RFQ: maana yake, yaliyomo, na tofauti na RFI na RFP

RFQ ni ufupisho wa Kiingereza request for quotation, unaotafsiriwa kama ombi la bei au ombi la bei ya bidhaa. Unaeleza hati, mara nyingi ukurasa mmoja au fomu fupi, ambayo mnunuzi anauliza muuzaji mmoja au wengi kuhusu bei, muda, na masharti ya uzalishaji wa bidhaa ambayo vipimo vyake tayari vimeamuliwa. Kwa mujibu wa Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS), taasisi ya kitaalamu ya Kiingereza yenye mamlaka kwa fani za ununuzi, ndani ya mchakato wa eSourcing, ombi la bei linahusisha kutuma fomu kwa wauzaji waliochaguliwa zinazoomba bei zao zote na huduma zao; hatua hii inatokea baada ya vipimo na nyaraka za mahitaji kuwa tayari zimeandikwa, kwenye hatua iliyotangulia ya zabuni.

Neno cotation, kwa maana ya kibiashara, linaeleza bei iliyowekwa iliyopendekezwa na muuzaji kwa ajili ya huduma iliyobainishwa. Ombi la bei si ombi la mawazo wala mashauriano ya wazi kuhusu jinsi ya kukidhi hitaji: linadhania kwamba mnunuzi tayari anajua anachotaka kuzalisha, na kwamba anatafuta tu kulinganisha bei na masharti kwa msingi wa pamoja. Hili ndilo linalotofautisha RFQ na sigino hizo mbili nyingine ambazo mara nyingi zinachanganywa nazo, RFI na RFP, zitakazoelezwa zaidi baadaye.

RFQ ina thamani kulingana na kile inachobainisha tu. Muuzaji anayepokea maelezo yasiyo wazi anaweka bei kwa mawazo anayochagua mwenyewe, kwa kawaida kwa manufaa yake, au anarudisha swali la ufafanuzi linalochelewesha jibu. Wauzaji wawili wanaojibu kila mmoja kwa mawazo yake mwenyewe hawatoi bei zinazoweza kulinganishwa, hata kama namba mbili zinaonekana karibu kwenye karatasi.

Msingi wa chini kabisa unahusisha maelezo ya bidhaa na matumizi yake, vipimo vinavyoweza kupimwa, malighafi, ukubwa, ukingo wa kukubalika, umaliziaji, kiasi kinachopangwa, ufungashaji, Incoterm na nchi ya marudio, pamoja na muda wa uzalishaji unaotarajiwa. Kila kipengele kilichoachwa kando kinakuwa chaguo ambalo muuzaji atafanya badala yako, bila kukuambia.

RFI, request for information, ombi la taarifa, linatumika kuchora ramani ya soko kabla ya kujua hasa nini cha kununua: linauliza wauzaji watarajiwa kuhusu uwezo wao, vyeti vyao, marejeleo yao, bila bado kuomba bei thabiti. RFP, request for proposal, ombi la pendekezo, linatumika wakati hitaji limewekwa lakini suluhisho bado liko wazi: muuzaji lazima apendekeze mbinu yake mwenyewe, ratiba yake, na njia zake, si namba tu. RFQ, kwa upande wake, linadhania vipimo tayari vimewekwa na haliomti tena isipokuwa bei, muda, na masharti.

Kwenye ununuzi mgumu, mfuatano wa kawaida unaanzia RFI hadi RFP kisha RFQ, kila hatua ikipunguza wigo wa wauzaji wanaoshauriwa. Kwa ununuzi wa bidhaa ya kawaida au inayorudiwa, desturi inayoonekana katika ununuzi wa viwandani inaruka moja kwa moja hadi RFQ mara tu waraka wa vipimo unapoandikwa, bila kupitia RFI au RFP rasmi: hii ndiyo hali ya mara kwa mara zaidi kwa oda ya uzalishaji nchini Uchina.

Ombi la bei lenye ufanisi linakaa kwenye ukurasa mmoja na linasomwa kama hati yenye namba, si kama barua pepe iliyoandikwa kwa mawazo yanayotiririka. Orodha yenye namba inarudiwa hoja kwa hoja ndani ya jibu la muuzaji, jambo linalofanya vipengele asivyovishughulikia vionekane wazi. Hii hapa ni mpangilio unaotumika kwa kawaida:

Kuhusu mtindo, fanya kazi kutoka toleo moja la rejeleo, lenye tarehe, na tuma toleo lile lile kwa wauzaji wote wanaoshauriwa. Incoterm tofauti kutoka muuzaji mmoja hadi mwingine, au kiasi kinachobadilika kutoka barua pepe moja hadi nyingine, kinafanya ulinganisho wa mwisho kutoweza kutumika.

RFQ si oda wala ahadi ya ununuzi, na bei inayotolewa kutokana nayo haimfungi zaidi muuzaji kabla ya kukubaliwa na mnunuzi. Kwa sheria ya Kifaransa, bei iliyotolewa inabaki pendekezo la kawaida la kibiashara la mtaalamu mradi tu mteja hajaikubali; kukubali, kwa upande wake, kuna maana ya ahadi kwa pande zote mbili. Kanuni inafanana kwa ombi la bei lililotumwa kwa muuzaji nje ya nchi: hakuna kinachomlazimu muuzaji anayejibu kudumisha bei yake milele, na hakuna kinachomlazimu mnunuzi kuagiza kwa msingi wa bei tu iliyopokelewa.

Oda inarasimishwa kwenye hatua inayofuata, kwenye ankara ya awali inayoeleza tena bei iliyojadiliwa, kiwango cha chini cha oda, masharti ya malipo, na muda. Kuchanganya RFQ na ahadi, kwa upande wowote, ndiyo chanzo cha mara kwa mara zaidi cha kutoelewana kati ya mnunuzi na muuzaji wanaogundua wakati wa mazungumzo kwamba hawakuwa wanazungumzia hati ile ile.

Kosa la kwanza ni kutuma ombi lisilokamilika ukidhani muuzaji atauliza maswali sahihi mwenyewe: wengine wanafanya hivyo, wengine wanaweka bei kwa bidhaa inayofanana bila kutaja, na tofauti hiyo inagundulika tu wakati wa uzalishaji. Kosa la pili ni kubadilisha mawazo kutoka muuzaji mmoja hadi mwingine, kiasi, Incoterm, au ufungashaji, jambo linalofanya ulinganisho kutokuwa na thamani hata kama majibu yote yatafika.

Kosa la tatu linahusu kiasi: kuongeza kwa uwongo kiasi kilichotangazwa ili kupata bei nzuri zaidi kinatoa bei ambayo haitawahi kufikiwa kihalisia, na muuzaji aliyezoea aina hii ya ombi mwishowe anaitarajia ndani ya faida yake. Kosa la mwisho, dogo zaidi kuonekana, ni kutobainisha nchi ya marudio: mfumo wa kikanuni unaotumika, na hivyo gharama fulani za ufuasi wa masharti, unategemea hilo moja kwa moja.

Sorva ni nyumba ya udalali na ununuzi inayofanya kazi kati ya Ulaya na Uchina. Timu yetu inayozungumza Kichina huko Guangzhou inasaidia kupanga ombi la bei kabla ya kutumwa, inasoma tena bei zilizokwisha pokelewa kutoka kiwandani ili kuhakiki kile zinachohesabu kihalisia, na inaweza kuendesha utafutaji kamili wa wauzaji pale RFQ inapohitaji kutumwa kwa viwanda kadhaa vilivyohakikiwa badala ya kimoja tu.

Katika hali nyingi, hulipi ada: unafungua faili, sisi tunajadili bidhaa kwa niaba yako na tunachukua kamisheni juu ya thamani yake ya kutoka kiwandani. Fungua faili na bidhaa yako, hata ikiwa bado ni rasimu, na tutakuambia jinsi ya kupanga ombi la kutuma.