RFQ: betydning, innhold og forskjell fra RFI og RFP

RFQ er forkortelsen for det engelske request for quotation, som oversettes med forespørsel om pristilbud eller tilbudsforespørsel. Det betegner dokumentet, ofte én side eller et kort skjema, der en kjøper spør en eller flere leverandører om pris, leveringstid og produksjonsvilkår for en artikkel med allerede fastsatte spesifikasjoner. Ifølge Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS), det ledende britiske fagorganet for innkjøpsyrker, består forespørselen om pristilbud i en eSourcing-prosess i å sende utvalgte leverandører skjemaer som ber om alle deres priser og tjenester; dette steget kommer etter at behovets spesifikasjoner og dokumentasjon allerede er utarbeidet, i det foregående anbudssteget.

Ordet pristilbud, i kommersiell forstand, betegner en tallfestet pris foreslått av en leverandør for en definert ytelse. En forespørsel om pristilbud er derfor ikke en forespørsel om idéer eller en åpen konsultasjon om hvordan et behov skal dekkes: den forutsetter at kjøperen allerede vet hva vedkommende vil produsere, og bare søker å sammenligne priser og vilkår på et felles grunnlag. Det er dette som skiller RFQ fra de to andre forkortelsene den ofte forveksles med, RFI og RFP, beskrevet nedenfor.

En RFQ er bare så god som det den presiserer. En leverandør som mottar en vag beskrivelse, prissetter ut fra forutsetninger vedkommende selv velger, vanligvis til egen fordel, eller sender tilbake et avklaringsspørsmål som forsinker svaret. To leverandører som hver svarer ut fra sine egne forutsetninger, gir ikke sammenlignbare priser, selv om de to tallene virker like på papiret.

Minimumsgrunnlaget dekker produktbeskrivelsen og bruksområdet, målbare spesifikasjoner, materiale, mål, toleranser, overflatebehandling, de aktuelle mengdene, emballasje, Incoterm og bestemmelsesland, samt forventet produksjonstid. Hvert element som utelates, blir et valg leverandøren tar i ditt sted, uten å si det.

En RFI, request for information, informasjonsforespørsel, brukes til å kartlegge et marked før man vet nøyaktig hva man skal kjøpe: den spør potensielle leverandører om deres kapasitet, sertifiseringer, referanser, uten ennå å be om en fast pris. En RFP, request for proposal, forslagsforespørsel, brukes når behovet er fastsatt, men løsningen fortsatt er åpen: leverandøren må foreslå sin egen metode, sin tidsplan og sine ressurser, ikke bare et tall. RFQ-en forutsetter derimot at spesifikasjonene allerede er fastsatt, og ber bare om en pris, en tidsfrist og vilkår.

I et komplekst innkjøp går den klassiske rekkefølgen fra RFI til RFP og deretter til RFQ, der hvert steg innsnevrer feltet av konsulterte leverandører. For innkjøp av et standard eller gjentakende produsert produkt hopper praksisen man ser i industriell sourcing direkte til RFQ så snart kravspesifikasjonen er skrevet, uten å gå via en formell RFI eller RFP: dette er den vanligste situasjonen for en produksjonsbestilling i Kina.

En effektiv tilbudsforespørsel har plass på én side og leses som et nummerert dokument, ikke som en e-post skrevet i fritt løp. En nummerert liste kan følges punkt for punkt i leverandørens svar, noe som synliggjør elementene vedkommende ikke har behandlet. Her er rekkefølgen som vanligvis brukes:

Når det gjelder formen, bør du jobbe ut fra én enkelt, datert referanseversjon, og sende samme versjon til alle konsulterte leverandører. En Incoterm som varierer fra leverandør til leverandør, eller en mengde som endres fra forsendelse til forsendelse, gjør den endelige sammenligningen ubrukelig.

En RFQ er verken en bestilling eller en kjøpsforpliktelse, og pristilbudet den utløser, forplikter ikke leverandøren mer før kjøperen godtar det. I fransk rett forblir et pristilbud kun et kommersielt forslag fra den næringsdrivende inntil kunden har godtatt det; godkjenningen forplikter derimot begge parter. Prinsippet er sammenlignbart for en tilbudsforespørsel sendt til en utenlandsk leverandør: ingenting forplikter leverandøren som svarer til å opprettholde prisen på ubestemt tid, og ingenting forplikter kjøperen til å bestille på grunnlag av et mottatt pristilbud alene.

Bestillingen formaliseres i det neste steget, på en proformafaktura som gjengir den forhandlede prisen, minste bestillingsantall, betalingsvilkårene og tidsfristen. Å forveksle RFQ-en med en forpliktelse, i den ene eller andre retningen, er den vanligste kilden til misforståelser mellom en kjøper og en leverandør som underveis i samtalen oppdager at de ikke snakket om samme dokument.

Den første feilen består i å sende en ufullstendig forespørsel i den tro at leverandøren selv vil stille de riktige spørsmålene: noen gjør det, andre prissetter et lignende produkt uten å si fra, og avviket oppdages først under produksjonen. Den andre feilen er å la forutsetningene variere fra leverandør til leverandør, mengde, Incoterm eller emballasje, noe som gjør sammenligningen verdiløs selv om alle svarene kommer inn.

Den tredje feilen gjelder volumet: å kunstig oppblåse den oppgitte mengden for å få en bedre pris, gir en prissetting som aldri vil bli realisert, og en leverandør vant til denne typen forespørsel ender opp med å ta høyde for det i sine marginer. Den siste feilen, mer diskret, består i ikke å presisere bestemmelseslandet: det gjeldende regelverket, og dermed enkelte samsvarskostnader, avhenger direkte av dette.

Sorva er et megler- og sourcinghus som opererer mellom Europa og Kina. Vårt kinesisktalende team i Guangzhou hjelper til med å utforme en tilbudsforespørsel før den sendes, gjennomgår pristilbud allerede mottatt fra en fabrikk for å kontrollere hva de faktisk prissetter, og kan gjennomføre et fullstendig leverandørsøk når RFQ-en må sendes til flere kontrollerte verksteder framfor bare ett.

I de fleste tilfeller betaler du ingen honorarer: du åpner en sak, vi forhandler varen for deg og tar en provisjon på verdien fra fabrikk. Åpne en sak med ditt produkt, selv i utkastform, og vi vil fortelle deg hvordan forespørselen bør struktureres før den sendes.