Bed om et tilbud fra en kinesisk fabrik: den gode RFQ

RFQ står for Request for Quotation, tilbudsanmodning: det dokument hvormed en køber beder en fabrik om at prissætte produktionen af et produkt ud fra givne specifikationer. Det er hverken en ordre eller en købsforpligtelse. Det er en prisanmodning, som går forud for proformafakturaen, der til gengæld fastlægger betingelserne for en bindende ordre. Ordvalget varierer fra samtalepartner til samtalepartner, men formålet forbliver det samme: at få en talfæstet pris, formuleret ud fra eksplicitte forudsætninger, og som kan sammenlignes.

Kvaliteten af et svar afspejler kvaliteten af anmodningen. En komplet anmodning får talfæstede svar, med forudsætninger skrevet ned. En vag anmodning får enten en katalogpris uden sammenhæng med behovet, et opklarende spørgsmål, eller ingenting. At sende den samme ufuldstændige anmodning til flere fabrikker giver ikke en sammenligning: det giver estimater på forskellige grundlag. En fabrik der stiller spørgsmål før den prissætter, sender allerede et signal: den foretrækker et korrekt tilbud frem for et hurtigt svar.

Prisen på et fremstillet produkt afhænger af en kæde af valg: materiale, tykkelse, finish, emballage, tilpasning, volumen. Så længe disse valg ikke er skrevet ned, må fabrikken gætte, og den gætter med en sikkerhedsmargin. Prisen bliver høj uden at være sammenlignelig, eller svaret udebliver. En anden risiko: en fabrik svarer med prisen på en allerede produceret katalogvare, uden at præcisere at den ikke svarer til kravspecifikationen. Forskellen mellem det der er prissat, og det der er bestilt, opdages først under produktionen, når den ikke længere kan rettes uden omkostning.

To emner skal afklares før afsendelsen. Volumen først: en fabrik kan ikke prissætte uden mængde, og volumen bestemmer prisen lige så meget som minimumsordren. Dernæst incoterm: en EXW-pris, ab fabrik, og en FOB-pris, leveret om bord på skibet i den kinesiske havn, fortæller ikke det samme. At bede om alle priser på ét fælles grundlag, og klart angive de forventede mængder, hører til anmodningen, ikke til forhandlingen.

En effektiv anmodning fylder én side og kan besvares uden at fabrikken skal gætte. Hvert manglende element er et valg, leverandøren i stedet træffer for dig. Angiv også bestemmelseslandet: det bestemmer det regulatoriske rammeværk, og dermed prisen. Her er minimumsgrundlaget:

Med hensyn til formen: send anmodningen på engelsk, hvis samtalepartneren eksporterer, men husk at nogle værksteder kun svarer på kinesisk; oversættelsen og de opklarende frem-og-tilbage-beskeder hører til arbejdet. Nummerér specifikationerne: en nummereret liste tages op punkt for punkt i svaret, hvilket gør mangler synlige. Arbejd derefter ud fra én dateret referenceversion, og udsend den samme version til alle.

Sammenligningen gælder kun på et identisk grundlag: samme specifikationer, samme mængder, samme incoterm, samme emballage. Forbered en standardanmodning, og send den derefter uændret, uden at variere den så meget at svarene ikke længere handler om det samme. Platforme som Alibaba gør det let at sende i stor skala, og Canton Fair giver mulighed for at opsøge fabrikker direkte. Men den nyttige sammenligning sker på et lille antal seriøse sager, når hver leverandør er blevet verificeret. At opsøge flere fabrikker mangedobler læsearbejdet, ikke kvaliteten af svarene.

Svarene kommer ikke i samme tempo: nogle dage for en allerede produceret standardvare, mere når fabrikken skal prissætte et materiale eller et værktøj. Ryk uden at vente, med henvisning til den oprindelige anmodning. Og notér hvert svar i en simpel tabel, én linje pr. fabrik, med kolonner til enhedspris, minimumsordre, leveringstid, incoterm og betalingsbetingelser. Det er denne tabel, ikke indbakken, der danner grundlag for forhandlingen.

Et svar der gennemgår dine specifikationer én for én, og angiver hvilke det ikke kan opfylde, kommer fra en samtalepartner der har læst din anmodning. Et svar der blot sender et standardark uden reference til kravspecifikationen, kommer fra en sælger der prissætter hurtigt. En pris markant under de andre koster altid noget et sted: ringere materiale, kortere serie end anmodet, skjult underentreprise, eller svindel. Den fortjener et skriftligt spørgsmål: hvad dækker denne pris egentlig over?

Et tilbud, selv talfæstet, forpligter ingen. Ordren formaliseres på proformafakturaen, som skal gengive produktbetegnelsen i overensstemmelse med kravspecifikationen, enhedsprisen, minimumsordren, et eventuelt værktøj, betalingsbetingelserne, incotermen og produktionstiden. Enhver indrømmelse opnået under forhandlingen, selv en mindre, skal fremgå af dette dokument: en mundtlig aftale er intet værd. Det er også ved læsningen af proformaen, at en leverandørs seriøsitet bedømmes.

Sorva er en mægler- og sourcingvirksomhed, der er aktiv mellem Europa og Kina. Ved en tilbudsanmodning kontakter vores kinesisktalende team i Guangzhou fabrikkerne på kinesisk og på stedet: det fastlægger kravspecifikationen sammen med dig, får den prissat af flere fabrikker på et identisk grundlag, og sammenligner derefter svarene forudsætning for forudsætning. Vi rykker, afklarer, forkaster de priser der ikke holder ved en grundig gennemlæsning, og vi forhandler videre på de indhentede tilbud, helt frem til proformaen.

I de fleste tilfælde betaler du intet honorar: du opretter en sag, vi forhandler varen for dig, og vi tager en volumenbaseret provision, beregnet af værdien ab fabrik for de gennemførte køb. Opret en sag med dit produkt og din kravspecifikation, selv ufærdig: vi fortæller dig, hvilke fabrikker du skal kontakte, og hvordan deres svar gøres sammenlignelige.