RFQ: Bedeutung, Inhalt und Unterschied zu RFI und RFP

RFQ ist die Abkürzung des englischen request for quotation, übersetzt als Angebotsanfrage oder Preisanfrage. Es bezeichnet das Dokument, oft eine Seite oder ein kurzes Formular, mit dem ein Käufer einen oder mehrere Lieferanten zu Preis, Frist und Produktionsbedingungen eines Artikels befragt, dessen Spezifikationen bereits feststehen. Laut dem Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS), dem britischen Berufsverband für Einkaufsberufe, besteht die Angebotsanfrage in einem eSourcing-Prozess darin, den ausgewählten Lieferanten Formulare zu senden, die nach ihrem gesamten Preis- und Leistungsangebot fragen; dieser Schritt erfolgt, nachdem die Spezifikationen und die Bedarfsdokumentation bereits in der vorangehenden Ausschreibungsphase erstellt wurden.

Das Wort Kotierung, im kaufmännischen Sinne, bezeichnet einen von einem Lieferanten für eine definierte Leistung vorgeschlagenen bezifferten Preis. Eine Angebotsanfrage ist also weder eine Ideenanfrage noch eine offene Konsultation über die Art, einen Bedarf zu erfüllen: Sie setzt voraus, dass der Käufer bereits weiß, was er produzieren lassen will, und dass er nur Preise und Bedingungen auf einer gemeinsamen Grundlage vergleichen möchte. Genau das unterscheidet den RFQ von den beiden anderen Kürzeln, mit denen er oft verwechselt wird, RFI und RFP, die weiter unten beschrieben werden.

Ein RFQ ist nur so gut wie das, was er präzisiert. Ein Lieferant, der eine vage Beschreibung erhält, kalkuliert auf Basis von Annahmen, die er selbst wählt, in der Regel zu seinem Vorteil, oder stellt eine Klärungsfrage, die die Antwort verzögert. Zwei Lieferanten, die jeweils auf ihren eigenen Annahmen antworten, liefern keine vergleichbaren Preise, selbst wenn die beiden Zahlen auf dem Papier nahe beieinander liegen.

Das Mindestgerüst umfasst die Beschreibung des Produkts und seiner Verwendung, die messbaren Spezifikationen, Material, Maße, Toleranzen, Oberflächen, die geplanten Mengen, die Verpackung, den Incoterm und das Bestimmungsland sowie die erwartete Produktionsfrist. Jedes weggelassene Element wird zu einer Entscheidung, die der Lieferant an Ihrer Stelle trifft, ohne es zu sagen.

Ein RFI, request for information, Informationsanfrage, dient dazu, einen Markt zu erfassen, bevor genau feststeht, was gekauft werden soll: Er befragt potenzielle Lieferanten zu ihren Kapazitäten, Zertifizierungen und Referenzen, ohne bereits einen festen Preis zu verlangen. Ein RFP, request for proposal, Angebotsaufforderung, wird verwendet, wenn der Bedarf feststeht, aber die Lösung offen bleibt: Der Lieferant muss seine eigene Methode, seinen Zeitplan und seine Mittel vorschlagen, nicht nur eine Zahl. Der RFQ dagegen setzt voraus, dass die Spezifikationen bereits feststehen, und verlangt nur noch einen Preis, eine Frist und Bedingungen.

Bei einem komplexen Einkauf verläuft die klassische Abfolge vom RFI über den RFP zum RFQ, wobei jede Stufe den Kreis der befragten Lieferanten verengt. Bei standardisierten oder wiederholten Fertigprodukten springt die in der industriellen Beschaffung beobachtete Praxis direkt zum RFQ, sobald das Lastenheft geschrieben ist, ohne einen formellen RFI oder RFP zu durchlaufen: Das ist die häufigste Situation für eine Produktionsbestellung in China.

Eine wirksame Preisanfrage passt auf eine Seite und liest sich wie ein durchnummeriertes Dokument, nicht wie eine spontan verfasste E-Mail. Eine nummerierte Liste wird in der Antwort des Lieferanten Punkt für Punkt aufgegriffen, was sichtbar macht, welche Elemente er nicht behandelt hat. Hier die üblicherweise verwendete Reihenfolge:

Arbeiten Sie formal mit einer einzigen, datierten Referenzversion und senden Sie dieselbe Version an alle befragten Lieferanten. Ein von Lieferant zu Lieferant unterschiedlicher Incoterm oder eine von Sendung zu Sendung variierende Menge macht den abschließenden Vergleich unbrauchbar.

Ein RFQ ist weder eine Bestellung noch eine Kaufverpflichtung, und das dadurch ausgelöste Angebot verpflichtet den Lieferanten nicht stärker, bevor es vom Käufer angenommen wird. Nach französischem Recht bleibt ein Kostenvoranschlag ein bloßer kommerzieller Vorschlag des Unternehmers, solange der Kunde ihn nicht angenommen hat; die Annahme wiederum begründet eine Verpflichtung für beide Parteien. Das Prinzip ist bei einer an einen ausländischen Lieferanten gerichteten Preisanfrage vergleichbar: Nichts verpflichtet den antwortenden Lieferanten, seinen Preis unbegrenzt aufrechtzuerhalten, und nichts verpflichtet den Käufer, auf Grundlage eines bloß erhaltenen Angebots zu bestellen.

Die Bestellung wird im nächsten Schritt formalisiert, mit einer Proforma-Rechnung, die den ausgehandelten Preis, die Mindestbestellmenge, die Zahlungsbedingungen und die Frist enthält. Den RFQ mit einer Verpflichtung zu verwechseln, in die eine oder andere Richtung, ist die häufigste Quelle von Missverständnissen zwischen einem Käufer und einem Lieferanten, die im Laufe des Gesprächs feststellen, dass sie nicht über dasselbe Dokument sprachen.

Der erste Fehler besteht darin, eine unvollständige Anfrage zu senden, in der Annahme, der Lieferant werde von selbst die richtigen Fragen stellen: Manche tun das, andere kalkulieren ein ähnliches Produkt, ohne es zu melden, und die Abweichung wird erst in der Produktion entdeckt. Der zweite Fehler besteht darin, die Annahmen von Lieferant zu Lieferant variieren zu lassen, Menge, Incoterm oder Verpackung, was den Vergleich wertlos macht, selbst wenn alle Antworten eintreffen.

Der dritte Fehler betrifft das Volumen: Die angekündigte Menge künstlich aufzublähen, um einen besseren Preis zu erzielen, führt zu einer Kalkulation, die sich nie verwirklicht, und ein an diese Art von Anfrage gewöhnter Lieferant antizipiert das irgendwann in seinen Margen. Der letzte, unauffälligere Fehler besteht darin, das Bestimmungsland nicht anzugeben: Der anwendbare Rechtsrahmen und damit bestimmte Konformitätskosten hängen direkt davon ab.

Sorva ist ein Vermittlungs- und Sourcing-Haus, das zwischen Europa und China tätig ist. Unser chinesischsprachiges Team in Guangzhou hilft, eine Preisanfrage vor dem Versand zu strukturieren, prüft bereits von einer Fabrik erhaltene Angebote, um zu klären, was sie tatsächlich kalkulieren, und kann eine vollständige Lieferantensuche durchführen, wenn der RFQ an mehrere geprüfte Werkstätten statt an eine einzige gerichtet werden soll.

In den meisten Fällen zahlen Sie kein Honorar: Sie eröffnen einen Vorgang, wir verhandeln die Ware für Sie und nehmen eine Provision auf ihren Wert ab Werk. Eröffnen Sie einen Vorgang mit Ihrem Produkt, auch nur als Entwurf, und wir sagen Ihnen, wie die zu versendende Anfrage zu strukturieren ist.