RFQ: significato, contenuto e differenza con RFI e RFP

RFQ è l'abbreviazione dell'inglese request for quotation, che si traduce con richiesta di preventivo o richiesta di quotazione. Indica il documento, spesso una pagina o un breve modulo, con cui un acquirente interroga uno o più fornitori sul prezzo, sui tempi e sulle condizioni di produzione di un articolo le cui specifiche sono già state definite. Secondo il Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS), l'istituto professionale britannico di riferimento per i mestieri degli acquisti, in un processo di eSourcing, la richiesta di preventivo consiste nell'inviare ai fornitori selezionati moduli che richiedono l'insieme dei loro prezzi e servizi; questa fase interviene una volta che le specifiche e la documentazione del bisogno sono già state redatte, nella fase precedente di gara d'appalto.

La parola quotazione, in senso commerciale, indica un prezzo formulato proposto da un fornitore per una prestazione definita. Una richiesta di preventivo non è quindi una richiesta di idee né una consultazione aperta sul modo di rispondere a un bisogno: presuppone che l'acquirente sappia già cosa vuole produrre, e che cerchi unicamente di confrontare prezzi e condizioni su una base comune. È questo che distingue l'RFQ dalle altre due sigle con cui viene spesso confuso, RFI e RFP, dettagliate più avanti.

Un RFQ vale solo per ciò che precisa. Un fornitore che riceve una descrizione vaga quota su ipotesi che sceglie da solo, in genere a proprio vantaggio, oppure rimanda una domanda di chiarimento che ritarda la risposta. Due fornitori che rispondono ciascuno sulle proprie ipotesi non producono prezzi comparabili, anche se le due cifre sembrano vicine sulla carta.

La base minima copre la descrizione del prodotto e il suo uso, le specifiche misurabili, materiale, dimensioni, tolleranze, finiture, le quantità previste, l'imballaggio, l'incoterm e il paese di destinazione, oltre al tempo di produzione atteso. Ogni elemento lasciato da parte diventa una scelta che il fornitore farà al posto vostro, senza dirlo.

Un RFI, request for information, richiesta di informazioni, serve a mappare un mercato prima di sapere precisamente cosa acquistare: interroga fornitori potenziali sulle loro capacità, le loro certificazioni, le loro referenze, senza ancora chiedere un prezzo fermo. Un RFP, request for proposal, richiesta di proposta, si usa quando il bisogno è posto ma la soluzione resta aperta: il fornitore deve proporre il proprio metodo, il proprio calendario e i propri mezzi, non solo una cifra. L'RFQ, invece, presuppone che le specifiche siano già fissate e chiede solo un prezzo, un tempo e delle condizioni.

In un acquisto complesso, la sequenza classica va dall'RFI all'RFP poi all'RFQ, con ogni fase che restringe il campo dei fornitori consultati. Per un acquisto di prodotto manifatturiero standard o ripetuto, la prassi osservata nel sourcing industriale salta direttamente all'RFQ non appena il capitolato è scritto, senza passare da un RFI o un RFP formali: è la situazione più frequente per un ordine di produzione in Cina.

Una richiesta di preventivo efficace sta in una pagina e si legge come un documento numerato, non come un'e-mail scritta di getto. Una lista numerata viene ripresa punto per punto nella risposta del fornitore, il che rende visibili gli elementi che non ha trattato. Ecco l'ordine solitamente adottato:

Quanto alla forma, lavorate da una versione di riferimento unica, datata, e inviate la stessa versione a tutti i fornitori consultati. Un incoterm diverso da un fornitore all'altro, o una quantità che varia da un invio all'altro, rende inutilizzabile il confronto finale.

Un RFQ non è né un ordine né un impegno d'acquisto, e la quotazione che innesca non vincola maggiormente il fornitore prima della sua accettazione da parte dell'acquirente. Nel diritto francese, un preventivo resta una semplice proposta commerciale del professionista finché il cliente non l'ha accettata; l'accettazione, invece, vale come impegno per entrambe le parti. Il principio è comparabile per una richiesta di preventivo indirizzata a un fornitore all'estero: nulla obbliga il fornitore che risponde a mantenere il proprio prezzo indefinitamente, e nulla obbliga l'acquirente a ordinare sulla base di una semplice quotazione ricevuta.

L'ordine si formalizza nella fase successiva, su una fattura proforma che riprende il prezzo negoziato, il minimo d'ordine, le condizioni di pagamento e il tempo di consegna. Confondere l'RFQ con un impegno, in un senso o nell'altro, è la fonte più frequente di malintesi tra un acquirente e un fornitore che scoprono nel corso della discussione di non parlare dello stesso documento.

Il primo errore consiste nell'inviare una richiesta incompleta pensando che il fornitore porrà da solo le domande giuste: alcuni lo fanno, altri quotano un prodotto simile senza segnalarlo, e lo scarto si scopre solo in produzione. Il secondo errore è far variare le ipotesi da un fornitore all'altro, quantità, incoterm o imballaggio, il che rende il confronto privo di valore anche se arrivano tutte le risposte.

Il terzo errore riguarda il volume: gonfiare artificialmente la quantità annunciata per ottenere un prezzo migliore produce un preventivo che non si realizzerà mai, e un fornitore abituato a questo tipo di richiesta finisce per anticiparlo nei propri margini. L'ultimo errore, più discreto, consiste nel non precisare il paese di destinazione: il quadro normativo applicabile, e quindi alcuni costi di messa in conformità, ne dipendono direttamente.

Sorva è una casa di intermediazione e sourcing attiva tra l'Europa e la Cina. Il nostro team sinofono a Guangzhou aiuta a definire una richiesta di preventivo prima del suo invio, rilegge le quotazioni già ricevute da una fabbrica per verificare cosa quotano realmente, e può condurre una ricerca fornitori completa quando l'RFQ deve essere indirizzato a più officine verificate piuttosto che a una sola.

Nella maggior parte dei casi, non pagate onorari: aprite una pratica, noi negoziamo la merce per voi e prendiamo una commissione sul suo valore franco fabbrica. Aprite una pratica con il vostro prodotto, anche in forma di bozza, e vi diremo come strutturare la richiesta da inviare.