RFQ: significado, conteúdo e diferença com RFI e RFP

RFQ é a abreviatura do inglês request for quotation, que se traduz por pedido de cotação ou pedido de orçamento. Designa o documento, muitas vezes uma página ou um formulário curto, através do qual um comprador interroga um ou vários fornecedores sobre o preço, o prazo e as condições de produção de um artigo cujas especificações já estão fixadas. Segundo o Chartered Institute of Procurement and Supply (CIPS), o instituto profissional britânico de referência para as profissões de compras, num processo de eSourcing, o pedido de cotação consiste em enviar aos fornecedores selecionados formulários que pedem o conjunto dos seus preços e prestações; esta etapa ocorre depois de as especificações e a documentação da necessidade já terem sido redigidas, na etapa anterior de consulta a fornecedores.

A palavra cotação, no sentido comercial, designa um preço calculado proposto por um fornecedor para uma prestação definida. Um pedido de cotação não é, por isso, um pedido de ideias nem uma consulta aberta sobre a forma de responder a uma necessidade: pressupõe que o comprador já sabe o que quer produzir, e que procura apenas comparar preços e condições numa base comum. É isto que distingue o RFQ das outras duas siglas com que é frequentemente confundido, RFI e RFP, detalhadas mais adiante.

Um RFQ só vale pelo que precisa. Um fornecedor que recebe uma descrição vaga calcula com base em hipóteses que ele próprio escolhe, geralmente a seu favor, ou devolve uma pergunta de esclarecimento que atrasa a resposta. Dois fornecedores que respondam cada um com base nas suas próprias hipóteses não produzem preços comparáveis, mesmo que os dois valores pareçam próximos no papel.

A base mínima cobre a descrição do produto e a sua utilização, as especificações mensuráveis, material, dimensões, tolerâncias, acabamentos, as quantidades previstas, a embalagem, o incoterm e o país de destino, bem como o prazo de produção esperado. Cada elemento deixado de fora torna-se uma escolha que o fornecedor fará no seu lugar, sem o dizer.

Um RFI, request for information, pedido de informação, serve para mapear um mercado antes de saber precisamente o que comprar: interroga fornecedores potenciais sobre as suas capacidades, as suas certificações, as suas referências, sem ainda pedir um preço firme. Um RFP, request for proposal, pedido de proposta, utiliza-se quando a necessidade está definida mas a solução continua em aberto: o fornecedor deve propor o seu próprio método, o seu calendário e os seus meios, não apenas um valor. O RFQ, esse, pressupõe que as especificações já estão fixadas e pede apenas um preço, um prazo e condições.

Numa compra complexa, a sequência clássica vai do RFI ao RFP e depois ao RFQ, cada etapa reduzindo o número de fornecedores consultados. Para uma compra de produto manufaturado padrão ou repetida, a prática observada no sourcing industrial salta diretamente para o RFQ assim que o caderno de encargos está escrito, sem passar por um RFI ou um RFP formais: é a situação mais frequente para uma encomenda de produção na China.

Um pedido de orçamento eficaz cabe numa página e lê-se como um documento numerado, não como um e-mail escrito ao sabor do pensamento. Uma lista numerada retoma-se ponto por ponto na resposta do fornecedor, o que torna visíveis os elementos que ele não tratou. Segue-se a ordem habitualmente adotada:

Quanto à forma, trabalhe a partir de uma versão de referência única, datada, e envie a mesma versão a todos os fornecedores consultados. Um incoterm diferente de fornecedor para fornecedor, ou uma quantidade que varia de envio para envio, torna a comparação final inutilizável.

Um RFQ não é uma encomenda nem um compromisso de compra, e a cotação que desencadeia não vincula mais o fornecedor antes da sua aceitação pelo comprador. No direito francês, um orçamento continua a ser uma simples proposta comercial do profissional enquanto o cliente não o tiver aceitado; a aceitação, essa, vale como compromisso para ambas as partes. O princípio é comparável para um pedido de orçamento dirigido a um fornecedor no estrangeiro: nada obriga o fornecedor que responde a manter o seu preço indefinidamente, e nada obriga o comprador a encomendar com base numa simples cotação recebida.

A encomenda formaliza-se na etapa seguinte, numa fatura proforma que retoma o preço negociado, a quantidade mínima de encomenda, as condições de pagamento e o prazo. Confundir o RFQ com um compromisso, num sentido ou no outro, é a fonte mais frequente de mal-entendidos entre um comprador e um fornecedor que descobrem, a meio da discussão, que não estavam a falar do mesmo documento.

O primeiro erro consiste em enviar um pedido incompleto pensando que o fornecedor fará as perguntas certas por si próprio: alguns fazem-no, outros calculam um produto vizinho sem o assinalar, e a diferença só se descobre em produção. O segundo erro é fazer variar as hipóteses de fornecedor para fornecedor, quantidade, incoterm ou embalagem, o que torna a comparação sem valor mesmo que todas as respostas cheguem.

O terceiro erro diz respeito ao volume: inflacionar artificialmente a quantidade anunciada para obter um melhor preço produz um cálculo que nunca se realizará, e um fornecedor habituado a este tipo de pedido acaba por o antecipar nas suas margens. O último erro, mais discreto, consiste em não precisar o país de destino: o enquadramento regulamentar aplicável, e portanto certos custos de conformidade, dependem diretamente disso.

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Na maioria dos casos, não paga honorários: abre um dossiê, negociamos a mercadoria por si e cobramos uma comissão sobre o seu valor à saída da fábrica. Abra um dossiê com o seu produto, mesmo em forma de rascunho, e diremos como estruturar o pedido a enviar.