Čitanje kineske profakture: red po red

Profaktura, često skraćeno PI (proforma invoice), je preliminarni račun. Opisuje narudžbu prije njezina pokretanja: proizvod, količine, jedinične cijene, uvjete isporuke, načine plaćanja. Služi za pokretanje predujma, otvaranje bankovnog dosjea ili akreditiva, ponekad za sastavljanje uvoznog dosjea. Ne bilježi nikakvu prodaju i ne ulazi u računovodstvo.

Također nije dokument za carinjenje: carinska deklaracija temelji se na komercijalnom računu, izdanom u trenutku otpreme. Profaktura vrijedi kao čvrsta ponuda sve dok je prodavatelj ne potpiše i ne pečatira. Dobar refleks je tretirati je kao minijaturni ugovor: ona određuje što kupujete, po kojoj cijeni i pod kojim uvjetima.

Prva provjera ne odnosi se na cijene, već na imena. Prodavatelj mora biti naveden pod svojim punim pravnim nazivom, onim iz poslovne dozvole, s adresom i registracijskim brojem. Zaglavlje koje ne odgovara e-pošti koja šalje dokument, trgovačko društvo koje se predstavlja kao tvornica, broj koji nedostaje: svako odstupanje provjerava se prije bilo kakve uplate.

Bankovni podaci zahtijevaju istu preciznost. Korisnik računa mora biti tvrtka prodavatelja, nikada fizička osoba niti drugo poduzeće. Prevaranti presreću e-poštu i šalju profakturu s drugačijim računom: uplata ode, a zatim tvornica traži svoj dug drugi put. Potvrdite račun putem neovisnog kanala, nazovite na broj koji ste sami pronašli, nikada na onaj otisnut u e-mailu koji sadrži IBAN.

Svaki redak proizvoda nosi referentni broj, opis, količinu, jediničnu cijenu i iznos. Cijena ima smisla samo ako je popraćena valutom i incotermom. «FOB Ningbo» znači da prodavatelj isporučuje robu na brod u luci Ningbo: vozarina, osiguranje i daljnji prijevoz ostaju na vašem trošku. Kod EXW, cijena pokriva stavljanje na raspolaganje u tvornici; utovar, unutarnji prijevoz i izvozno carinjenje dodaju se naknadno.

Važeći uvjeti su Incoterms 2020, koje je objavila Međunarodna trgovačka komora, a njihovih jedanaest definicija raspoređuje troškove i rizike na različite načine. Navedena luka dio je cijene: profaktura koja piše «FOB Kina» bez luke ne određuje ništa, zatražite točan naziv luke ukrcaja. Na kraju provjerite valutu: fakturiranje se često vrši u američkim dolarima, ponekad u eurima ili juanima, a konverzija pri plaćanju se pregovara.

Blok uvjeta čita se kao kalendar. Uobičajena shema je akontacija uz narudžbu za pokretanje proizvodnje, zatim saldo prije otpreme ili uz presliku transportnog dokumenta. Odlučujuća točka je događaj koji pokreće saldo: uz inspekciju prije utovara, uz presliku konosamenta, po dolasku? Što saldo ranije odlazi, manje imate pregovaračke poluge ako roba razočara.

Proforma nosi datum valjanosti: nakon tog roka cijena se može promijeniti jer prati sirovine, komponente i tečaj. Valjanost od nekoliko dana do nekoliko tjedana uobičajena je. Rok proizvodnje teče od primitka akontacije i ne pokriva ni prijevoz ni carinjenje. Prije plaćanja zabilježite tri datuma: istek cijene, pokretanje salda i procijenjena otprema.

Većina loših iznenađenja proizlazi iz retka koji nedostaje, rijetko iz netočnog retka. Troškovi alata za prilagođeni proizvod, pakiranje po vašem brendu, certifikati i testovi, tolerancija količine: sve što nije napisano nije uključeno. Kratka ponuda na jednoj stranici možda nije potpuna.

Po dolasku trgovačke fakture može se pojaviti odstupanje od proforme: stvarna količina prilagođena, dodani troškovi, preračunata cijena. Lijek je usporedba: prije plaćanja salda usporedite dva dokumenta redak po redak, količine, jedinične cijene i dodatne troškove. Svako neobjašnjeno odstupanje rješava se prije isplovljenja kontejnera, nikad nakon.

Naša brokerska kuća i sourcing svakodnevno čita proforme. Naš kineski govorni tim u Guangzhouu provjerava pravnu osobu iza zaglavlja, uspoređuje bankovne podatke i prolazi kroz uvjete redak po redak: incoterm, imenovana luka, tolerancije, troškovi alata, raspored plaćanja. Mi sami ne govorimo kineski, i upravo zato ovaj tim postoji: izravno komunicira s tvornicom bez gubitka nijansi i učvršćuje uvjete prije potpisa.

U većini slučajeva ne plaćate naknade: otvarate dosje, mi pregovaramo o robi za vas i uzimamo proviziju na njezinu vrijednost franko tvornica. Čitanje ponude, provjera prodavatelja i kontrola prije utovara dio su standardnog postupka, od prve proforme do trgovačke fakture.