RFQ: význam, obsah a rozdíl oproti RFI a RFP

RFQ je zkratka anglického request for quotation, kterou překládáme jako žádost o cenovou nabídku nebo o cenovou kalkulaci. Označuje dokument, často jednu stránku nebo krátký formulář, kterým kupující žádá jednoho nebo více dodavatelů o cenu, lhůtu a výrobní podmínky artiklu, jehož specifikace jsou už stanoveny. Podle Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS), britského profesního institutu, referenčního pro obor nákupu, spočívá v procesu eSourcingu žádost o cenovou nabídku v zaslání formulářů vybraným dodavatelům s žádostí o veškeré jejich ceny a služby; tato fáze nastává poté, co byly specifikace a dokumentace potřeby už sepsány, v předchozí fázi výběrového řízení.

Slovo cenová nabídka v obchodním smyslu označuje konkrétní cenu navrženou dodavatelem za definovanou službu. Žádost o cenovou nabídku tedy není žádostí o nápady ani otevřenou konzultací o způsobu řešení potřeby: předpokládá, že kupující už ví, co chce vyrobit, a hledá pouze srovnání cen a podmínek na společném základě. Právě to odlišuje RFQ od dalších dvou zkratek, se kterými se často zaměňuje, RFI a RFP, podrobně popsaných dále.

RFQ má hodnotu jen díky tomu, co upřesňuje. Dodavatel, který dostane vágní popis, oceňuje podle vlastních předpokladů, obvykle ve svůj prospěch, nebo vrátí dotaz na upřesnění, který zpomalí odpověď. Dva dodavatelé, kteří odpovídají každý podle svých vlastních předpokladů, nevytvoří srovnatelné ceny, i když se obě čísla na papíře zdají blízká.

Minimální základ zahrnuje popis produktu a jeho použití, měřitelné specifikace, materiál, rozměry, tolerance, povrchovou úpravu, uvažovaná množství, balení, incoterm a zemi určení, a také očekávanou výrobní lhůtu. Každý vynechaný prvek se stává volbou, kterou za vás dodavatel udělá, aniž by to řekl.

RFI, request for information, žádost o informace, slouží k zmapování trhu předtím, než je přesně jasné, co koupit: dotazuje potenciální dodavatele na jejich kapacity, certifikace a reference, aniž by ještě žádal pevnou cenu. RFP, request for proposal, žádost o návrh, se používá, když je potřeba stanovena, ale řešení zůstává otevřené: dodavatel musí navrhnout vlastní metodu, harmonogram a prostředky, ne pouze číslo. RFQ naopak předpokládá, že specifikace jsou už stanoveny, a žádá už jen cenu, lhůtu a podmínky.

U složitého nákupu jde klasická posloupnost od RFI k RFP a poté k RFQ, přičemž každá fáze zužuje okruh oslovených dodavatelů. U nákupu standardního nebo opakovaného vyráběného produktu praxe pozorovaná v průmyslovém sourcingu přeskočí přímo k RFQ, jakmile je specifikace sepsána, bez formálního RFI nebo RFP: je to nejčastější situace u výrobní objednávky v Číně.

Účinná žádost o cenovou nabídku se vejde na jednu stránku a čte se jako číslovaný dokument, ne jako e-mail psaný podle toku myšlenek. Číslovaný seznam se v odpovědi dodavatele přebírá bod po bodu, což zviditelní prvky, které nezpracoval. Zde je obvykle používané pořadí:

Co se formy týče, pracujte z jediné datované referenční verze a stejnou verzi zašlete všem oslovaným dodavatelům. Odlišný incoterm od dodavatele k dodavateli, nebo množství lišící se od zásilky k zásilce, znehodnotí konečné srovnání.

RFQ není objednávkou ani nákupním závazkem a cenová nabídka, kterou vyvolá, nezavazuje dodavatele více, dokud ji kupující nepřijme. Podle francouzského práva zůstává cenová nabídka pouhým obchodním návrhem podnikatele, dokud ji klient nepřijme; přijetí naopak zavazuje obě strany. Zásada je srovnatelná i pro žádost o cenovou nabídku zaslanou zahraničnímu dodavateli: nic nenutí odpovídajícího dodavatele udržet svou cenu neomezeně dlouho a nic nenutí kupujícího objednat na základě pouhé přijaté nabídky.

Objednávka se formalizuje až v následujícím kroku, na proforma faktuře, která přebírá vyjednanou cenu, minimální objednávku, platební podmínky a lhůtu. Zaměnit RFQ za závazek, v jednom nebo druhém směru, je nejčastějším zdrojem nedorozumění mezi kupujícím a dodavatelem, kteří v průběhu jednání zjistí, že nemluvili o stejném dokumentu.

První chybou je odeslat neúplnou žádost v domnění, že dodavatel si sám položí správné otázky: někteří to udělají, jiní ocení podobný produkt, aniž by to uvedli, a rozdíl se odhalí až ve výrobě. Druhou chybou je nechat se lišit předpoklady od dodavatele k dodavateli, množství, incoterm nebo balení, což znehodnotí srovnání, i když všechny odpovědi dorazí.

Třetí chyba se týká objemu: uměle nafouknout ohlášené množství, abyste dosáhli lepší ceny, vytvoří kalkulaci, která se nikdy nenaplní, a dodavatel zvyklý na tento typ žádosti to nakonec zohlední ve svých maržích. Poslední, méně nápadná chyba spočívá v neupřesnění země určení: platný regulatorní rámec, a tedy i některé náklady na uvedení do souladu, na ní přímo závisí.

Sorva je makléřská a sourcingová společnost působící mezi Evropou a Čínou. Náš čínsky mluvící tým v Guangzhou pomáhá formulovat žádost o cenovou nabídku před jejím odesláním, kontroluje už přijaté nabídky od továrny, aby ověřil, co skutečně oceňují, a může provést kompletní vyhledání dodavatelů, když má být RFQ zasláno více ověřeným dílnám místo jedné.

Ve většině případů neplatíte žádný poplatek: otevřete zakázku, my za vás vyjednáme zboží a vezmeme si provizi z jeho hodnoty ze závodu. Otevřete zakázku se svým produktem, i ve formě konceptu, a řekneme vám, jak strukturovat žádost k odeslání.