Jak požádat čínskou továrnu o cenovou nabídku: dobře udělaný RFQ

RFQ znamená Request for Quotation, žádost o cenovou nabídku: dokument, kterým kupující žádá továrnu, aby vyčíslila výrobu produktu podle daných specifikací. Nejde ani o objednávku, ani o závazek koupě. Je to žádost o cenu, která předchází proforma faktuře, jež pak stanovuje podmínky pevné objednávky. Slovník se liší podle jednotlivých partnerů, ale cíl zůstává stejný: získat vyčíslenou cenu, formulovanou na základě jasných předpokladů a srovnatelnou.

Kvalita odpovědi odráží kvalitu žádosti. Úplná žádost dostane vyčíslené odpovědi, s předpoklady uvedenými písemně. Nejasná žádost dostane buď katalogovou cenu bez vztahu k potřebě, buď doplňující otázku, nebo mlčení. Poslat stejnou neúplnou žádost více továrnám nevytváří srovnání: vytváří to odhady na různých základech. Továrna, která se ptá dřív, než vyčíslí, už dává signál: dává přednost přesné nabídce před rychlou odpovědí.

Cena vyráběného produktu závisí na řadě rozhodnutí: materiál, tloušťka, povrchová úprava, obal, personalizace, objem. Dokud tato rozhodnutí nejsou písemně stanovena, musí továrna hádat, a hádá s bezpečnostní rezervou. Cena se tak stane vysokou, aniž by byla srovnatelná, nebo odpověď vůbec nepřijde. Další riziko: továrna odpoví cenou už vyráběného katalogového výrobku, aniž upřesní, že neodpovídá zadání. Rozdíl mezi tím, co bylo vyčísleno, a tím, co bylo objednáno, se odhalí až ve výrobě, kdy už se dá napravit jen za cenu dodatečných nákladů.

Před odesláním je třeba vyjasnit dvě věci. Nejprve objem: továrna nemůže vyčíslit bez množství a objem ovlivňuje cenu stejně jako minimální objednávka. Poté incoterm: cena EXW, ze závodu, a cena FOB, dodáno na loď v čínském přístavu, nevypovídají o totéž. Žádat všechny ceny na jednotném základě a jasně uvést zamýšlená množství patří k žádosti, ne k vyjednávání.

Účinná žádost se vejde na jednu stránku a odpoví se na ni, aniž by musela továrna cokoli hádat. Každý chybějící prvek je rozhodnutí, které za vás udělá dodavatel. Upřesněte také cílovou zemi: určuje regulační rámec, a tedy i cenu. Zde je minimální základ:

Po formální stránce: pošlete žádost v angličtině, pokud partner vyváží, s vědomím, že některé dílny odpovídají pouze čínsky; překlad a upřesňující výměny jsou součástí práce. Očíslujte specifikace: číslovaný seznam se v odpovědi projde bod po bodu, což zviditelní chybějící údaje. Poté pracujte z jediné referenční verze, opatřené datem, a stejnou verzi rozešlete všem.

Srovnání má smysl jen na stejném základě: stejné specifikace, stejná množství, stejný incoterm, stejné balení. Připravte vzorovou žádost a poté ji rozešlete beze změn, aniž byste ji upravovali natolik, že by odpovědi už neodpovídaly témuž zadání. Platformy jako Alibaba usnadňují hromadné rozesílání a Canton Fair umožňuje oslovit továrny přímo. Užitečné srovnání se ale dělá na malém počtu seriózních zakázek, jakmile je každý dodavatel ověřen. Oslovení více továren znásobí práci s čtením, ne kvalitu odpovědí.

Odpovědi nepřicházejí stejným tempem: pár dní u standardního, už vyráběného výrobku, déle, když musí továrna vyčíslit materiál nebo nástroj. Urgujte bez otálení, s odkazem na původní žádost. A zaznamenávejte každou odpověď do jednoduché tabulky, jeden řádek na továrnu, se sloupci pro jednotkovou cenu, minimální objednávku, lhůtu, incoterm a platební podmínky. Právě tato tabulka, a ne e-mailová schránka, slouží jako základ pro vyjednávání.

Odpověď, která postupně projde vaše specifikace a upozorní na ty, které nemůže splnit, přichází od partnera, jenž vaši žádost skutečně přečetl. Odpověď, která posílá standardní list bez odkazu na zadání, přichází od prodejce, který vyčísluje rychle. Cena výrazně nižší než ostatní se vždy něčím zaplatí: horší materiál, kratší série, než bylo požadováno, skrytá subdodávka, nebo podvod. Zaslouží si písemný dotaz: čeho se přesně tato cena týká?

Nabídka, byť vyčíslená, nikoho nezavazuje. Objednávka se formalizuje na proforma faktuře, která musí obsahovat označení produktu odpovídající zadání, jednotkovou cenu, minimální objednávku, případný nástroj, platební podmínky, incoterm a dobu výroby. Jakýkoli ústupek dosažený při vyjednávání, byť drobný, musí být v tomto dokumentu uveden: ústní dohoda nemá žádnou hodnotu. Právě podle proforma faktury se také posuzuje serióznost dodavatele.

Sorva je makléřský a sourcingový dům působící mezi Evropou a Čínou. U žádosti o cenovou nabídku náš čínsky mluvící tým v Guangzhou osloví továrny čínsky a přímo na místě: společně s vámi sestaví zadání, nechá je vyčíslit více továrnami na stejném základě a poté porovná odpovědi předpoklad po předpokladu. Urgujeme, vyjasňujeme, vyřazujeme ceny, které neobstojí při pozorném čtení, a vyjednáváme na základě získaných nabídek, až po proforma fakturu.

Ve většině případů neplatíte žádné honoráře: otevřete zakázku, my za vás vyjednáme zboží a bereme si objemovou provizi počítanou z hodnoty ze závodu uskutečněných nákupů. Otevřete zakázku se svým produktem a zadáním, byť nedokončeným: řekneme vám, které továrny oslovit a jak zajistit srovnatelnost jejich odpovědí.