Ein Angebot von einer chinesischen Fabrik anfordern: die richtige RFQ

RFQ steht für Request for Quotation, also Angebotsanfrage: das Dokument, mit dem ein Käufer eine Fabrik bittet, die Herstellung eines Produkts gemäß bestimmter Spezifikationen zu bepreisen. Es ist weder eine Bestellung noch eine Kaufverpflichtung. Es ist eine Preisanfrage, die der Proforma-Rechnung vorausgeht, welche die Bedingungen einer verbindlichen Bestellung festhält. Die Begriffe variieren je nach Gesprächspartner, aber der Zweck bleibt derselbe: einen bepreisten Preis zu erhalten, der auf expliziten Annahmen basiert und vergleichbar ist.

Die Qualität der Antwort spiegelt die Qualität der Anfrage wider. Eine vollständige Anfrage erhält bepreiste Antworten mit schriftlich festgehaltenen Annahmen. Eine vage Anfrage erhält entweder einen Katalogpreis ohne Bezug zum Bedarf, eine Rückfrage zur Klärung oder Stille. Dieselbe unvollständige Anfrage an mehrere Fabriken zu senden, ergibt keinen Vergleich: Es entstehen Schätzungen auf unterschiedlichen Grundlagen. Eine Fabrik, die vor der Preisangabe Fragen stellt, gibt bereits ein Signal: Sie zieht ein korrektes Angebot einer schnellen Antwort vor.

Der Preis eines hergestellten Produkts hängt von einer Reihe von Entscheidungen ab: Material, Dicke, Oberfläche, Verpackung, Individualisierung, Volumen. Solange diese Entscheidungen nicht dokumentiert sind, muss die Fabrik raten, und sie rät mit einer Sicherheitsmarge. Der Preis wird hoch, ohne vergleichbar zu sein, oder die Antwort bleibt aus. Ein weiteres Risiko: Eine Fabrik antwortet mit dem Preis eines bereits produzierten Katalogartikels, ohne anzugeben, dass er nicht dem Lastenheft entspricht. Der Unterschied zwischen dem bepreisten und dem bestellten Artikel wird erst in der Produktion entdeckt, wenn er nicht mehr ohne Kosten korrigiert werden kann.

Zwei Themen sollten vor dem Versand geklärt werden. Zuerst die Menge: Eine Fabrik kann ohne Stückzahl nicht bepreisen, und das Volumen bestimmt den Preis ebenso wie die Mindestbestellmenge. Dann der Incoterm: Ein EXW-Preis ab Werk und ein FOB-Preis frei an Bord im chinesischen Hafen sagen nicht dasselbe aus. Alle Preise auf einer einheitlichen Basis anzufordern und die angestrebten Mengen klar zu nennen, ist Teil der Anfrage, nicht der Verhandlung.

Eine effektive Anfrage passt auf eine Seite und kann beantwortet werden, ohne dass die Fabrik raten muss. Jedes fehlende Element ist eine Entscheidung, die der Lieferant für Sie treffen wird. Geben Sie auch das Bestimmungsland an: Es bestimmt den rechtlichen Rahmen und damit den Preis. Hier ist die Mindestgrundlage:

Zur Form: Senden Sie die Anfrage auf Englisch, wenn der Gesprächspartner exportiert, aber bedenken Sie, dass einige Werkstätten nur auf Chinesisch antworten; Übersetzung und Klärungshin- und -her gehören zur Arbeit. Nummerieren Sie die Spezifikationen: Eine nummerierte Liste kann Punkt für Punkt in der Antwort aufgegriffen werden, was Lücken sichtbar macht. Arbeiten Sie dann von einer einzigen, datierten Referenzversion aus und verteilen Sie dieselbe Version an alle.

Der Vergleich ist nur auf identischer Basis aussagekräftig: gleiche Spezifikationen, gleiche Mengen, gleicher Incoterm, gleiche Verpackung. Bereiten Sie eine Standardanfrage vor und senden Sie diese unverändert, ohne sie so abzuwandeln, dass die Antworten nicht mehr dasselbe betreffen. Plattformen wie Alibaba machen Massenversand einfach, und die Canton Fair ermöglicht es, Fabriken direkt anzusprechen. Ein sinnvoller Vergleich erfolgt jedoch anhand einer kleinen Anzahl ernsthafter Dossiers, nachdem jeder Lieferant überprüft wurde. Mehr Fabriken anzufragen vervielfacht die Lektürearbeit, nicht die Antwortqualität.

Die Antworten treffen nicht im gleichen Tempo ein: einige Tage für einen bereits produzierten Standardartikel, länger wenn die Fabrik ein Material oder Werkzeug kalkulieren muss. Nachfassen ohne zu warten, unter Hinweis auf die ursprüngliche Anfrage. Und halten Sie jede Antwort in einer einfachen Tabelle fest, eine Zeile pro Fabrik, mit Spalten für Stückpreis, Mindestbestellmenge, Lieferzeit, Incoterm und Zahlungsbedingungen. Diese Tabelle, nicht der Posteingang, dient als Grundlage für die Verhandlung.

Eine Antwort, die Ihre Spezifikationen einzeln aufgreift und auf diejenigen hinweist, die sie nicht erfüllen kann, stammt von einem Ansprechpartner, der Ihre Anfrage gelesen hat. Eine Antwort, die ein Standardblatt ohne Bezug auf das Lastenheft zurückschickt, kommt von einem Verkäufer, der schnell kalkuliert. Ein Preis, der deutlich unter den anderen liegt, wird immer irgendwo bezahlt: schlechteres Material, kürzere Serie als angefragt, unsichtbare Untervergabe oder Betrug. Er verdient eine schriftliche Frage: Worauf genau bezieht sich dieser Preis?

Ein Angebot, selbst beziffert, bindet niemanden. Die Bestellung wird auf der Proforma-Rechnung formalisiert, die die Produktbezeichnung gemäß Lastenheft, den Stückpreis, die Mindestbestellmenge, eventuelles Werkzeug, die Zahlungsbedingungen, den Incoterm und die Produktionszeit enthalten muss. Jedes in Verhandlungen erzielte Zugeständnis, selbst ein kleines, muss in diesem Dokument erscheinen: Eine mündliche Vereinbarung ist nichts wert. Auch die Ernsthaftigkeit eines Lieferanten beurteilt sich anhand der Proforma.

Sorva ist ein zwischen Europa und China tätiges Makler- und Sourcinghaus. Bei einer Angebotsanfrage befragt unser sinophones Team in Guangzhou die Fabriken auf Chinesisch und vor Ort: Es stimmt das Lastenheft mit Ihnen ab, lässt es von mehreren Fabriken auf identischer Basis kalkulieren und vergleicht dann die Antworten Hypothese für Hypothese. Wir fassen nach, klären, scheiden Preise aus, die einer genauen Prüfung nicht standhalten, und verhandeln über die erhaltenen Angebote bis zur Proforma.

In den meisten Fällen zahlen Sie keine Honorare: Sie eröffnen ein Dossier, wir verhandeln die Ware für Sie und erhalten eine mengenabhängige Provision, berechnet auf den Ab-Werk-Wert der getätigten Einkäufe. Eröffnen Sie ein Dossier mit Ihrem Produkt und Ihrem Lastenheft, auch unvollständig: Wir sagen Ihnen, welche Fabriken anzufragen sind und wie Sie deren Antworten vergleichbar machen.