Zatražiti ponudu od kineske tvornice: dobro napravljen RFQ

RFQ znači Request for Quotation, zahtjev za ponudu: dokument kojim kupac traži od tvornice da odredi cijenu proizvodnje proizvoda prema danim specifikacijama. To nije narudžba niti obveza kupnje. To je zahtjev za cijenom koji prethodi profakturi, koja utvrđuje uvjete čvrste narudžbe. Rječnik se razlikuje od sugovornika do sugovornika, ali cilj ostaje isti: dobiti numeričku cijenu, formuliranu na eksplicitnim hipotezama i usporedivu.

Kvaliteta odgovora odražava kvalitetu zahtjeva. Potpun zahtjev dobiva numeričke odgovore s pisano postavljenim hipotezama. Neodređen zahtjev dobiva ili cijenu iz kataloga koja nije povezana s potrebom, ili pitanje za pojašnjenje, ili šutnju. Slanje istog nepotpunog zahtjeva više tvornica ne proizvodi usporedbu: proizvodi procjene na različitim osnovama. Tvornica koja postavlja pitanja prije nego što odredi cijenu već daje signal: preferira točnu ponudu od brzog odgovora.

Cijena proizvedenog proizvoda ovisi o nizu izbora: materijal, debljina, završna obrada, pakiranje, personalizacija, količina. Dok ti izbori nisu zapisani, tvornica mora nagađati, i nagađa uz sigurnosnu marginu. Cijena postaje visoka bez da je usporediva, ili odgovor ne stiže. Drugi rizik: tvornica odgovara cijenom već proizvedenog kataloškog artikla, ne navodeći da ne odgovara specifikacijama. Razlika između onoga što je određeno i onoga što je naručeno otkriva se u proizvodnji, kada se više ne može ispraviti bez troška.

Dvije teme moraju biti razjašnjene prije slanja. Prvo količina: tvornica ne može odrediti cijenu bez količine, a količina uvjetuje cijenu jednako kao i minimalna narudžba. Zatim incoterm: cijena EXW, iz tvornice, i cijena FOB, isporučeno na brod u kineskoj luci, ne govore istu stvar. Tražiti sve cijene na jedinstvenoj osnovi i jasno najaviti ciljane količine dio je zahtjeva, a ne pregovaranja.

Učinkovit zahtjev stane na jednu stranicu i na njega se odgovara bez da tvornica mora nagađati. Svaki nedostajući element je izbor koji će dobavljač napraviti umjesto vas. Također navedite zemlju odredišta: ona uvjetuje regulatorni okvir, a time i cijenu. Evo minimalnog skupa:

Što se tiče forme: pošaljite zahtjev na engleskom ako sugovornik izvozi, imajući na umu da neke radionice odgovaraju samo na kineskom; prijevod i povratna pojašnjenja dio su posla. Numerirajte specifikacije: numerirani popis se točku po točku preuzima u odgovoru, što čini nedostatke vidljivima. Zatim radite s jedinstvene, datirane referentne verzije i distribuirajte istu verziju svima.

Usporedba vrijedi samo na identičnoj osnovi: iste specifikacije, iste količine, isti incoterm, isto pakiranje. Pripremite standardni zahtjev, zatim ga pošaljite takvog kakav jest, ne mijenjajući ga do točke da odgovori više ne govore o istoj stvari. Platforme poput Alibabe olakšavaju masovno slanje, a Canton Fair omogućuje izravno kontaktiranje tvornica. Ali korisna usporedba radi se na malom broju ozbiljnih dosjea, nakon što je svaki dobavljač provjeren. Traženje više tvornica umnožava posao čitanja, a ne kvalitetu odgovora.

Odgovori ne stižu istim tempom: nekoliko dana za standardni već proizvedeni artikl, više kada tvornica mora odrediti cijenu za materijal ili alat. Ponovno kontaktirajte bez odgađanja, podsjećajući na izvorni zahtjev. I zabilježite svaki odgovor u jednostavnu tablicu, jedan red po tvornici, sa stupcima za jediničnu cijenu, minimalnu narudžbu, rok, incoterm i uvjete plaćanja. Ta tablica, a ne pristigla pošta, služi kao osnova za pregovaranje.

Odgovor koji preuzima vaše specifikacije jednu po jednu i označava one koje ne može ispuniti dolazi od sugovornika koji je pročitao vaš zahtjev. Odgovor koji šalje standardnu karticu bez reference na specifikacije dolazi od prodavača koji brzo određuje cijenu. Cijena znatno niža od ostalih uvijek se plaća negdje: lošiji materijal, kraća serija od tražene, nevidljiva podizvođačka radnja ili prijevara. Zaslužuje pisano pitanje: na što se točno odnosi ova cijena?

Ponuda, čak i s cijenom, ne obvezuje nikoga. Narudžba se formalizira na profakturi, koja mora sadržavati naziv proizvoda u skladu sa specifikacijom, jediničnu cijenu, minimalnu količinu narudžbe, mogući alat, uvjete plaćanja, incoterm i rok proizvodnje. Svaki ustupak postignut u pregovorima, čak i manji, mora biti naveden na ovom dokumentu: usmeni dogovor ne vrijedi ništa. Također se čitanjem profakture procjenjuje ozbiljnost dobavljača.

Sorva je brokerska kuća i sourcing aktivna između Europe i Kine. Na zahtjev za ponudom, naš tim koji govori kineski u Guangzhou pita tvornice na kineskom i na licu mjesta: s vama definira specifikaciju, daje je izračunati od strane više tvornica na identičnoj osnovi, zatim uspoređuje odgovore hipotezu po hipotezu. Mi ponovno kontaktiramo, pojašnjavamo, odbacujemo cijene koje ne prolaze pažljivo čitanje i pregovaramo o dobivenim ponudama, sve do profakture.

U većini slučajeva ne plaćate naknade: otvorite dosje, mi pregovaramo robu za vas i uzimamo proviziju na volumen, izračunatu na vrijednost franko tvornica (EXW) ostvarenih kupnji. Otvorite dosje sa svojim proizvodom i specifikacijom, čak i nedovršenom: reći ćemo vam koje tvornice pitati i kako učiniti njihove odgovore usporedivima.