Искане на оферта от китайска фабрика: правилно направен RFQ

RFQ означава Request for Quotation, искане на оферта: документът, чрез който купувач иска от фабрика да остойности производството на продукт според дадени спецификации. Това не е нито поръчка, нито ангажимент за покупка. Това е искане на цена, което предхожда проформа фактурата, а тя записва условията на твърда поръчка. Речникът варира от събеседник до събеседник, но целта остава същата: получаване на изчислена цена, формулирана върху изрични предположения и подлежаща на сравнение.

Качеството на отговора отразява качеството на запитването. Пълно запитване получава изчислени отговори, с писмено изложени предположения. Неясно запитване получава или каталожна цена без връзка с нуждата, или въпрос за уточнение, или мълчание. Изпращането на едно и също непълно запитване до няколко фабрики не произвежда сравнение: то произвежда оценки на различни бази. Фабрика, която задава въпроси преди да остойности, вече дава сигнал: тя предпочита точна оферта пред бърз отговор.

Цената на произведен продукт зависи от верига от избори: материал, дебелина, финиш, опаковка, персонализация, обем. Докато тези избори не са записани, фабриката трябва да гадае, а тя гадае, взимайки резерв за сигурност. Цената става висока, без да е сравнима, или отговорът не пристига. Друг риск: фабрика отговаря с цената на вече произвеждан каталожен артикул, без да уточни, че той не отговаря на техническото задание. Разликата между това, което е било остойностено, и това, което е било поръчано, се открива в производството, когато вече не може да бъде поправена без разход.

Две теми трябва да бъдат изяснени преди изпращането. Първо обемът: фабрика не може да остойности без количество, а обемът обуславя цената наравно с минималната поръчка. След това инкотермс: цена EXW, франко завод, и цена FOB, доставено на кораба в китайското пристанище, не разказват едно и също нещо. Искането на всички цени на единна база и ясното обявяване на предвижданите количества е част от запитването, а не от преговорите.

Ефективно запитване се събира на една страница и получава отговор, без фабриката да трябва да гадае. Всеки липсващ елемент е избор, който доставчикът ще направи вместо вас. Уточнете също страната на местоназначение: тя обуславя регулаторната рамка, а оттам и цената. Ето минималната основа:

Що се отнася до формата: изпращайте запитването на английски, ако събеседникът изнася, като имате предвид, че някои ателиета отговарят само на китайски; преводът и уточняващите обмени са част от работата. Номерирайте спецификациите: номериран списък се преповтаря точка по точка в отговора, което прави пропуските видими. След това работете от единна референтна версия, с дата, и разпространявайте същата версия до всички.

Сравнението е валидно само на еднаква основа: едни и същи спецификации, едни и същи количества, един и същ инкотермс, една и съща опаковка. Подгответе типово запитване, а след това го изпратете такова, каквото е, без да го променяте дотолкова, че отговорите вече да не се отнасят до едно и също нещо. Платформи като Alibaba правят масовото изпращане лесно, а Canton Fair позволява директно обръщане към фабрики. Но полезното сравнение се прави върху малък брой сериозни досиета, след като всеки доставчик е проверен. Обръщането към повече фабрики умножава работата по преглед, не качеството на отговорите.

Отговорите не пристигат с еднакъв темп: няколко дни за вече произвеждан стандартен артикул, повече, когато фабриката трябва да остойности материал или инструментариум. Напомняйте без забавяне, като припомняте първоначалното запитване. И записвайте всеки отговор в проста таблица, ред за всяка фабрика, с колони за единичната цена, минималната поръчка, срока, инкотермса и условията за плащане. Именно тази таблица, а не пощенската кутия, служи като основа за преговорите.

Отговор, който преповтаря вашите спецификации една по една и посочва тези, които не може да удовлетвори, идва от събеседник, прочел вашето запитване. Отговор, който връща стандартен лист без позоваване на техническото задание, идва от продавач, който остойностява бързо. Цена, значително по-ниска от останалите, винаги се плаща някъде: по-нискокачествен материал, по-къса от заявената серия, невидимо подизпълнение или измама. Тя заслужава писмен въпрос: за какво точно се отнася тази цена?

Офертата, дори остойностена, не ангажира никого. Поръчката се формализира с проформа фактурата, която трябва да преповтаря наименованието на продукта, съответстващо на техническото задание, единичната цена, минималната поръчка, евентуалния инструментариум, условията за плащане, инкотермса и срока на производство. Всяка отстъпка, получена при преговорите, дори незначителна, трябва да фигурира в този документ: устна договорка не струва нищо. Именно при прегледа на проформата се преценява и сериозността на доставчика.

Sorva е брокерска и снабдителна къща, действаща между Европа и Китай. При искане на оферта нашият китайскоговорящ екип в Гуанджоу разпитва фабриките на китайски и на място: той изготвя техническото задание заедно с вас, дава го за остойностяване от няколко фабрики на еднаква база, а след това сравнява отговорите предположение по предположение. Ние напомняме, изясняваме, отхвърляме цените, които не издържат на внимателен преглед, и договаряме въз основа на получените оферти, чак до проформата.

В повечето случаи не плащате хонорари: откривате досие, ние договаряме стоката за вас и вземаме комисиона върху обем, изчислена върху стойността франко завод на извършените покупки. Открийте досие с вашия продукт и вашето техническо задание, дори недовършено: ние ще ви кажем кои фабрики да разпитате и как да направите отговорите им сравними.