RFQ: značenje, sadržaj i razlika u odnosu na RFI i RFP

RFQ je kratica engleskog izraza request for quotation, koji se prevodi kao zahtjev za ponudu ili zahtjev za cijenu. Označava dokument, često jednu stranicu ili kratak obrazac, kojim kupac ispituje jednog ili više dobavljača o cijeni, roku i uvjetima proizvodnje artikla čije su specifikacije već utvrđene. Prema Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS), britanskom stručnom institutu referentnom za struku nabave, u procesu eSourcinga zahtjev za ponudu sastoji se od slanja odabranim dobavljačima obrazaca kojima se traže sve njihove cijene i usluge; taj korak dolazi nakon što su specifikacije i dokumentacija potrebe već sastavljene, u prethodnom koraku poziva na nadmetanje.

Riječ ponuda, u komercijalnom smislu, označava cijenu koju dobavljač nudi za definiranu uslugu. Zahtjev za ponudu stoga nije zahtjev za idejama niti otvorena konzultacija o načinu odgovaranja na potrebu: on pretpostavlja da kupac već zna što želi proizvesti i da traži isključivo usporedbu cijena i uvjeta na zajedničkoj osnovi. Upravo to razlikuje RFQ od druge dvije kratice s kojima se često zamjenjuje, RFI i RFP, detaljno opisanih dalje u tekstu.

RFQ vrijedi samo onoliko koliko precizira. Dobavljač koji primi nejasan opis ponudi cijenu na temelju pretpostavki koje sam bira, obično u svoju korist, ili šalje pitanje za pojašnjenje koje odgađa odgovor. Dva dobavljača koji svaki odgovori na svoje pretpostavke ne daju usporedive cijene, čak i ako se dvije brojke na papiru čine bliskima.

Minimalna osnova pokriva opis proizvoda i njegovu namjenu, mjerljive specifikacije, materijal, dimenzije, tolerancije, obradu, predviđene količine, pakiranje, incoterm i zemlju odredišta, kao i očekivani rok proizvodnje. Svaki izostavljen element postaje izbor koji će dobavljač donijeti umjesto vas, a da vam to ne kaže.

RFI, request for information, zahtjev za informaciju, služi mapiranju tržišta prije nego što se točno zna što kupiti: ispituje potencijalne dobavljače o njihovim kapacitetima, certifikatima, referencama, bez traženja konačne cijene. RFP, request for proposal, zahtjev za prijedlog, koristi se kad je potreba postavljena, ali rješenje ostaje otvoreno: dobavljač mora predložiti vlastitu metodu, kalendar i sredstva, ne samo brojku. RFQ pak pretpostavlja da su specifikacije već utvrđene i traži samo cijenu, rok i uvjete.

U složenoj nabavi, klasičan slijed ide od RFI-ja preko RFP-a do RFQ-a, pri čemu svaka faza sužava krug konzultiranih dobavljača. Za kupnju standardnog ili ponavljajućeg proizvedenog proizvoda, praksa uočena u industrijskoj nabavi izravno prelazi na RFQ čim je tehnička specifikacija napisana, bez formalnog RFI-ja ili RFP-a: to je najčešća situacija za narudžbu proizvodnje u Kini.

Učinkovit zahtjev za ponudu stane na jednu stranicu i čita se kao numeriran dokument, ne kao e-mail napisan u tijeku misli. Numerirani se popis u odgovoru dobavljača preuzima točku po točku, čime postaju vidljivi elementi koje nije obradio. Evo uobičajeno korištenog redoslijeda:

Formalno, radite na temelju jedinstvene, datirane referentne verzije, i pošaljite istu verziju svim konzultiranim dobavljačima. Različit incoterm od dobavljača do dobavljača, ili količina koja varira od pošiljke do pošiljke, čini konačnu usporedbu neupotrebljivom.

RFQ nije ni narudžba ni obveza kupnje, a ponuda koju pokreće ne obvezuje dobavljača ni prije njezina prihvaćanja od strane kupca. Prema francuskom pravu, predračun ostaje obična komercijalna ponuda trgovca dok je klijent ne prihvati; prihvaćanje pak stvara obvezu za obje strane. Načelo je usporedivo za zahtjev za ponudu upućen dobavljaču u inozemstvu: ništa ne obvezuje dobavljača koji odgovori da neograničeno zadrži svoju cijenu, i ništa ne obvezuje kupca da naruči na temelju obične primljene ponude.

Narudžba se formalizira u sljedećem koraku, na proforma računu koji preuzima dogovorenu cijenu, minimalnu narudžbu, uvjete plaćanja i rok. Miješanje RFQ-a s obvezom, u jednom ili drugom smjeru, najčešći je izvor nesporazuma između kupca i dobavljača koji tijekom razgovora otkriju da nisu govorili o istom dokumentu.

Prva pogreška sastoji se u slanju nepotpunog zahtjeva uz pomisao da će dobavljač sam postaviti prava pitanja: neki to čine, drugi ponude cijenu za srodan proizvod bez najave, a razlika se otkrije tek u proizvodnji. Druga je pogreška mijenjanje pretpostavki od dobavljača do dobavljača, količine, incoterma ili pakiranja, čime usporedba postaje bezvrijedna čak i ako svi odgovori stignu.

Treća pogreška tiče se obujma: umjetno naduvavanje najavljene količine radi bolje cijene proizvodi izračun koji se nikad neće ostvariti, a dobavljač naviknut na tu vrstu zahtjeva na kraju to uračuna u svoje marže. Posljednja, suptilnija pogreška sastoji se u nenavođenju zemlje odredišta: o njoj izravno ovisi primjenjivi regulatorni okvir, a time i pojedini troškovi usklađivanja.

Sorva je kuća za posredovanje i nabavu aktivna između Europe i Kine. Naš kineski govoreći tim u Guangzhouu pomaže urediti zahtjev za ponudu prije slanja, ponovno pregledava već primljene ponude tvornice kako bi provjerio što one stvarno obuhvaćaju, i može provesti cjelovito traženje dobavljača kad RFQ treba uputiti više provjerenih radionica umjesto jednoj.

U većini slučajeva ne plaćate honorar: otvorite dosje, mi pregovaramo o robi umjesto vas i uzimamo proviziju na njezinu vrijednost fco tvornica. Otvorite dosje sa svojim proizvodom, čak i u obliku skice, i reći ćemo vam kako strukturirati zahtjev koji treba poslati.