Inklaring bij invoer in de EU: stap voor stap

Een product van buiten de Europese Unie importeren houdt in dat het onder de regeling van het vrije verkeer wordt geplaatst. Deze regeling wordt omkaderd door het Douanewetboek van de Unie, verordening (EU) nr. 952/2013. Concreet wordt een douaneaangifte elektronisch ingediend bij de douane van het land van binnenkomst of bestemming. Ze beschrijft de goederen, hun oorsprong, hun waarde en de aangevraagde regeling. De douane behandelt de aangifte, int de verschuldigde rechten en heffingen, en staat vervolgens de vrijgave toe. Pas op dat moment kunnen de goederen vrij circuleren binnen de Unie.

De aangever kan de importeur zelf zijn of een vertegenwoordiger, meestal een expediteur. Deze keuze verplaatst de verantwoordelijkheid niet: de aangegeven gegevens verbinden de importeur. In China vallen de exportformaliteiten onder de verkoper en zijn lokale expediteur. De Europese inklaring is een aparte verrichting, die zich aan uw kant afspeelt.

De inklaring wordt voorbereid voor de aankomst van het schip of het vliegtuig. De aangifte kan trouwens worden ingediend voor de aankomst van de goederen, wat tijd bespaart in de haven. Om het dossier te behandelen, steunt de douane op een geheel van documenten. Ontbreekt er één, of spreken de documenten elkaar tegen, dan wacht de lading, en het wachten wordt betaald in overliggeld en leveringsvertragingen.

Controleer de onderlinge samenhang van deze documenten. Hoeveelheden, gewichten, productomschrijving en prijzen moeten van het ene document tot het andere overeenstemmen. Tegenstrijdigheden tussen factuur, paklijst en vervoersdocument zijn een veelvoorkomende oorzaak van blokkering bij de douane.

Elk product wordt ingedeeld in de douanenomenclatuur van het geharmoniseerde systeem. In de Unie gaat de gecombineerde nomenclatuur tot acht cijfers, en preciseert de TARIC-databank van de Europese Commissie er tien voor bepaalde maatregelen. De gekozen code bepaalt het tarief van de douanerechten, maar ook de bijzondere maatregelen: antidumpingrechten, invoervergunningen, beperkingen.

De TARIC-databank is gratis online raadpleegbaar en geeft het toepasselijke tarief voor elke code. Een verkeerde indeling komt duur te staan: nagevorderde rechten, boetes, of zelfs vervolging voor een douane-inbreuk. Bij twijfel kan de douane een bindende tariefinlichting over uw product afgeven, die vervolgens uw positie zekerstelt.

De rechten en de btw worden berekend op de douanewaarde. Behoudens bijzondere gevallen, is deze waarde de werkelijk betaalde of te betalen prijs voor de goederen, verhoogd met de transport- en verzekeringskosten tot aan de grens van de Unie. Concreet moet u bij een aankoop af fabriek de vracht tot in de EU toevoegen. Bij een CIF-aankoop maken die kosten al deel uit van de prijs.

De factuur moet de werkelijke prijs van de transactie weerspiegelen. Een te laag opgegeven waarde vormt fraude, en de gevolgen komen bij de importeur terecht: nagevorderde rechten, boetes, mogelijke inbeslagname. De douane kan de aangegeven prijs trouwens vergelijken met de databanken waarover ze beschikt. Bewaar uw betalingsbewijzen: ze ondersteunen de aangegeven waarde bij een controle.

Een aangifte kan onmiddellijk worden aanvaard, maar de douane behoudt een controlerecht. Dat kan enkel over de documenten gaan, of tot een fysiek bezoek gaan: scanning, openen van de colli, staalname. Een documentencontrole wordt vaak opgelost door het ontbrekende stuk te leveren. Een fysieke controle voegt dagen toe, afhankelijk van de haven en de periode.

De douane controleert ook de conformiteit van het product met de Europese regels: CE-markering, consumentenveiligheid, sanitaire regels naargelang de categorie. Niet-conforme goederen kunnen worden geblokkeerd, vernietigd of heruitgevoerd op kosten van de importeur. Namaak wordt dan weer in beslag genomen. Vandaar het belang om de conformiteit te regelen voor het vertrek uit de fabriek, niet bij de aankomst van de container.

Zodra de aangifte is aanvaard, berekent de douane de verschuldigde bedragen. De douanerechten worden verkregen door het tarief van de code toe te passen op de douanewaarde. De btw bij invoer wordt berekend op de douanewaarde verhoogd met de rechten en bepaalde kosten. In Frankrijk bedraagt het standaardtarief 20 procent, met verlaagde tarieven naargelang het product.

Sinds 1 januari 2022 verlegt elke btw-plichtige onderneming met een Frans btw-nummer de btw bij invoer: ze geeft die aan en trekt die af op haar omzetaangifte, zonder voorschot van kasgeld. De douanerechten worden betaald aan de douaneadministratie, vaak voor de vrijgave, behalve bij een betalingsfaciliteit toegekend door de douane. Bij ontvangst van de bedragen wordt de vrijgave uitgesproken en worden de goederen geleverd. Het referentienummer van de aangifte, het MRN, dient als bewijsstuk voor uw latere stappen, met name de doorverkoop en de boekhouding.

Sorva is een makelaars- en sourcinghuis. Bij elk dossier controleert ons Chineessprekende team in Guangzhou bij de fabriek de documenten die de aangifte zullen voeden: factuur, paklijst, productomschrijvingen, overeenstemming met wat werkelijk wordt gefabriceerd. Wij bereiden ook het conformiteitsluik voor, CE-markering en certificaten, voor het vertrek, zodat de inklaring niet het moment is waarop een probleem wordt ontdekt.

In de meeste gevallen betaalt u geen honorarium: u opent een dossier, wij onderhandelen de goederen voor u en nemen een commissie op de afhaalwaarde. Het indienen van de aangifte blijft de taak van uw Europese expediteur, maar u komt aan met een proper dossier, een betrouwbare factuur en een conform product. Het is deze voorbereiding die de douanepassage verkort.