Læse en kinesisk proformafaktura: linje for linje

Proformafakturaen, ofte forkortet PI for proforma invoice, er en foreløbig faktura. Den beskriver ordren, før den sættes i gang: produkt, mængder, enhedspriser, leveringsbetingelser, betalingsvilkår. Den bruges til at udløse depositummet, åbne en banksag eller en remburs, undertiden til at opbygge et importdossier. Den registrerer intet salg og indgår i ingen bogføring.

Den er heller ikke fortoldningsdokumentet: toldangivelsen bygger på handelsfakturaen, udstedt på afsendelsestidspunktet. Proformaen gælder som et bindende tilbud, indtil den er underskrevet og forseglet af sælgeren. Den rette holdning er at behandle den som en kontrakt i miniature: det er den, der fastlægger, hvad du køber, til hvilken pris, og på hvilke betingelser.

Den første kontrol handler ikke om priserne, men om navnene. Sælgeren skal fremgå med sit fulde juridiske navn, det fra dennes erhvervslicens, med adresse og registreringsnummer. En overskrift der ikke stemmer overens med den postkasse, der sender dokumentet, et handelsselskab der udgiver sig for en fabrik, et manglende nummer: hver uoverensstemmelse skal kontrolleres, før nogen overførsel foretages.

Bankoplysningerne kræver samme grundighed. Modtageren skal være sælgerens selskab, aldrig en fysisk person eller et andet selskab. Svindlere opsnapper postkasser og sender en proforma tilbage med en anden konto: betalingen sendes af sted, og fabrikken kræver derefter sit tilgodehavende en anden gang. Bekræft kontoen via en uafhængig kanal, ring til et nummer du selv har fundet frem til, aldrig det der står trykt i den mail, der indeholder kontooplysningerne.

Hver produktlinje bærer en reference, en beskrivelse, en mængde, en enhedspris og et beløb. En pris giver kun mening sammen med sin valuta og sit Incoterm. »FOB Ningbo« betyder, at sælgeren leverer varen om bord på skibet i havnen Ningbo: fragt, forsikring og den videre transport forbliver dit ansvar. Ved EXW dækker prisen kun det at stille varen til rådighed på fabrikken; lastning, indenlandsk transport og eksportfortoldning kommer oveni.

De gældende termer er Incoterms 2020, udgivet af Det Internationale Handelskammer, og deres elleve definitioner fordeler omkostninger og risici forskelligt. Den navngivne havn er en del af prisen: en proforma der skriver »FOB Kina« uden havn fastlægger ingen, bed om det præcise navn på indladningshavnen. Kontrollér endelig valutaen: fakturering sker ofte i amerikanske dollar, undertiden i euro eller yuan, og omregningen ved betalingen kan forhandles.

Betingelsesblokken læses som en kalender. Det almindelige mønster forbliver et depositum ved bestillingen for at sætte produktionen i gang, og derefter et restbeløb før afsendelsen eller mod kopi af transportdokumentet. Det afgørende punkt er den begivenhed, der udløser restbeløbet: mod en kontrol før lastning, mod kopi af konnossementet, ved ankomsten? Jo tidligere restbeløbet sendes, jo mindre løftestang har du, hvis varen skuffer.

Proformaen bærer en gyldighedsdato: efter dette tidspunkt kan prisen ændre sig, da den følger råvarerne, komponenterne og valutakursen. En gyldighed på nogle få dage til nogle få uger er almindelig. Produktionstiden derimod løber fra modtagelsen af depositummet, og den dækker hverken transporten eller fortoldningen. Før du betaler, skal du notere tre datoer: prisens udløb, udløsningen af restbeløbet, den anslåede afsendelse.

De fleste ubehagelige overraskelser opstår af en manglende linje, sjældent af en forkert linje. Værktøjsomkostningerne til et tilpasset produkt, emballagen med dit eget mærke, certifikater og test, mængdetolerancen: alt der ikke er skrevet ned, er ikke inkluderet. Et kort tilbud på én side er ikke nødvendigvis komplet af den grund.

Ved handelsfakturaens ankomst kan der opstå en afvigelse fra proformaen: justeret reel mængde, tilføjede gebyrer, genberegnet pris. Løsningen består i en afstemning: før du betaler restbeløbet, skal du sammenligne de to dokumenter linje for linje, mængder, enhedspriser og tilknyttede gebyrer. Enhver uforklaret afvigelse skal afklares før containerens afgang, aldrig efter.

Vores mægler- og sourcingvirksomhed gennemgår proformaer hver dag. Vores kinesisktalende team i Guangzhou kontrollerer den juridiske enhed bag overskriften, sammenligner bankoplysningerne og gennemgår betingelserne linje for linje: Incoterm, navngiven havn, tolerancer, værktøjsomkostninger, betalingsplan. Vi taler ikke selv kinesisk, og netop derfor eksisterer dette team: det kommunikerer direkte med fabrikken, uden tab af nuancer, og strammer betingelserne før underskrift.

I de fleste tilfælde betaler du intet honorar: du opretter en sag, vi forhandler varen for dig, og vi tager en provision af dens værdi ab fabrik. Gennemgangen af tilbuddet, kontrollen af sælgeren og kontrollen før lastning er en del af det standardforløb, der går fra den første proforma til handelsfakturaen.