RFQ: betekenis, inhoud en verschil met RFI en RFP

RFQ is de afkorting van het Engelse request for quotation, vertaald als offerteaanvraag of prijsaanvraag. Het duidt het document aan, vaak een pagina of een kort formulier, waarmee een koper een of meerdere leveranciers ondervraagt over de prijs, de termijn en de productievoorwaarden van een artikel waarvan de specificaties al vastliggen. Volgens het Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS), het toonaangevende Britse beroepsinstituut voor inkoopberoepen, bestaat de offerteaanvraag er in een eSourcing-proces in om aan de geselecteerde leveranciers formulieren te sturen die al hun prijzen en diensten opvragen; deze stap vindt plaats zodra de specificaties en de documentatie van de behoefte al zijn opgesteld, in de voorgaande stap van de aanbesteding.

Het woord offerte, in commerciële zin, duidt een becijferde prijs aan die door een leverancier wordt voorgesteld voor een bepaalde dienst. Een offerteaanvraag is dus geen vraag om ideeën, noch een open raadpleging over de manier waarop een behoefte moet worden ingevuld: ze veronderstelt dat de koper al weet wat hij wil laten produceren, en dat hij enkel prijzen en voorwaarden op een gemeenschappelijke basis wil vergelijken. Dit onderscheidt het RFQ van de twee andere afkortingen waarmee het vaak wordt verward, RFI en RFP, verder beschreven.

Een RFQ is enkel zo waardevol als wat het preciseert. Een leverancier die een vage beschrijving ontvangt, becijfert op basis van veronderstellingen die hij zelf kiest, doorgaans in zijn eigen voordeel, of stuurt een verduidelijkingsvraag terug die het antwoord vertraagt. Twee leveranciers die elk op basis van hun eigen veronderstellingen antwoorden, leveren geen vergelijkbare prijzen op, ook al lijken beide cijfers op papier dicht bij elkaar te liggen.

De minimale basis omvat de beschrijving van het product en het gebruik ervan, de meetbare specificaties (materiaal, afmetingen, toleranties, afwerkingen), de beoogde hoeveelheden, de verpakking, de Incoterm en het bestemmingsland, evenals de verwachte productietermijn. Elk element dat wordt weggelaten, wordt een keuze die de leverancier in uw plaats maakt, zonder het te zeggen.

Een RFI, request for information, informatieaanvraag, dient om een markt in kaart te brengen vóór precies te weten wat te kopen: ze ondervraagt potentiële leveranciers over hun capaciteiten, hun certificeringen, hun referenties, zonder al een vaste prijs te vragen. Een RFP, request for proposal, voorstelaanvraag, wordt gebruikt wanneer de behoefte is vastgesteld maar de oplossing open blijft: de leverancier moet zijn eigen methode, zijn planning en zijn middelen voorstellen, niet enkel een cijfer. Het RFQ veronderstelt dan weer dat de specificaties al vastliggen en vraagt enkel nog een prijs, een termijn en voorwaarden.

Bij een complexe aankoop verloopt de klassieke reeks van RFI naar RFP en vervolgens naar RFQ, waarbij elke stap het veld van geraadpleegde leveranciers versmalt. Voor de aankoop van een standaard of herhaald vervaardigd product springt de praktijk in de industriële sourcing rechtstreeks naar het RFQ zodra het lastenboek is geschreven, zonder een formeel RFI of RFP: dat is de meest voorkomende situatie voor een productiebestelling in China.

Een doeltreffende prijsaanvraag past op één pagina en leest als een genummerd document, niet als een e-mail die op het gevoel is geschreven. Een genummerde lijst wordt punt per punt overgenomen in het antwoord van de leverancier, wat de niet-behandelde elementen zichtbaar maakt. Hier is de gebruikelijke volgorde:

Wat de vorm betreft, werkt u vanuit één enkele, gedateerde referentieversie, en stuurt u dezelfde versie naar alle geraadpleegde leveranciers. Een Incoterm die verschilt van leverancier tot leverancier, of een hoeveelheid die van zending tot zending varieert, maakt de uiteindelijke vergelijking onbruikbaar.

Een RFQ is noch een bestelling, noch een aankoopverbintenis, en de offerte die het uitlokt, verbindt de leverancier niet verder vóór ze door de koper wordt aanvaard. Naar Frans recht blijft een offerte een eenvoudig commercieel voorstel van de professional zolang de klant het niet heeft aanvaard; de aanvaarding daarentegen geldt als verbintenis voor beide partijen. Het principe is vergelijkbaar voor een prijsaanvraag gericht aan een buitenlandse leverancier: niets verplicht de antwoordende leverancier zijn prijs onbeperkt aan te houden, en niets verplicht de koper te bestellen op basis van een eenvoudig ontvangen offerte.

De bestelling wordt geformaliseerd in de volgende stap, op een proforma-factuur die de onderhandelde prijs, de minimale bestelhoeveelheid, de betalingsvoorwaarden en de termijn overneemt. Het RFQ verwarren met een verbintenis, in de ene of de andere richting, is de meest voorkomende bron van misverstanden tussen een koper en een leverancier die tijdens het gesprek ontdekken dat ze niet over hetzelfde document spraken.

De eerste fout bestaat erin een onvolledige aanvraag te sturen in de veronderstelling dat de leverancier zelf de juiste vragen zal stellen: sommigen doen dat, anderen becijferen een verwant product zonder het te melden, en het verschil komt pas tijdens de productie aan het licht. De tweede fout is de veronderstellingen van leverancier tot leverancier te laten variëren, hoeveelheid, Incoterm of verpakking, wat de vergelijking waardeloos maakt, zelfs als alle antwoorden binnenkomen.

De derde fout betreft het volume: de aangekondigde hoeveelheid kunstmatig opblazen om een betere prijs te krijgen, levert een becijfering op die nooit werkelijkheid wordt, en een leverancier die aan dit soort aanvraag gewend is, anticipeert dit uiteindelijk in zijn marges. De laatste, meer subtiele fout bestaat erin het bestemmingsland niet te preciseren: het toepasselijke reglementaire kader, en dus bepaalde conformiteitskosten, hangen daar rechtstreeks van af.

Sorva is een makelaars- en sourcinghuis actief tussen Europa en China. Ons Chinees sprekende team in Guangzhou helpt een prijsaanvraag te kaderen vóór verzending, herleest reeds van een fabriek ontvangen offertes om te controleren wat ze werkelijk becijferen, en kan een volledige leveranciersopzoeking uitvoeren wanneer het RFQ naar meerdere gecontroleerde werkplaatsen moet worden gestuurd in plaats van naar één enkele.

In de meeste gevallen betaalt u geen erelonen: u opent een dossier, wij onderhandelen de goederen voor u en wij nemen een commissie op de waarde af fabriek. Open een dossier met uw product, zelfs in de vorm van een ruwe schets, en wij zeggen u hoe u de te verzenden aanvraag moet structureren.