Čtení čínské proforma faktury: řádek po řádku

Proforma faktura, často zkracovaná jako PI pro proforma invoice, je předběžná faktura. Popisuje objednávku před jejím zahájením: produkt, množství, jednotkové ceny, dodací podmínky, způsob úhrady. Slouží ke spuštění zálohy, k otevření bankovního spisu nebo akreditivu, někdy k sestavení dovozní dokumentace. Nezaznamenává žádný prodej a nevstupuje do žádného účetnictví.

Není to ani dokument pro celní odbavení: celní prohlášení se opírá o obchodní fakturu, vystavenou v okamžiku expedice. Proforma platí jako závazná nabídka, dokud ji prodávající nepodepíše a neopatří razítkem. Správný přístup je zacházet s ní jako s miniaturní smlouvou: je to ona, kdo stanovuje, co kupujete, za jakou cenu a za jakých podmínek.

První kontrola se netýká cen, ale jmen. Prodávající musí být uveden pod svým úplným právním názvem, tím z jeho živnostenského oprávnění, s adresou a registračním číslem. Záhlaví, které neodpovídá e-mailové adrese odesílající dokument, obchodní společnost vydávající se za továrnu, chybějící číslo: každou odchylku je třeba ověřit před jakoukoli platbou.

Bankovní údaje vyžadují stejnou důslednost. Příjemcem musí být společnost prodávajícího, nikdy fyzická osoba ani jiná firma. Podvodníci pronikají do e-mailových schránek a odesílají proformu s jiným účtem: platba odejde a továrna si poté nárokuje svou pohledávku podruhé. Potvrďte účet nezávislým kanálem, na telefonním čísle, které jste si sami dohledali, nikdy na čísle uvedeném v e-mailu obsahujícím bankovní údaje.

Každý produktový řádek nese referenci, popis, množství, jednotkovou cenu a částku. Cena dává smysl pouze s uvedenou měnou a incotermem. „FOB Ningbo“ znamená, že prodávající dodá zboží na palubu lodi v přístavu Ningbo: přeprava, pojištění a pokračování dopravy zůstávají na vás. U EXW cena pokrývá poskytnutí zboží v továrně; nakládka, vnitrostátní přeprava a celní odbavení vývozu se přidávají poté.

Platnými doložkami jsou Incoterms 2020, vydávané Mezinárodní obchodní komorou, jejichž jedenáct definic rozděluje náklady a rizika odlišně. Uvedený přístav je součástí ceny: proforma s uvedením „FOB Čína“ bez přístavu žádný nestanovuje, vyžádejte si přesný název přístavu nalodění. Nakonec zkontrolujte měnu: fakturace probíhá často v amerických dolarech, někdy v eurech nebo juanech, a přepočet při platbě se vyjednává.

Blok podmínek se čte jako harmonogram. Obvyklé schéma je záloha při objednávce pro spuštění výroby, poté doplatek před expedicí nebo proti kopii přepravního dokladu. Rozhodujícím bodem je událost, která doplatek spouští: proti inspekci před nakládkou, proti kopii konosamentu, při příjezdu? Čím dříve doplatek odejde, tím méně páky vám zůstane, pokud zboží zklame.

Proforma nese datum platnosti: po jeho uplynutí se cena může změnit, protože sleduje suroviny, komponenty a kurz. Platnost od několika dní po několik týdnů je běžná. Výrobní lhůta pak běží od přijetí zálohy a nezahrnuje ani přepravu, ani celní odbavení. Před platbou si poznamenejte tři data: vypršení ceny, spuštění doplatku, odhadovanou expedici.

Většina nepříjemných překvapení vzniká z chybějícího řádku, málokdy z nesprávného. Náklady na formu u zakázkového produktu, balení s vaší značkou, certifikáty a testy, tolerance množství: vše, co není napsáno, není zahrnuto. Nabídka krátká na jednu stránku nemusí být o nic méně kompletní.

Při příjezdu obchodní faktury se může objevit rozdíl oproti proformě: upravené skutečné množství, přidané poplatky, přepočítaná cena. Náprava spočívá v porovnání: před úhradou doplatku porovnejte oba dokumenty řádek po řádku, množství, jednotkové ceny a vedlejší poplatky. Každý nevysvětlený rozdíl se řeší před odjezdem kontejneru, nikdy po něm.

Náš makléřský a sourcingový dům přechází proformy denně. Náš čínsky mluvící tým v Guangzhou ověřuje právní subjekt za záhlavím, konfrontuje bankovní údaje a znovu prochází podmínky řádek po řádku: incoterm, uvedený přístav, tolerance, náklady na nástroje, harmonogram úhrady. My sami čínsky nemluvíme, a právě proto tento tým existuje: jedná přímo s továrnou, bez ztráty nuancí, a upřesňuje podmínky před podpisem.

Ve většině případů neplatíte žádné poplatky: otevřete si zakázku, my za vás vyjednáme zboží a bereme si provizi z jeho hodnoty ze závodu. Čtení nabídky, ověření prodávajícího a kontrola před nakládkou jsou součástí standardního postupu, od první proformy až po obchodní fakturu.