读懂中国形式发票：逐行解读

形式发票，常缩写为PI，是一种预估发票。它在订单启动前描述订单：产品、数量、单价、交货条件、付款方式。它用于触发预付款、开立银行档案或信用证，有时用于建立进口档案。它不记录任何销售，也不计入任何账目。

它也不是清关文件：海关申报依据的是商业发票，后者在发货时开具。形式发票在卖方签字盖章之前，相当于一份确定的报价。正确的做法是将其视为一份微型合同：它规定了您购买什么、以什么价格、在什么条件下。

首要检查的不是价格，而是名称。卖方必须以其完整的法定名称出现，即其营业执照上的名称，并附有地址和注册号。如果抬头与发送文档的邮箱不符，贸易公司冒充工厂，或者缺少号码：每个差异都应在任何转账前核实。

银行账户信息同样需要严格核对。收款人必须是卖方公司，绝不能是个人或其他公司。欺诈者会拦截邮件并发送带有不同账户的形式发票：付款发出后，工厂会再次要求付款。请通过独立渠道确认账户，拨打您自己找到的号码，而不是打印在包含银行账户信息的邮件中的号码。

每行产品都包含一个参考号、描述、数量、单价和金额。价格只有附带其货币和Incoterm才有意义。“FOB宁波”意味着卖方将货物交付至宁波港的船上：运费、保险费及后续运输由您承担。在EXW条件下，价格涵盖工厂交货；装货、内陆运输和出口报关则另行增加。

现行条款是国际商会发布的《2020年国际贸易术语解释通则》，其十一个定义以不同方式分配成本和风险。指定港口是价格的一部分：一份写有“FOB中国”但未注明港口的形式发票并未确定任何港口，请询问确切的装运港名称。最后检查货币：发票通常以美元开具，有时以欧元或人民币，付款时的汇率需协商。

条件部分如同一个时间表。常见的模式是下单时支付定金以启动生产，然后在发货前或凭运输单据副本支付尾款。关键点是触发尾款的事件：凭装运前检验、凭提单副本、还是到货后？尾款支付越早，如果货物令人失望，您保留的杠杆就越少。

形式发票带有有效期：超过此期限，价格可能变动，因为它跟随原材料、零部件和汇率。有效期通常为几天到几周。生产周期则从收到定金开始计算，且不包括运输和清关。付款前，记下三个日期：价格到期日、尾款触发日、预计发货日。

大多数糟糕的意外源于缺失的行项，很少源于错误的行项。定制产品的模具费、您品牌包装、证书和测试、数量公差：所有未写明的都不包含在内。一页纸的简短报价未必就是完整的。

收到商业发票时，可能与形式发票出现差异：实际数量调整、增加的费用、重新计算的价格。补救措施在于核对：在支付尾款前，逐行比较两份文件的数量、单价和附加费用。任何未解释的差异应在集装箱离港前解决，切勿事后处理。

我们的经纪和sourcing公司每天审阅形式发票。我们在广州的中文团队核实抬头背后的法律实体，核对银行信息，并逐行检查条款：Incoterm、指定港口、公差、模具费、付款时间表。我们本身不会说中文，而这正是该团队存在的意义：他们直接与工厂沟通，不遗漏任何细微差别，并在签署前敲定条件。

在大多数情况下，您无需支付服务费：您开立一个档案，我们为您谈判货物，并按其出厂价值收取佣金。审阅报价、核实卖方和装运前检验是标准流程的一部分，从第一份形式发票到商业发票。