Chiedere un preventivo a una fabbrica cinese: il RFQ fatto bene

RFQ significa Request for Quotation, richiesta di preventivo: il documento con cui un acquirente chiede a una fabbrica di quantificare la produzione di un prodotto secondo specifiche date. Non è né un ordine né un impegno d'acquisto. È una richiesta di prezzo, che precede la fattura proforma, la quale scrive le condizioni di un ordine fermo. Il vocabolario varia da un interlocutore all'altro, ma l'oggetto resta lo stesso: ottenere un prezzo quantificato, formulato su ipotesi esplicite, e confrontabile.

La qualità di una risposta riflette quella della richiesta. Una richiesta completa riceve risposte quantificate, con ipotesi poste per iscritto. Una richiesta vaga riceve o un prezzo di catalogo senza rapporto con l'esigenza, o una domanda di chiarimento, o il silenzio. Inviare la stessa richiesta incompleta a più fabbriche non produce un confronto: produce stime su basi diverse. Una fabbrica che pone domande prima di quantificare dà già un segnale: preferisce un preventivo giusto a una risposta rapida.

Il prezzo di un prodotto manufatto dipende da una catena di scelte: materiale, spessore, finitura, imballaggio, personalizzazione, volume. Finché queste scelte non sono scritte, la fabbrica deve indovinare, e indovina applicando un margine di sicurezza. Il prezzo diventa elevato senza essere confrontabile, oppure la risposta non arriva. Altro rischio: una fabbrica risponde con il prezzo di un articolo di catalogo già prodotto, senza precisare che non corrisponde al capitolato. Lo scarto tra ciò che è stato quantificato e ciò che è stato ordinato si scopre in produzione, quando non è più correggibile senza costi.

Due aspetti vanno chiariti prima dell'invio. Il volume anzitutto: una fabbrica non può quantificare senza una quantità, e il volume condiziona il prezzo tanto quanto il minimo d'ordine. L'incoterm poi: un prezzo EXW, franco fabbrica, e un prezzo FOB, reso a bordo nave nel porto cinese, non raccontano la stessa cosa. Chiedere tutti i prezzi su una base unica, e annunciare chiaramente le quantità previste, fa parte della richiesta, non della negoziazione.

Una richiesta efficace sta in una pagina, e si risponde senza che la fabbrica debba indovinare. Ogni elemento assente è una scelta che il fornitore farà al posto vostro. Precisate anche il paese di destinazione: condiziona il quadro normativo, e quindi il prezzo. Ecco la base minima:

Sulla forma: inviate la richiesta in inglese se l'interlocutore esporta, tenendo presente che alcuni laboratori rispondono solo in cinese; la traduzione e gli scambi di chiarimento fanno parte del lavoro. Numerate le specifiche: un elenco numerato viene ripreso punto per punto nella risposta, il che rende visibili le lacune. Lavorate poi a partire da un'unica versione di riferimento, datata, e distribuite la stessa versione a tutti.

Il confronto vale solo su una base identica: stesse specifiche, stesse quantità, stesso incoterm, stesso imballaggio. Preparate una richiesta tipo, poi inviatela tale e quale, senza variarla al punto che le risposte non riguardino più la stessa cosa. Piattaforme come Alibaba rendono facile l'invio di massa, e la Canton Fair permette di sollecitare fabbriche dal vivo. Ma il confronto utile si fa su un numero ristretto di fascicoli seri, una volta verificato ciascun fornitore. Sollecitare più fabbriche moltiplica il lavoro di lettura, non la qualità delle risposte.

Le risposte non arrivano allo stesso ritmo: pochi giorni per un articolo standard già prodotto, di più quando la fabbrica deve quantificare un materiale o un'attrezzatura. Sollecitate senza attendere, richiamando la richiesta originale. E annotate ogni risposta in una tabella semplice, una riga per fabbrica, con colonne per il prezzo unitario, il minimo d'ordine, i tempi, l'incoterm e le condizioni di pagamento. È questa tabella, e non la casella di posta, a fungere da base per la negoziazione.

Una risposta che riprende le vostre specifiche una a una, e segnala quelle che non può soddisfare, viene da un interlocutore che ha letto la vostra richiesta. Una risposta che rimanda a una scheda standard senza riferimento al capitolato viene da un venditore che quantifica in fretta. Un prezzo nettamente inferiore agli altri si paga sempre da qualche parte: materiale scadente, serie più corta di quella richiesta, subappalto invisibile, o frode. Merita una domanda scritta: su cosa verte esattamente questo prezzo?

Un preventivo, anche quantificato, non impegna nessuno. L'ordine si formalizza sulla fattura proforma, che deve riportare la denominazione del prodotto conforme al capitolato, il prezzo unitario, il minimo d'ordine, l'eventuale attrezzatura, le condizioni di pagamento, l'incoterm e il tempo di produzione. Ogni concessione ottenuta in negoziazione, anche minore, deve figurare su questo documento: un accordo orale non vale nulla. È anche dalla lettura della proforma che si giudica la serietà di un fornitore.

Sorva è una casa di intermediazione e sourcing attiva tra l'Europa e la Cina. Su una richiesta di preventivo, il nostro team sinofono a Guangzhou interroga le fabbriche in cinese e sul posto: definisce il capitolato con voi, lo fa quantificare da più fabbriche su una base identica, poi confronta le risposte ipotesi per ipotesi. Sollecitiamo, chiariamo, scartiamo i prezzi che non resistono a una lettura attenta, e negoziamo sui preventivi ottenuti, fino alla proforma.

Nella maggior parte dei casi, non pagate alcun onorario: aprite una pratica, noi negoziamo la merce per voi e prendiamo una commissione sul volume, calcolata sul valore franco fabbrica degli acquisti realizzati. Aprite una pratica con il vostro prodotto e il vostro capitolato, anche incompleto: vi diremo quali fabbriche interrogare, e come rendere le loro risposte confrontabili.