Eine chinesische Proforma-Rechnung lesen: Zeile für Zeile

Die Proforma-Rechnung, oft abgekürzt PI für Proforma Invoice, ist eine vorläufige Rechnung. Sie beschreibt die Bestellung vor ihrer Ausführung: Produkt, Mengen, Stückpreise, Lieferbedingungen, Zahlungsmodalitäten. Sie dient dazu, die Anzahlung auszulösen, ein Bankdossier oder ein Akkreditiv zu eröffnen, manchmal auch ein Importdossier zu erstellen. Sie erfasst keinen Verkauf und geht in keine Buchhaltung ein.

Sie ist auch nicht das Zolldokument: Die Zollanmeldung stützt sich auf die Handelsrechnung, die zum Zeitpunkt des Versands ausgestellt wird. Die Proforma gilt als verbindliches Angebot, solange sie nicht vom Verkäufer unterschrieben und gestempelt ist. Der richtige Reflex ist, sie wie einen Miniaturvertrag zu behandeln: Sie legt fest, was Sie kaufen, zu welchem Preis und zu welchen Bedingungen.

Die erste Prüfung betrifft nicht die Preise, sondern die Namen. Der Verkäufer muss unter seinem vollständigen juristischen Namen erscheinen, dem seiner Betriebslizenz, mit seiner Adresse und seiner Registrierungsnummer. Ein Kopf, der nicht mit der E-Mail-Adresse übereinstimmt, die das Dokument sendet, eine Handelsgesellschaft, die sich als Fabrik ausgibt, eine fehlende Nummer: Jede Abweichung wird vor jeder Überweisung überprüft.

Die Bankverbindung erfordert dieselbe Sorgfalt. Der Begünstigte muss die Firma des Verkäufers sein, niemals eine natürliche Person oder ein anderes Unternehmen. Betrüger fangen E-Mails ab und senden eine Proforma mit einem anderen Konto: Die Zahlung geht raus, dann fordert die Fabrik ihr Geld ein zweites Mal. Bestätigen Sie das Konto über einen unabhängigen Kanal, rufen Sie eine selbst ermittelte Nummer an, niemals die, die in der E-Mail mit der Bankverbindung gedruckt ist.

Jede Produktzeile trägt eine Referenz, eine Beschreibung, eine Menge, einen Stückpreis und einen Betrag. Ein Preis ist nur sinnvoll, wenn er von seiner Währung und seinem Incoterm begleitet wird. „FOB Ningbo“ bedeutet, dass der Verkäufer die Ware an Bord des Schiffes im Hafen von Ningbo liefert: Fracht, Versicherung und weiterer Transport gehen zu Ihren Lasten. Bei EXW deckt der Preis die Bereitstellung im Werk ab; Verladung, Inlandstransport und Ausfuhrzollabwicklung kommen später hinzu.

Die geltenden Begriffe sind die Incoterms 2020, veröffentlicht von der Internationalen Handelskammer, und ihre elf Definitionen verteilen Kosten und Risiken unterschiedlich. Der benannte Hafen ist Teil des Preises: Eine Proforma, die „FOB China“ ohne Hafen schreibt, legt keinen fest; fragen Sie nach dem genauen Namen des Verladehafens. Überprüfen Sie schließlich die Währung: Die Rechnungsstellung erfolgt oft in US-Dollar, manchmal in Euro oder Yuan, und die Umrechnung bei Zahlung wird verhandelt.

Der Bedingungsblock liest sich wie ein Kalender. Das übliche Schema ist eine Anzahlung bei Bestellung, um die Produktion zu starten, dann eine Restzahlung vor Versand oder gegen Kopie des Transportdokuments. Der entscheidende Punkt ist das Ereignis, das die Restzahlung auslöst: gegen eine Inspektion vor Verladung, gegen Kopie des Konnossements, bei Ankunft? Je früher die Restzahlung erfolgt, desto weniger Hebel haben Sie, wenn die Ware enttäuscht.

Die Proforma trägt ein Gültigkeitsdatum: nach Ablauf dieser Frist kann sich der Preis ändern, da er den Rohstoffen, Komponenten und dem Wechselkurs folgt. Eine Gültigkeit von einigen Tagen bis einigen Wochen ist üblich. Die Produktionszeit läuft ab Erhalt der Anzahlung und umfasst weder Transport noch Zollabfertigung. Notieren Sie vor der Zahlung drei Daten: Preisablauf, Auslösung der Restzahlung, geschätzter Versand.

Die meisten bösen Überraschungen entstehen aus einer fehlenden Zeile, selten aus einer falschen. Die Werkzeugkosten für ein kundenspezifisches Produkt, die Verpackung mit Ihrem Markennamen, Zertifikate und Tests, die Mengentoleranz: alles, was nicht schriftlich festgehalten ist, ist nicht enthalten. Ein kurzes Angebot auf einer Seite kann dennoch unvollständig sein.

Bei Eintreffen der Handelsrechnung kann eine Abweichung von der Proforma auftreten: angepasste tatsächliche Menge, hinzugefügte Kosten, neu berechneter Preis. Das Heilmittel liegt in einem Abgleich: Vergleichen Sie vor Zahlung der Restzahlung die beiden Dokumente Zeile für Zeile, Mengen, Stückpreise und Nebenkosten. Jede ungeklärte Abweichung wird vor Abgang des Containers geregelt, niemals danach.

Unser Makler- und Sourcinghaus überprüft die Proformarechnungen täglich. Unser sinophones Team in Guangzhou überprüft die rechtliche Einheit hinter dem Briefkopf, gleicht die Bankdaten ab und geht die Bedingungen Zeile für Zeile durch: Incoterm, benannter Hafen, Toleranzen, Werkzeugkosten, Zahlungsplan. Wir sprechen selbst kein Chinesisch, und genau dafür gibt es dieses Team: Es tauscht sich direkt mit der Fabrik aus, ohne Nuancenverlust, und verhandelt die Bedingungen vor der Unterzeichnung.

In den meisten Fällen zahlen Sie keine Honorare: Sie eröffnen einen Fall, wir verhandeln die Ware für Sie und nehmen eine Provision auf ihren Ab-Werk-Wert. Die Prüfung des Angebots, die Überprüfung des Verkäufers und die Kontrolle vor Verladung gehören zum Standardablauf, von der ersten Proforma bis zur Handelsrechnung.