RFQ: значення, зміст і відмінність від RFI та RFP

RFQ · скорочення від англійського request for quotation, що перекладається як запит на комерційну пропозицію чи запит ціни. Це документ, часто одна сторінка чи коротка форма, яким покупець запитує одного чи кількох постачальників про ціну, строк і умови виробництва товару, специфікації якого вже визначені. За версією Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS), провідного британського професійного інституту у сфері закупівель, у процесі eSourcing запит на комерційну пропозицію полягає у надсиланні обраним постачальникам форм із запитом усіх їхніх цін і послуг; цей етап настає вже після того, як специфікації та документація потреби були складені на попередньому етапі тендеру.

Слово котирування, у комерційному значенні, позначає ціну, запропоновану постачальником за визначену послугу. Запит комерційної пропозиції, отже, не є запитом ідей чи відкритою консультацією щодо способу задоволення потреби: він передбачає, що покупець уже знає, що хоче виробляти, і шукає лише порівняти ціни та умови на спільній основі. Саме це відрізняє RFQ від двох інших абревіатур, з якими його часто плутають, RFI та RFP, докладніше про які нижче.

RFQ вартий рівно стільки, скільки в ньому уточнено. Постачальник, який отримує розпливчастий опис, оцінює на основі власних припущень, зазвичай на свою користь, або надсилає уточнювальне питання, яке затримує відповідь. Два постачальники, які відповідають кожен на власних припущеннях, не дають порівнянних цін, навіть якщо обидві цифри на папері здаються близькими.

Мінімальна база охоплює опис товару та його призначення, вимірювані специфікації, матеріал, розміри, допуски, оздоблення, передбачувані кількості, упаковку, Incoterm і країну призначення, а також очікуваний строк виробництва. Кожен пропущений елемент стає рішенням, яке постачальник прийме за вас, не повідомляючи про це.

RFI, request for information, запит інформації, служить для картографування ринку, перш ніж точно знати, що купувати: він запитує потенційних постачальників про їхні можливості, сертифікації, референс-листи, ще не вимагаючи твердої ціни. RFP, request for proposal, запит пропозиції, використовується, коли потреба визначена, але рішення залишається відкритим: постачальник має запропонувати власний метод, графік і ресурси, а не лише цифру. RFQ, натомість, передбачає, що специфікації вже зафіксовані, і вимагає лише ціну, строк та умови.

У складній закупівлі класична послідовність іде від RFI до RFP, а потім до RFQ, кожен етап звужує коло опитаних постачальників. Для закупівлі стандартного чи повторюваного промислового товару практика промислового сорсингу переходить одразу до RFQ, щойно технічне завдання написане, без формального RFI чи RFP: це найпоширеніша ситуація для замовлення виробництва в Китаї.

Ефективний запит ціни вміщується на одну сторінку і читається як пронумерований документ, а не як лист, написаний на льоту. Нумерований список постачальник опрацьовує пункт за пунктом у своїй відповіді, що робить видимими елементи, які він не розглянув. Ось звичний порядок:

Щодо форми, працюйте з єдиної датованої еталонної версії і надсилайте однакову версію всім опитаним постачальникам. Incoterm, що відрізняється від одного постачальника до іншого, або кількість, яка змінюється від відправки до відправки, робить фінальне порівняння непридатним.

RFQ не є ні замовленням, ні зобов'язанням купити, і котирування, яке він викликає, не зобов'язує постачальника більше, ніж до його прийняття покупцем. За французьким правом комерційна пропозиція залишається простою комерційною пропозицією професіонала, доки клієнт її не прийняв; саме прийняття вже зобов'язує обидві сторони. Принцип подібний для запиту ціни, надісланого постачальнику за кордоном: ніщо не зобов'язує постачальника, який відповідає, тримати свою ціну необмежено довго, і ніщо не зобов'язує покупця замовляти на основі простого отриманого котирування.

Замовлення оформлюється на наступному етапі, на проформі-інвойсі, яка фіксує узгоджену ціну, мінімальну партію, умови оплати і строк. Плутанина RFQ із зобов'язанням, в один бік чи в інший, є найпоширенішим джерелом непорозумінь між покупцем і постачальником, які виявляють у ході обговорення, що йшлося не про один і той самий документ.

Перша помилка полягає в надсиланні неповного запиту з думкою, що постачальник сам поставить правильні питання: одні так і роблять, інші оцінюють схожий товар, не повідомляючи про це, і розбіжність виявляється лише у виробництві. Друга помилка · це варіювання припущень від одного постачальника до іншого: кількості, Incoterm чи упаковки, що робить порівняння марним, навіть якщо всі відповіді надійшли.

Третя помилка стосується обсягу: штучне завищення заявленої кількості заради кращої ціни дає розрахунок, який ніколи не реалізується, а постачальник, звичний до таких запитів, зрештою враховує це у своїй маржі. Остання помилка, менш очевидна, полягає в тому, щоб не уточнити країну призначення: від неї безпосередньо залежить застосовна регуляторна база, а отже, і певні витрати на приведення у відповідність.

Sorva · дім брокериджу та сорсингу, що працює між Європою і Китаєм. Наша китайськомовна команда в Гуанчжоу допомагає сформулювати запит ціни перед його надсиланням, перечитує вже отримані котирування заводу, щоб перевірити, що вони насправді оцінюють, і може провести повний пошук постачальників, коли RFQ потрібно надіслати кільком перевіреним цехам, а не одному.

У більшості випадків ви не платите гонорар: ви відкриваєте справу, ми ведемо переговори щодо товару від вашого імені і беремо комісію з його вартості на умовах франко-завод. Відкрийте справу зі своїм товаром, навіть у вигляді чернетки, і ми підкажемо, як структурувати запит для надсилання.