团队会在询价单发出之前协助制定内容,复核已收到的工厂报价以确认其实际涵盖的内容,并在RFQ需要发给多家经核实的工厂而非单一供应商时,提供完整版供应商搜索服务。

在大多数情况下,您无需支付服务费:您开立一个项目,由我们为您与工厂议价,并从出厂价货值中收取一笔佣金。把您的产品资料发给我们,哪怕只是草稿形式,我们会告诉您如何组织这份询价单。