RFQ: betydelse, innehåll och skillnad mot RFI och RFP

RFQ är förkortningen för engelskans request for quotation, som översätts till offertförfrågan. Det avser dokumentet, ofta en sida eller ett kort formulär, genom vilket en köpare ber en eller flera leverantörer om pris, ledtid och produktionsvillkor för en artikel vars specifikationer redan är fastställda. Enligt Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS), det brittiska referensinstitutet för inköpsyrken, innebär offertförfrågan i en eSourcing-process att skicka formulär till utvalda leverantörer med begäran om samtliga deras priser och tjänster; detta steg sker efter att specifikationerna och behovsdokumentationen redan har utarbetats, i det föregående anbudssteget.

Ordet offert, i kommersiell mening, avser ett prissatt förslag från en leverantör för en definierad tjänst. En offertförfrågan är alltså varken en idéförfrågan eller ett öppet samråd om hur ett behov ska tillgodoses: den förutsätter att köparen redan vet vad denne vill producera, och att köparen enbart söker jämföra priser och villkor på en gemensam grund. Det är detta som skiljer RFQ från de två andra förkortningarna den ofta förväxlas med, RFI och RFP, som beskrivs längre ner.

En RFQ är bara så bra som det den preciserar. En leverantör som får en vag beskrivning prissätter utifrån antaganden denne själv väljer, i regel till sin egen fördel, eller skickar tillbaka en förtydligande fråga som fördröjer svaret. Två leverantörer som var och en svarar utifrån sina egna antaganden ger inte jämförbara priser, även om de två siffrorna verkar ligga nära varandra på pappret.

Miniminivån täcker produktens beskrivning och användning, mätbara specifikationer, material, mått, toleranser, ytbehandlingar, planerade kvantiteter, förpackning, incoterm och destinationsland, samt förväntad produktionstid. Varje element som utelämnas blir ett val som leverantören gör i ditt ställe, utan att säga det.

En RFI, request for information, informationsförfrågan, används för att kartlägga en marknad innan man exakt vet vad man ska köpa: den frågar potentiella leverantörer om deras kapacitet, certifieringar och referenser, utan att ännu begära ett bindande pris. En RFP, request for proposal, förslagsförfrågan, används när behovet är fastställt men lösningen fortfarande är öppen: leverantören ska föreslå sin egen metod, sin tidsplan och sina resurser, inte bara en siffra. RFQ:n förutsätter i sin tur att specifikationerna redan är fastställda och begär bara ett pris, en ledtid och villkor.

Vid ett komplext inköp går den klassiska sekvensen från RFI till RFP och sedan till RFQ, där varje steg smalnar av kretsen av tillfrågade leverantörer. För inköp av en standardiserad eller återkommande tillverkad produkt går praxis inom industriell sourcing direkt till RFQ så snart kravspecifikationen är skriven, utan att passera en formell RFI eller RFP: det är den vanligaste situationen för en produktionsorder i Kina.

En effektiv offertförfrågan ryms på en sida och läses som ett numrerat dokument, inte som ett e-postmeddelande skrivet i stunden. En numrerad lista kan följas punkt för punkt i leverantörens svar, vilket synliggör de element denne inte har behandlat. Här är den ordning som vanligen tillämpas:

Vad gäller formen, arbeta utifrån en enda daterad referensversion, och skicka samma version till alla tillfrågade leverantörer. En incoterm som skiljer sig från leverantör till leverantör, eller en kvantitet som varierar från sändning till sändning, gör den slutliga jämförelsen obrukbar.

En RFQ är varken en beställning eller ett köpåtagande, och den offert den utlöser binder inte leverantören ytterligare innan köparen har godkänt den. Enligt fransk rätt förblir en offert bara ett enkelt kommersiellt förslag från näringsidkaren tills kunden har godkänt den; godkännandet innebär i sin tur ett åtagande för båda parter. Principen är jämförbar för en offertförfrågan riktad till en utländsk leverantör: inget tvingar den svarande leverantören att behålla sitt pris på obestämd tid, och inget tvingar köparen att beställa utifrån en mottagen offert.

Beställningen formaliseras i nästa steg, på en proformafaktura som anger det förhandlade priset, minsta orderkvantitet, betalningsvillkor och ledtid. Att förväxla RFQ:n med ett åtagande, i endera riktningen, är den vanligaste källan till missförstånd mellan en köpare och en leverantör som under diskussionens gång upptäcker att de inte pratade om samma dokument.

Det första misstaget är att skicka en ofullständig förfrågan i tron att leverantören själv kommer att ställa de rätta frågorna: vissa gör det, andra prissätter en näraliggande produkt utan att säga det, och avvikelsen upptäcks inte förrän i produktionen. Det andra misstaget är att låta antagandena variera från leverantör till leverantör, kvantitet, incoterm eller förpackning, vilket gör jämförelsen värdelös även om alla svar kommer in.

Det tredje misstaget gäller volymen: att konstlat inflatera den angivna kvantiteten för att få ett bättre pris ger en prissättning som aldrig kommer att realiseras, och en leverantör som är van vid denna typ av förfrågan slutar med att räkna in det i sina marginaler. Det sista misstaget, mer diskret, är att inte ange destinationslandet: det tillämpliga regelverket, och därmed vissa kostnader för regelefterlevnad, beror direkt på det.

Sorva är en handels och sourcingfirma verksam mellan Europa och Kina. Vårt kinesisktalande team i Guangzhou hjälper till att utforma en offertförfrågan innan den skickas, granskar redan mottagna offerter från en fabrik för att kontrollera vad de verkligen prissätter, och kan genomföra en fullständig leverantörssökning när RFQ:n behöver skickas till flera kontrollerade verkstäder i stället för en enda.

I de flesta fall betalar du inga arvoden: du öppnar ett ärende, vi förhandlar fram varan åt dig och tar en provision på dess värde fritt fabrik. Öppna ett ärende med din produkt, även i form av ett utkast, så berättar vi hur förfrågan som ska skickas bör struktureras.