Uagizaji wa kwanza: hatua kumi na makosa yanayogharimu sana

Uagizaji wa kwanza karibu daima unafuata njia ile ile. Hauhitaji vipaji adimu, bali mbinu na uvumilivu. Hii hapa ni mfuatano tunaoufuata kwa wateja wetu, kuanzia wazo hadi ukamilishaji wa forodha.

Wanaoanza wengi wanawasiliana na viwanda kwa picha na wazo lisilo wazi. Wanapokea bei zisizolinganishwa, wanagundua kutoelewana kuhusu malighafi, na wanapitia migogoro migumu ya kurudisha bidhaa. Waraka wa vipimo ulioandikwa, hata ukiwa mfupi, unaondoa sehemu kubwa ya matatizo haya. Eleza kazi ya bidhaa, vipimo, ukingo wa kukubalika, malighafi, ufungashaji na alama zinazotarajiwa kwenye bidhaa.

Ufuasi wa kanuni unaandaliwa kabla ya oda, si baada yake. Kutegemea aina ya bidhaa, alama ya CE, kanuni ya REACH kuhusu kemikali (kanuni (CE) nambari 1907/2006) au kanuni za kisekta zinatumika. Bidhaa isiyofuata kanuni inaweza kukataliwa forodhani, au hata kuharibiwa. Omba ripoti za majaribio zilizo bado halali na uzihakiki kwa maabara iliyozitoa.

Majukwaa kama Alibaba, 1688 au Made-in-China yanatoa fursa ya kufikia wauzaji kwa makumi ya maelfu. Canton Fair, huko Guangzhou, inafanyika mara mbili kwa mwaka na inaruhusu kukutana na mamia ya viwanda ndani ya siku chache. Tatizo halisi si kuwapata, bali kujua ni nani hasa nyuma ya tangazo hilo: kampuni ya biashara au kiwanda halisi.

Uhakiki unaanza na leseni ya biashara, ambayo ina namba ya mkopo wa kijamii wa pamoja yenye herufi kumi na nane. Hakiki kuwa jina la mpokeaji wa malipo linalingana kikamilifu na hati hii, la sivyo kataa uhamisho. Kisha omba picha za kiwanda kikiwa kazini, mazungumzo ya video ya moja kwa moja, au bora zaidi, ziara ikiwa umuhimu unahitaji hivyo.

Sampuli ndizo zinazokamilisha kazi hii. Agiza kadhaa, zilinganishe, kisha weka sampuli ya rejeleo ambayo kiwanda kinajitolea kuizalisha tena. Bila rejeleo hili, hakuna kigezo cha udhibiti kilichopo, hivyo hakuna njia thabiti ya kudai haki iwapo pana mgogoro.

Bei iliyotolewa ina thamani kulingana na masharti yake tu. Bainisha Incoterm, ufungashaji, kiasi na muda kabla ya kulinganisha bei. Bei ya kutoka kiwandani na bei ya kufikishwa kwako inaweza kutofautiana sana kwa bidhaa ile ile. Ankara ya awali baadaye inaweka masharti haya kwa uthabiti na kutumika kama msingi wa malipo.

Kuhusu malipo, desturi ya kawaida bado ni malipo ya awali wakati wa oda na salio kabla ya upakiaji. Dai malipo yaende kwenye akaunti ya kampuni, kamwe kwenye akaunti ya mtu binafsi, hata kama mtu huyo anajitambulisha kama kiongozi. Omba ratiba iliyoandikwa na unganisha kila malipo na kitu kinachoonekana, kwa mfano picha za uzalishaji au ripoti ya ukaguzi.

Mkataba wa ununuzi, vyema ukiwa katika lugha mbili, unaeleza tena vipimo, viwango vya kasoro vinavyokubalika, adhabu za ucheleweshaji na namna ya kutatua migogoro. Hati hii haichukui nafasi ya uaminifu, bali inaufanya kuwa na nguvu ya kisheria iwapo uhusiano utaharibika.

Uzalishaji usio na alama za ukaguzi unagundulika kuwa mbaya kuchelewa mno. Thibitisha kundi la awali kabla ya kuanza uzalishaji mkubwa, omba picha katika kila hatua muhimu, kisha kagua bidhaa kabla ya upakiaji kwa kutumia mpango wa sampuli wa aina ya AQL, ulioelezwa na kiwango cha ISO 2859-1. Gharama yake inabaki ndogo mbele ya hatari inayozuiwa, na ukaguzi huu unalinda hasa fedha ambayo tayari imewekezwa.

Kwa usafirishaji, chagua wakala wa usafirishaji tangu wakati wa oda na weka Incoterm ukiwa na uelewa kamili. Kwa masharti ya kutoka kiwandani, wewe unapanga safari nzima na kununua bima ya bidhaa. Kwa masharti ya bandarini, hatari inahamia bandari ya kupakia. Katika hali zote mbili, dai hati za usafirishaji na orodha ya ufungashaji kabla ya kuondoka.

Kufika kwa bidhaa kunaandaliwa mapema. Utahitaji namba ya EORI, inayotolewa bila malipo na mamlaka yako ya forodha ndani ya Umoja wa Ulaya. Tamko linategemea msimbo wa bidhaa, thamani ya forodha na chanzo cha bidhaa. Ushuru unategemea msimbo huo, kodi ya ongezeko la thamani ya uagizaji inaweza kurudishwa kwa mlipa kodi aliyesajiliwa, na nchini Ufaransa inaweza kujilipwa yenyewe. Andaa mambo haya kabla ya kufika bandarini, si siku ya kufika.

Uagizaji wa kwanza unaoshindwa kufanikiwa mara nyingi unashindwa kwenye maeneo yale yale. Hakuna hata moja linalohitaji bajeti kubwa, yote yanahitaji umakini.

Kanuni rahisi inafupisha mambo haya: usilipe kamwe kitu ambacho hujakibainisha, hujakihakiki au hujakiona. Kila malipo lazima liambatane na kitu kinachoweza kudhibitiwa, kuanzia malipo ya awali hadi salio. Kwa nidhamu hii, matatizo mengi ya kawaida yanapoteza nafasi yake.

Sorva ni nyumba ya udalali na ununuzi. Kwa uagizaji wa kwanza, timu yetu inayozungumza Kichina huko Guangzhou inahakiki kiwanda kabla ya malipo ya kwanza, inaweka viwanda kadhaa katika ushindani, inajadili bei na masharti, inafuatilia uzalishaji na kupanga ukaguzi kabla ya upakiaji. Unapokea katika kila hatua taarifa iliyoandikwa pamoja na hati zinazoambatana nayo.

Katika hali nyingi, hulipi ada: unafungua faili, sisi tunajadili bidhaa kwa niaba yako na tunachukua kamisheni juu ya thamani yake ya kutoka kiwandani. Ili kuanza, fungua faili lako na ueleze bidhaa yako: tutakurudia na mpango wa hatua uliolingana na ratiba yako.