RFQ: betydning, indhold og forskel fra RFI og RFP

RFQ er forkortelsen for det engelske request for quotation, som oversættes til tilbudsanmodning eller anmodning om tilbud. Det betegner dokumentet, ofte en side eller en kort formular, hvormed en køber spørger en eller flere leverandører om pris, leveringstid og produktionsbetingelser for en artikel, hvis specifikationer allerede er fastlagt. Ifølge Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS), det britiske brancheinstitut, der gælder som reference for indkøbsfaget, består tilbudsanmodningen i en eSourcing-proces i at sende de udvalgte leverandører formularer, der beder om alle deres priser og ydelser; dette trin kommer, efter at specifikationerne og dokumentationen af behovet allerede er udarbejdet, på det foregående trin, udbudsprocessen.

Ordet cotation, i kommerciel forstand, betegner en prissat pris, som en leverandør foreslår for en defineret ydelse. En tilbudsanmodning er derfor ikke en anmodning om idéer eller en åben konsultation om, hvordan man skal opfylde et behov: den forudsætter, at køberen allerede ved, hvad denne vil producere, og kun søger at sammenligne priser og betingelser på et fælles grundlag. Det er det, der adskiller RFQ fra de to andre forkortelser, den ofte forveksles med, RFI og RFP, gennemgået senere.

En RFQ er kun så god som det, den præciserer. En leverandør, der modtager en vag beskrivelse, prissætter ud fra antagelser, som denne selv vælger, generelt til egen fordel, eller sender et afklarende spørgsmål, der forsinker svaret. To leverandører, der hver svarer ud fra deres egne antagelser, producerer ikke sammenlignelige priser, selv hvis de to tal ser tætte ud på papiret.

Minimumsgrundlaget dækker produktbeskrivelsen og dets anvendelse, de målbare specifikationer, materiale, mål, tolerancer, finish, de forventede mængder, emballagen, incotermen og bestemmelseslandet, samt den forventede produktionstid. Hvert element, der udelades, bliver et valg, som leverandøren træffer i dit sted, uden at sige det.

En RFI, request for information, informationsanmodning, bruges til at kortlægge et marked, før man præcist ved, hvad man skal købe: den spørger potentielle leverandører om deres kapacitet, certificeringer og referencer, uden endnu at bede om en fast pris. En RFP, request for proposal, forslagsanmodning, bruges, når behovet er fastlagt, men løsningen forbliver åben: leverandøren skal foreslå sin egen metode, tidsplan og ressourcer, ikke kun et tal. RFQ'en forudsætter derimod, at specifikationerne allerede er fastlagt, og beder kun om en pris, en leveringstid og betingelser.

I et komplekst indkøb går den klassiske rækkefølge fra RFI til RFP og derefter til RFQ, hvor hvert trin indsnævrer kredsen af konsulterede leverandører. For et køb af en standard eller gentagen fremstillet artikel springer den observerede praksis inden for industrisourcing direkte til RFQ, så snart kravsspecifikationen er skrevet, uden at gå gennem en formel RFI eller RFP: det er den mest almindelige situation for en produktionsordre i Kina.

En effektiv tilbudsanmodning fylder én side og læses som et nummereret dokument, ikke som en e-mail skrevet i farten. En nummereret liste tages op punkt for punkt i leverandørens svar, hvilket synliggør de elementer, denne ikke har behandlet. Her er den sædvanlige rækkefølge:

Med hensyn til formen, arbejd ud fra én enkelt, dateret referenceversion, og send samme version til alle konsulterede leverandører. En incoterm, der varierer fra leverandør til leverandør, eller en mængde der ændres fra forsendelse til forsendelse, gør den endelige sammenligning ubrugelig.

En RFQ er hverken en ordre eller en købsforpligtelse, og den prissætning, den udløser, forpligter heller ikke leverandøren yderligere, før køberen har accepteret den. Efter fransk ret forbliver et tilbud blot et kommercielt forslag fra den erhvervsdrivende, indtil kunden har accepteret det; accepten er derimod bindende for begge parter. Princippet er sammenligneligt for en tilbudsanmodning sendt til en leverandør i udlandet: intet forpligter leverandøren, der svarer, til at fastholde sin pris på ubestemt tid, og intet forpligter køberen til at bestille på grundlag af en simpel modtaget prissætning.

Ordren formaliseres på det næste trin, på en proformafaktura, der gengiver den forhandlede pris, minimumsordren, betalingsbetingelserne og leveringstiden. At forveksle RFQ'en med en forpligtelse, i den ene eller anden retning, er den hyppigste kilde til misforståelser mellem en køber og en leverandør, der undervejs i diskussionen opdager, at de ikke talte om det samme dokument.

Den første fejl består i at sende en ufuldstændig anmodning i den tro, at leverandøren selv stiller de rigtige spørgsmål: nogle gør det, andre prissætter et beslægtet produkt uden at sige det, og forskellen opdages først under produktionen. Den anden fejl er at lade antagelserne variere fra leverandør til leverandør, mængde, incoterm eller emballage, hvilket gør sammenligningen værdiløs, selv hvis alle svar kommer ind.

Den tredje fejl vedrører volumen: kunstigt at opblæse den annoncerede mængde for at opnå en bedre pris giver en prissætning, der aldrig bliver til virkelighed, og en leverandør, der er vant til denne type anmodning, ender med at indregne det i sine marginer. Den sidste fejl, mere diskret, består i ikke at præcisere bestemmelseslandet: den gældende lovramme, og dermed visse omkostninger til overensstemmelse, afhænger direkte deraf.

Sorva er et mægler- og sourcinghus aktivt mellem Europa og Kina. Vores kinesisktalende team i Guangzhou hjælper med at ramme en tilbudsanmodning før afsendelse, gennemgår allerede modtagne prissætninger fra en fabrik for at kontrollere, hvad de reelt prissætter, og kan gennemføre en komplet leverandørsøgning, når RFQ'en skal sendes til flere verificerede værksteder frem for til ét.

I de fleste tilfælde betaler du ikke honorar: du åbner en sag, vi forhandler varen for dig, og vi tager en kommission på dens værdi ab fabrik. Åbn en sag med dit produkt, selv i udkastform, og vi fortæller dig, hvordan anmodningen skal struktureres, før den sendes.