Четене на китайска проформа фактура: ред по ред

Проформа фактурата, често съкращавана PI за proforma invoice, е предварителна фактура. Тя описва поръчката преди нейния старт: продукт, количества, единични цени, условия за доставка, начини на плащане. Тя служи за задействане на депозита, за откриване на банково досие или акредитив, понякога за съставяне на вносно досие. Тя не регистрира никаква продажба и не влиза в никакво счетоводство.

Тя не е и документът за митническото освобождаване: митническата декларация се опира на търговската фактура, издавана в момента на изпращането. Проформата има стойност на твърдо предложение, докато не бъде подписана и подпечатана от продавача. Правилният рефлекс е да се третира като договор в умален вид: именно тя фиксира какво купувате, на каква цена и при какви условия.

Първата проверка не засяга цените, а имената. Продавачът трябва да фигурира под пълното си юридическо име, това на своя търговски лиценз, с адреса и регистрационния си номер. Заглавна част, която не съответства на пощата, изпращаща документа, търговско дружество, представящо се за фабрика, липсващ номер: всяко разминаване се проверява преди какъвто и да е превод.

Банковите данни изискват същата стриктност. Получателят трябва да бъде дружеството на продавача, никога физическо лице, нито друго предприятие. Измамници прихващат пощенски кутии и връщат проформа с различна сметка: плащането тръгва, а след това фабриката претендира за дължимото си втори път. Потвърждавайте сметката по независим канал, обаждайки се на номер, намерен от самите вас, никога на този, отпечатан в имейла, съдържащ банковите данни.

Всеки продуктов ред носи означение, описание, количество, единична цена и сума. Цена има смисъл само придружена от своята валута и своя инкотермс. „FOB Нингбо“ означава, че продавачът доставя стоката на борда на кораба в пристанището на Нингбо: навлонът, застраховката и продължението на транспорта остават ваша грижа. При EXW цената покрива предоставянето във фабриката; товаренето, вътрешният транспорт и износното митническо освобождаване се добавят след това.

Действащите термини са Incoterms 2020, публикувани от Международната търговска камара, а техните единадесет определения разпределят разходите и рисковете различно. Посоченото пристанище е част от цената: проформа, написала „FOB Китай“ без пристанище, не фиксира никакво, изисквайте точното име на пристанището на товарене. Проверявайте накрая валутата: фактурирането често се извършва в щатски долари, понякога в евро или юани, а конвертирането при плащането се договаря.

Блокът с условията се чете като календар. Обичайната схема остава депозит при поръчката за стартиране на производството, а след това остатък преди изпращането или срещу копие от транспортния документ. Решаващата точка е събитието, което задейства остатъка: срещу инспекция преди товарене, срещу копие от коносамента, при пристигане? Колкото по-рано тръгва остатъкът, толкова по-малко лост запазвате, ако стоката разочарова.

Проформата носи дата на валидност: след този срок цената може да се промени, тъй като тя следва суровините, компонентите и валутния курс. Валидност от няколко дни до няколко седмици е обичайна. Срокът на производство, от своя страна, тече от получаването на депозита и не покрива нито транспорта, нито митническото освобождаване. Преди да платите, отбележете три дати: изтичането на цената, задействането на остатъка, приблизителното изпращане.

Повечето лоши изненади се раждат от липсващ ред, рядко от грешен ред. Разходите за инструментариум на персонализиран продукт, опаковката с вашата марка, сертификатите и тестовете, толерансът на количеството: всичко, което не е записано, не е включено. Оферта, кратка на една страница, може въпреки това да не е пълна.

При пристигането на търговската фактура може да възникне разлика с проформата: коригирано реално количество, добавени такси, преизчислена цена. Решението се крие в сверяване: преди да платите остатъка, сравнете двата документа ред по ред, количества, единични цени и допълнителни такси. Всяка необяснена разлика се урежда преди тръгването на контейнера, никога след.

Нашата брокерска и снабдителна къща препрочита проформите всеки ден. Нашият китайскоговорящ екип в Гуанджоу проверява юридическото лице зад заглавната част, сверява банковите данни и преминава отново условията ред по ред: инкотермс, посочено пристанище, толеранси, разходи за инструментариум, график на плащане. Ние самите не говорим китайски, и точно затова този екип съществува: той разговаря директно с фабриката, без загуба на нюанс, и стеснява условията преди подписването.

В повечето случаи не плащате хонорари: откривате досие, ние договаряме стоката за вас и вземаме комисиона върху стойността ѝ франко завод. Прегледът на офертата, проверката на продавача и контролът преди товарене са част от стандартния процес, от първата проформа до търговската фактура.