RFQ: значение, содержание и отличие от RFI и RFP

RFQ · это сокращение от английского request for quotation, что переводится как запрос коммерческого предложения или запрос цены. Он обозначает документ, часто одну страницу или короткую форму, которым покупатель опрашивает одного или нескольких поставщиков о цене, сроке и условиях производства изделия, спецификации которого уже зафиксированы. По данным Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS), британского профессионального института, ведущего в сфере закупок, в процессе eSourcing запрос коммерческого предложения состоит в направлении отобранным поставщикам форм, запрашивающих полный перечень их цен и услуг; этот этап наступает после того, как спецификации и документация потребности уже составлены, на предыдущем этапе тендера.

Слово котировка в коммерческом смысле обозначает цену, предложенную поставщиком за определённую услугу. Запрос коммерческого предложения, таким образом, не является запросом идей или открытой консультацией о том, как удовлетворить потребность: он предполагает, что покупатель уже знает, что хочет производить, и ищет лишь сравнения цен и условий на общей основе. Именно это отличает RFQ от двух других аббревиатур, с которыми его часто путают, RFI и RFP, рассматриваемых далее.

RFQ ценен ровно настолько, насколько он точен. Поставщик, получивший расплывчатое описание, оценивает продукт по собственным допущениям, обычно в свою пользу, или задаёт уточняющий вопрос, что задерживает ответ. Два поставщика, отвечающих каждый на основе своих собственных допущений, не дают сопоставимых цен, даже если обе цифры кажутся близкими на бумаге.

Минимальная основа охватывает описание продукта и его назначение, измеримые спецификации: материал, размеры, допуски, отделку, предполагаемые количества, упаковку, Incoterm и страну назначения, а также ожидаемый срок производства. Каждый упущенный элемент становится выбором, который поставщик сделает вместо вас, не сообщив об этом.

RFI, request for information, запрос информации, служит для картирования рынка, прежде чем точно понять, что покупать: он опрашивает потенциальных поставщиков об их возможностях, сертификациях, референциях, ещё не запрашивая твёрдую цену. RFP, request for proposal, запрос предложения, используется, когда потребность определена, но решение остаётся открытым: поставщик должен предложить свой собственный метод, график и средства, а не только цифру. RFQ же предполагает, что спецификации уже зафиксированы, и запрашивает лишь цену, срок и условия.

В сложной закупке классическая последовательность идёт от RFI к RFP, затем к RFQ, каждый этап сужает круг опрашиваемых поставщиков. Для закупки стандартного или повторяющегося промышленного продукта практика, наблюдаемая в промышленном сорсинге, переходит сразу к RFQ, как только написано техническое задание, минуя формальные RFI или RFP: это наиболее частая ситуация для заказа производства в Китае.

Эффективный запрос цены умещается на одной странице и читается как пронумерованный документ, а не как письмо, написанное потоком мысли. Пронумерованный список повторяется пункт за пунктом в ответе поставщика, что делает видимыми элементы, которые он не обработал. Вот обычно принятый порядок:

По форме работайте с единой датированной эталонной версией и отправляйте одну и ту же версию всем опрашиваемым поставщикам. Разный Incoterm от поставщика к поставщику или количество, меняющееся от одной отправки к другой, делает окончательное сравнение непригодным.

RFQ не является ни заказом, ни обязательством купить, а вызванная им котировка не обязывает поставщика сильнее до её принятия покупателем. Во французском праве коммерческое предложение остаётся простым коммерческим предложением профессионала, пока клиент его не принял; само же принятие представляет собой обязательство для обеих сторон. Принцип сопоставим для запроса цены, направленного зарубежному поставщику: ничто не обязывает ответившего поставщика бессрочно сохранять свою цену, и ничто не обязывает покупателя заказывать на основе просто полученной котировки.

Заказ формализуется на следующем этапе, в проформе-инвойсе, которая включает согласованную цену, минимальный объём заказа, условия оплаты и срок. Путать RFQ с обязательством, в любую сторону, является самым частым источником недопонимания между покупателем и поставщиком, которые в ходе обсуждения обнаруживают, что говорили не об одном и том же документе.

Первая ошибка заключается в отправке неполного запроса в расчёте на то, что поставщик сам задаст нужные вопросы: одни так и делают, другие оценивают похожий продукт, не сообщая об этом, и расхождение обнаруживается только на производстве. Вторая ошибка · менять допущения от поставщика к поставщику: количество, Incoterm или упаковку, что обесценивает сравнение, даже если все ответы получены.

Третья ошибка касается объёма: искусственное завышение заявленного количества ради лучшей цены даёт оценку, которая никогда не реализуется, и поставщик, привыкший к таким запросам, в конце концов закладывает это в свою маржу. Последняя ошибка, более незаметная, заключается в том, чтобы не указывать страну назначения: применимая нормативная база, а значит и некоторые расходы на приведение в соответствие, напрямую от неё зависят.

Sorva · брокерская и сорсинговая компания, работающая между Европой и Китаем. Наша китаеязычная команда в Guangzhou помогает сформулировать запрос цены до его отправки, перепроверяет уже полученные от фабрики котировки, чтобы установить, что они реально оценивают, и может провести полный поиск поставщиков, когда RFQ нужно направить нескольким проверенным мастерским, а не одной.

В большинстве случаев вы не платите гонорар: вы открываете дело, мы ведём переговоры о товаре за вас и берём комиссию с его стоимости на условиях франко-завод. Откройте дело с вашим продуктом, даже в виде черновика, и мы скажем вам, как структурировать запрос для отправки.